Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Семь бухгалтерских желаний, которые сбылись в 2016 году

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Составляем положение о кассовых операциях

13 мая 2015 604 просмотра


Печатная версия
Электронный журнал

В кассовом порядке (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У) перечислены лишь основные, самые общие правила. Существенную часть вопросов руководитель компании должен решить самостоятельно. К примеру, как хранить документы в компании и в обособленных подразделениях, в каком порядке вести кассовую книгу, кто будет подписывать приходники и расходники и т.?д.

Все эти и многие другие нюансы надо зафиксировать во внутренних документах компании. Удобнее собрать эти правила в каком-нибудь общем документе. Допустим, в положении о ведении кассовых операций.

Такое положение нужно в первую очередь для сотрудников. Ведь именно они должны будут исполнять все требования, перечисленные в документе. Поэтому работников, трудовые обязанности которых непосредственно связаны с наличными расчетами, необходимо ознакомить с внутренними правилами под подпись.

Рекомендую оформить сам документ – положение о ведении кассовых операций – в виде приложения к приказу. Тогда положение не надо будет переделывать всякий раз при замене работников (в связи с увольнением, декретным отпуском или по другим причинам).

Достаточно будет внести изменения только в приказ, на котором сотрудники поставят свои подписи, а положение останется тем же.

Кто будет вести кассовые операции и оформлять первичку

В положении надо прописать, кто будет вести кассовые операции. Конечно, не фамилию конкретного работника, а просто должность. Это может быть кассир, бухгалтер-кассир, продавец-кассир и т.?д.

Но если в штатном расписании такие должности не предусмотрены, то понадобится отдельный приказ о назначении кассира. Тогда в положении достаточно будет сделать ссылку на распоряжение.

Впрочем, выдавать и принимать наличные может и сам руководитель. Так сказано в пункте 4 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Только об этом обязательно надо упомянуть в положении.

Выбрать кассира можно только из числа своих работников. Это может быть бухгалтер, продавец, секретарь и др. К слову, директор вправе принять такое решение самостоятельно. Он больше не должен согласовывать кандидата в кассиры с главбухом.

Кассира надо ознакомить с должностными правами и обязанностями под подпись (п. 4 Указания № 3210-У). Их необязательно перечислять непосредственно в самом положении. Достаточно сделать в документе ссылку на должностную инструкцию или трудовой договор.

Советую заключить с кассиром еще и договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Закрепите это правило в положении. И хотя официального требования заключать такой договор нет, документ может оказаться полезным.

В случае недостачи в кассе договор о полной индивидуальной материальной ответственности позволит взыскать с работника сумму ущерба полностью. Тогда как без договора возместить удастся лишь часть потерь – в пределах среднемесячного заработка кассира (ст. 241 ТК РФ).

Руководитель также должен определить, кто будет оформлять кассовые документы: расходники и приходники. В отличие от кассиров ответственных за оформление бумаг можно выбрать не только из числа штатных специалистов. К примеру, на основании договора об оказании бухгалтерских услуг документы могут составлять и работники другой организации, и частный бухгалтер.

Но будьте внимательны: подписывать кассовые документы могут только штатные сотрудники (п. 4.3 Указания № 3210-У). Поэтому в приказе пропишите должности, фамилии и инициалы конкретных сотрудников, которые будут оформлять и подписывать документы для кассовых операций. А в положении сделайте ссылку на отдельное распоряжение.

В каком порядке вести кассовую книгу

Кассовую книгу, надо вести по форме № КО-4. В Указаниях по ее заполнению даны инструкции лишь на тот случай, когда компания ведет книгу на бумажных бланках от руки (постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Такие бланки состоят из двух одинаковых частей, первая из которых остается в самой книге, а вторую отрывают в конце смены и передают бухгалтеру вместе с приходниками и расходниками.

О том, как вести кассовую книгу на компьютере, в порядке не сказано. В учетных программах форма № КО-4 не содержит отрывного листа. Вместо этого компании распечатывали один и тот же лист кассовой книги в двух экземплярах. Такое правило было прописано в пункте 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Однако в новом кассовом порядке данного требования больше нет. Кроме того, Указание № 3210-У не обязывает компании сшивать листы кассовой книги. Следовательно, хранить их можно вместе с приходниками и расходниками, не распечатывая вторые экземпляры для сшивания.

Кстати, о том, что руководитель вправе сам решить, как хранить документы (в том числе кассовую книгу), сказано в пункте 4.7 Указания № 3210-У. Такое решение и надо прописать во внутреннем положении.

Как установить порядок хранения документов

Теперь про порядок хранения кассовых документов. Компании могут вести бумажный или электронный документооборот по кассовым операциям. На выбор. Соответственно, свое решение руководитель должен закрепить в положении. А также прописать, в каком месте и сколько по времени документы будут храниться (п. 4.7 Указания № 3210-У).

В первом случае, если директор выбрал бумажный вариант, в положении надо указать, что документы оформляются от руки или с помощью компьютерной программы.

Во втором случае, когда директор выбрал электронный документооборот, надо отметить, что распечатывать бумаги не придется. Вместо этого работники заверяют их электронной подписью.

Конечно, порядок хранения кассовых документов должен предусматривать срок хранения – не менее пяти лет с окончания года, в котором они оформлены (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Кроме того, надо выбрать место хранения. Как правило, это бухгалтерия или архив.

А если речь идет об электронных документах, то в положении пропишите подробно, на каких серверах или других технических устройствах хранится информация, у кого есть доступ к этим данным, порядок смены паролей и др.

И самое главное – назначьте ответственного за сохранность документов: руководителя, главбуха, начальника финансовой службы или кого-то другого.

Каким образом организовать документооборот с обособленным подразделением

Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельный остаток наличных надо установить для всех без исключения, а не только для филиалов и представительств (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение – небольшие предприятия.

Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда из него поступают наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Этот порядок нужно закрепить в положении и издать приказ о лимите подразделения в двух экземплярах. Один из них останется у «головы», а второй должен храниться в удаленном офисе.

Кассовая книга тоже должна быть своя в каждом подразделении. Однако передавать оригинал в центральный офис нет необходимости. Вместо подлинных листов документа можно отправлять их копии. Это заметно упростит работу сотрудникам. Ведь кассовую книгу можно передать «голове» по электронной почте.

Вопрос – Надо ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое сдает наличные в кассу организации?

– Да, надо. Любое подразделение, по адресу которого оборудовано хотя бы одно рабочее место, должно соблюдать лимит остатка наличных. Чтобы его контролировать, надо знать остаток на конец дня. Его выводят в кассовой книге. Кроме того, в пункте 4.6 Указания № 3210-У сказано, что подразделения должны передавать в головной офис копию листа кассовой книги.

Кстати, подразделения не должны отчитываться на следующий день после проведения кассовой операции. Главное успеть к началу формирования бухотчетности. А большинство компаний составляют ее раз в году. Директор вправе сам установить, как часто и в каком порядке подразделение будет передавать кассовую книгу в центральный офис.

Лектор: Елена Родионова,
партнер правового бюро «Олевинский, Буюкян и партнеры»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме

Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка