Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как настроить вашу «1С» под новые кассы

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как установить лимит кассы по новым правилам

14 июня 2014 1695 просмотров

Статьи по теме

Как переутвердить лимит наличных денежных средств в кассе

Прежде всего стоит проверить, переутверждала ли компания лимит кассы в связи с вводом новых правил, которые действуют с 1 июня 2014 года. Если компания не переутвердила лимит, действует ли приказ, который составлен до 1 июня на основании прежних кассовых правил? В Указании Банка России № 3210-У ответа на этот вопрос нет. Мы считаем, что расчет лимита будет действителен.

Однако в старом приказе стоит дата его утверждения, которая относится к периоду действия положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Кроме того, в приказе может быть ссылка на этот документ. Поэтому есть риск, что инспекторы при проверке посчитают такой приказ недействующим, а лимит кассы нулевым. Тогда вся выручка в кассе будет являться сверхлимитной. На этом основании инспекторы могут оштрафовать компанию на сумму до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Поэтому, чтобы избежать претензий, если организация не переоформляла приказ о лимите, безопаснее утвердить его задним числом с 1 июня. Если у компании 1 июня нерабочий день, то утвердить лимит кассы можно документом от 2 июня.

По какой формуле рассчитать лимит наличных денег в кассе

В обновленных правилах формулы для расчета лимита наличных денег в кассе не изменились. Но зато теперь у предприятий есть выбор — считать лимит исходя из наличной выручки или на основании показателей наличных расходов (п. 2. Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Таким образом, компания, у которой есть наличные поступления, может рассчитать лимит исходя из размера наличных трат. Притом что раньше определять лимит таким способом могли только организации, которые вообще не получали наличную выручку. Следовательно, вы можете посчитать предельную сумму наличных по двум формулам, после чего выбрать более выгодный для вас вариант и утвердить новый повышенный лимит. Так, если наличная выручка в компании незначительна, выгоднее установить лимит исходя из суммы расходов, а не доходов.

В то же время для компаний, которые не получают наличные деньги в кассу, новый порядок ничего не меняет. Ведь эти организации не смогут воспользоваться формулой, привязанной к наличным доходам.

Формулы для расчета лимита кассы установлены в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Как считать лимит исходя из наличной выручки. Компания может определить лимит кассы на основании полученной ранее выручки. Причем директор предприятия вправе выбрать, данные за какой период использовать при расчете лимита.

Так, компания вправе взять показатели за период, который предшествует проведению расчета. Например, лимит кассы на I квартал 2015 года можно определить на основе данных за IV квартал 2014 года. Еще один вариант — определить лимит на основании данных аналогичного периода за предыдущий год. Например, лимит на I квартал 2015 года можно рассчитать на основании показателей I квартала 2014 года. Либо выбрать период, в котором поступление наличных денег в компании было максимальным.

При этом длительность расчетного периода не должна превышать 92 рабочих дней. В данном случае речь идет о днях, в которые работает сама компания. Если, например, магазин открыт в выходные и нерабочие праздничные дни, то их также нужно учесть при расчете лимита.

Затем надо определиться с периодичностью, с которой организация сдает излишки выручки в банк. Этот период должен быть не более семи рабочих дней. Если в населенном пункте, где расположена компания, нет банка, то данный период можно увеличить до 14 рабочих дней.

Пример

Компания занимается розничной торговлей. Для расчета лимита на І квартал 2015 года она использует данные за І квартал 2014 года. Выручка за этот период составила 2 575 000 руб.

Магазин работает ежедневно. Выручку сдает в банк раз в пять дней. В І квартале 2014 года магазин проработал 90 дней. Лимит наличных денег в кассе составит:

2 575 000 руб. : 90 дн. x 5 дн. = 143 056 руб.

Сумму лимита кассы должен утвердить руководитель. При этом безопаснее приложить к приказу директора расчет лимита. Тогда на проверке у инспекторов не будет вопросов, на основании каких показателей компания определила сумму лимита. В приложении укажите расчетный период, периодичность сдачи выручки в банк, размер наличной выручки или расходов. Эти данные также можно привести в приказе руководителя.

Вновь созданные компании могут определять кассовый лимит исходя из планируемого объема своей наличной выручки (приложение к Указанию № 3210-У).

Как определить лимит исходя из наличных расходов. Предположим, компания не получает наличную выручку либо ее размер незначителен и организация решила определить лимит исходя из наличных расходов. Тогда считать лимит нужно исходя из их размера за период, который руководитель выбирает самостоятельно. Этот период не должен превышать 92 рабочих дней для данного предприятия. Причем в сумму расходов не включают заработную плату и другие выплаты работникам.

Кроме того, нужно определить, сколько рабочих дней проходит между получением денег из банка по чекам. Этот период не должен превышать семи рабочих дней. Если в населенном пункте нет банка, то 14 рабочих дней.

Вновь созданные компании при расчете лимита могут ориентироваться на планируемый размер наличных расходов.

Как округлять лимит. Устанавливать лимит кассы нужно в рублях без копеек. Но как округлять итоговую сумму лимита, которая получилась в рублях и копейках, в правилах не сказано (приложение к Указанию № 3210-У).

В данном случае компания может ориентироваться на разъяснения по прежнему кассовому порядку. Из них следует, что округлять лимит нужно по правилам математики (письмо Банка России от 24 сентября 2012 г. № 36–3/1876). Чиновники ФНС России считают так же (письмо от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116@). То есть сумму меньше 50 копеек нужно отбросить, а сумму 50 копеек и больше округлить до рубля.

Можно ли утвердить лимит в сумме большей или меньшей, чем получается по формуле. Компания не вправе установить лимит, превышающий сумму, рассчитанную по формуле. Предельный остаток наличных денег устанавливают в соответствии с приложением к Указанию № 3210-У. Если утвержденная сумма больше, чем должна получиться по формуле, налоговики наверняка признают такой лимит недействительным, а наличные в кассе — сверхлимитными. Тогда инспекторы потребуют уплатить штраф.

Впрочем если утвердить сумму лимита меньше, чем получается по формуле, то инспекторы тоже могут оштрафовать компанию. Ведь налоговики обычно считают, что лимит кассы должен совпадать с суммой, определенной по формуле. Поэтому налоговики могут заявить, что лимит в компании не установлен.

Однако, согласно правилам, лимит не должен превышать сумму, рассчитанную исходя из наличной выручки или расходов. Это требование в данном случае выполняется. Поэтому штраф можно оспорить в суде ( постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26 июня 2013 г. № 09АП-16230/2013 ).

На какой период утверждать лимит наличных денег. Компания вправе утвердить лимит кассы на любой период, не обязательно на квартал или год. Либо можно не указывать срок, в течение которого он действует. Тогда не понадобится отслеживать сроки действия лимита наличных денег в кассе и периодически его переутверждать.

Добавим, что в правилах не прописаны условия, при которых организация может пересматривать лимит. Поэтому основанием для корректировок может быть, например, увеличение или снижение наличных поступлений. Допустим, компания утвердила предельный остаток наличных в кассе исходя из выручки. Затем наличные поступления от реализации товаров, работ, услуг увеличились. Тогда компания может пересмотреть лимит наличности в кассе (письмо Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36–3/25).

Какой штраф установлен за превышение лимита. Штраф за нарушение лимита наличных денег в кассе составляет от 40 000 до 50 000 руб. Кроме того, инспекторы могут оштрафовать руководителя компании на сумму от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Однако штраф возможен при условии, что налоговики выявили ошибку в течение двух месяцев с момента нарушения лимита (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Как устанавливать лимит кассы компаниям с обособленными подразделениями

По новым правилам лимит наличных денег в кассе нужно утвердить для каждого обособленного подразделения компании. Такой вывод можно сделать из пункта 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.Правомерность этого подхода нам подтвердили и специалисты Банка России.

Порядок расчета лимита наличных денег зависит от статуса обособленного подразделения компании. А именно: от того, сдает ли подразделение деньги на счет в банке или полученную выручку передает в кассу головного офиса.

Заметим, что по новым правилам компания может сдать сверхлимитную наличку только в банк или инкассаторам (п. 3 Указания № 3210-У). Прежний порядок позволял сдать выручку в отделение федеральной почтовой связи. Теперь же возможность зачислить деньги на счет через почту в правилах не предусмотрена.

Обособленное подразделение сдает наличные деньги на банковский счет. Для подразделения, которое сдает наличные деньги на счет в банке, необходимо установить отдельный лимит, который не входит в предельную сумму, утвержденную для компании.

Раньше правила были схожие, но в качестве обособленных подразделений прямо упоминались только филиалы и представительства (п. 1.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). В связи с этим было не ясно, обязательно ли устанавливать лимит для подразделений, у которых нет статуса филиала или представительства. Теперь в правилах четко сказано, что к обособленным относятся любые подразделения компании, в которых оборудовано как минимум одно рабочее место.

Еще одно важное уточнение.

Прежние правила требовали устанавливать отдельный лимит подразделению, для которого компания открыла банковский счет. При этом не пояснялось, о каком счете идет речь: о том, с которого подразделение вправе расходовать деньги, или который открыт, только чтобы зачислять на него наличную выручку подразделения.

Сейчас правила сформулированы четко — лимит устанавливать обязательно, если подразделение само зачисляет деньги на банковский счет. Может оно оплачивать свои расходы с этого счета или нет, не имеет значения.

Возможно, обособленное подразделение сдает наличную выручку не на счет в банке, а инкассаторам. Такому подразделению лимит надо устанавливать в том же порядке, что и дополнительному офису, которое сдает деньги на счет в банке. Поэтому приказом руководителя нужно утвердить отдельную сумму лимита.

Учитывать эту сумму при расчете общего лимита компании не нужно (п. 2 Указания № 3210-У). Ведь инкассированная наличность все равно попадает на счет компании, а не в ее кассу.

Таким образом, для каждого обособленного подразделения надо рассчитать лимит по формуле, приведенной в приложении к Указанию № 3210-У. То есть исходя из наличной выручки или расходов этого обособленного подразделения. Право на выбор способа расчета лимита кассы появилось у компаний, следовательно и у допофисов, которые сдают деньги на банковский счет, с 1 июня 2014 года.

Кроме того, нужно рассчитать лимит для головного офиса исходя из размера наличной выручки или расходов компании за вычетом показателей обособленных подразделений.

В правилах не сказано, что при расчете лимита наличных денег в кассе обособленного подразделения нужно использовать ту же формулу, что и для компании в целом. Это означает, что можно выбрать наиболее выгодный способ расчета. Например, головной офис компании определяет лимит кассы исходя из наличных расходов. А обособленное подразделение использует показатели наличной выручки.

Впрочем, как к такому порядку расчета отнесутся налоговики, сказать достаточно сложно, а арбитражной практики, разумеется, пока еще нет. Поэтому, чтобы у инспекторов не было лишних вопросов, безопаснее применять для расчета лимита кассы головного и дополнительного офисов единую формулу.

Но не исключено, что характер деятельности головного офиса и обособленных подразделений различается. Например, в головном офисе размер наличных доходов незначителен. А обособленное подразделение постоянно получает выручку от покупателей.

В этом случае компании выгодно рассчитать предельный остаток наличных денег для кассы головного офиса на основании показателей наличных расходов, а обособленного подразделения — исходя из наличной выручки. При этом в приказе об установлении лимита лучше обосновать выбор формулы расчета. То есть указать, что лимит определен с учетом деятельности компании и обособленных подразделений.

Обособленное подразделение сдает выручку в кассу головного офиса. Допустим, обособленное подразделение сдает деньги в кассу компании, а не на банковский счет. Тогда в компании должен быть единый лимит остатка наличности. В него включаются максимальные суммы наличных, которые могут храниться в кассах каждого из обособленных подразделений предприятия. При этом головная организация должна передать подразделению приказ, в котором установлен лимит кассы именно для него. Значит, алгоритм действий может быть таким.

Сначала надо определить общую сумму лимита наличных денег по компании. При этом в расчет наличной выручки или расходов включите суммы, полученные или потраченные обособленными подразделениями.

После чего распределите сумму лимита между головным офисом и подразделениями. В правилах не сказано, как это делать. Поэтому можно определить лимит кассы по подразделениям по той же формуле, которую компания использует для расчета общего лимита наличных денег.

Пример

ООО «Престиж» определяет лимит кассы исходя из наличных поступлений. Наличную выручку в банк ООО «Престиж» сдает каждые пять дней. При этом в компании установлена пятидневная рабочая неделя.

Обособленное подразделение компании ежедневно сдает наличные деньги в кассу предприятия.

Лимит наличных денег компания рассчитывает на основании данных за I квартал 2014 года.

Размер наличной выручки организации с учетом показателей обособленного подразделения за указанный период составляет 5 700 000 руб. Лимит наличности по компании в целом равен 500 000 руб. (5 700 000 руб. : 57 дн. x 5 дн.).

Обособленное подразделение за I квартал 2014 года получило наличную выручку в размере 1 655 000 руб. Таким образом, лимит кассы подразделения составляет 145 175 руб. (1 655 000 руб. : 57 дн. x 5 дн.). Данный лимит компания закрепила в приказе руководителя и передала экземпляр этого документа обособленному подразделению.

Другой вариант — компания может распределить лимит кассы между обособленными подразделениями на свое усмотрение. Но такой подход может привести к спору с проверяющими. Как мы выяснили, в Банке России считают, что лимит кассы обособленных подразделений целесообразно рассчитывать по формуле, приведенной в приложении к указанию № 3210-У.

Добавим, что инспекторы могут потребовать штраф в размере до 50 000 руб., если обособленное подразделение превысило лимит, но в целом по компании он соблюдается. Из нового кассового порядка следует, что организация, у которой есть подразделения, сдающие деньги в кассу головного офиса, должна устанавливать несколько лимитов. Во-первых, для каждого обособленного подразделения. Во-вторых, общий лимит для предприятия в целом — с учетом максимального размер наличных денег кассы дополнительных офисов (п. 2 Указания № 3210-У). Значит, налоговики могут оштрафовать организацию за превышение лимита наличных денег в обособленном подразделении. Независимо от того, превышен ли общий лимит по компании.

Какие компании вправе отказаться от лимита кассы

Малые предприятия вправе не устанавливать лимит кассы (п. 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Такое правило действует с 1 июня.

К малым предприятиям относятся компании, у которых за прошлый год выручка от реализации за вычетом НДС составляет максимум 400 млн руб., средняя численность работников не превышает 100 человек. При этом размер участия других организаций, которые не относятся к малым и средним предприятиям, в уставном капитале должен составлять не более 25 процентов (ст. 4 Федерального закона от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ, постановление Правительства РФ от 9 февраля 2013 г. № 101).

В связи с этими изменениями возможны два варианта действий. Первый — компания не устанавливает лимит кассы. При этом отказаться от соблюдения лимита малая компания может в любое время. Тогда нужно издать приказ об отмене лимита.

Причем, если малое предприятие отменит лимит кассы, это не будет означать, что он нулевой. Отмена лимита означает, что компания может хранить в кассе любую сумму. Но из приказа об его отмене должно прямо следовать, что в организации не будет действовать ограничение размера наличных денег в кассе.

Кроме того, надо прописать, с какой даты отменяется прежний лимит. Если приказ не составить, налоговики на проверке могут решить, что лимит действует. Тогда за его превышение инспекторы оштрафуют организацию на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Второй вариант — компания может по-прежнему соблюдать лимит наличных денег в кассе. Тогда безопаснее проверить, переутвердила ли его компания по новым правилам (подробнее об этом вы можете прочитать в гл. 1.1).

Возможность хранить деньги в кассе в любой сумме также появилась у индивидуальных предпринимателей. С 1 июня 2014 года предприниматели тоже не должны соблюдать лимит и сдавать сверхлимитные наличные деньги на банковский счет, как это требовалось по прежним правилам (письмо Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка