Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как оформлять кассовые документы

15 июня 2014 565 просмотров

Статьи по теме

Как оформлять приходники и расходники

Как оформлять кассовые документы? Приходники и расходники может оформлять как штатный, так и приглашенный бухгалтер. Требования к тем, кто отвечает за оформление и подписание приходных и расходных кассовых ордеров, стали менее строгими. Раньше оформлять эти документы мог только кто-то из работников компании — главбух, бухгалтер, другой сотрудник, назначенный руководителем, либо сам директор. Теперь по новым правилам директор может доверить оформление кассовых документов работнику сторонней организации или частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В то же время выполнять функции кассира, то есть выдавать и принимать наличность в кассе, по-прежнему может только штатный работник (п. 4 Указания № 3210-У).

В расходнике сумму можно писать от руки или печатать на компьютере. В расходном кассовом ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, теперь можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки больше не требуется. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У).

Таким образом, теперь расшифровывать полученную по расходному ордеру сумму можно двумя способами. Первый — напечатать на компьютере. Второй — написать от руки. Оба образца заполнения расходника мы привели ниже.

Из новых правил также следует, что в расходниках компаний, в которых есть бухгалтер, больше не обязательна подпись руководителя. Только если директор сам ведет бухучет, он визирует расходник за главного бухгалтера (п. 4.3 Указания № 3210-У).

Вместе с тем составлять расходник нужно по унифицированной форме, которая предусматривает такой реквизит, как подпись директора. А из унифицированных форм компания не вправе удалять те или иные реквизиты.

Поэтому безопаснее все же ставить в расходниках подпись руководителя компании. Иначе есть риск, что налоговики посчитают расходный кассовый ордер недействительным. И если с учетом выданной по нему суммы остаток в кассе окажется сверхлимитным, оштрафуют компанию на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Кроме того, на сумму от 4000 до 5000 руб. могут оштрафовать и руководителя организации.

Перечислим другие уточнения в кассовом порядке, касающиеся приходников и расходников.

На квитанции к приходнику кассир должен поставить штамп. Для подписи четких правил нет. Но в унифицированной форме на квитанции есть строка для подписи кассира. Поэтому покупателям безопаснее проверить, чтобы кассир продавца завизировал квиток.

Деньги между кассирами можно передавать без расходника. Достаточно сделать запись в книге учета принятых и выданных кассиром наличных. Прежний порядок предусматривал два способа, что приводило к путанице.

Суммы из БСО, составленных за день, можно объединить в одном приходнике. По новым правилам можно оформить один общий приходный ордер на все бланки строгой отчетности, которые кассир выдал покупателям в течение дня (п. 5.2 Указания № 3210-У). Раньше такое правило было прописано только для сумм, пробитых по ККТ.

Приходный кассовый ордер оформляют как обычно. Единственное отличие — в строке «Приложение» надо перечислить номера всех бланков. Если их много, можно сделать запись «с… по…». Образец этой части приходного кассового ордера приведен ниже.

Оформление расходников при оплате услуг предпринимателя наличными деньгами. Правила заполнения расходников при расчетах с предпринимателями не изменились. Но при оформлении документов нужно учитывать статус получателя. Поэтому в строке «Выдать» необходимо указать, что компания выдает деньги именно предпринимателю. То есть написать не просто «Иванову Андрею Васильевичу», а «Индивидуальному предпринимателю Иванову Андрею Васильевичу».

При этом в строке «Наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя» потребуется привести паспортные данные человека. Кроме того, при наличных расчетах между компанией и индивидуальным предпринимателем действует лимит — 100 000 руб. по одному договору (п. 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). За превышение этой суммы налоговики вправе оштрафовать компанию на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Штраф за неверное оформление приходников и расходников. Налоговики нередко штрафуют за недочеты в приходниках и расходниках (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Например, если в приходном кассовом ордере отсутствует подпись главного бухгалтера. Однако в указанной норме содержится закрытый перечень нарушений. Это расчеты наличными сверх лимита в 100 000 руб., неоприходование (неполное оприходование) наличных денег в кассу, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств и превышение лимита остатка наличных.

Следовательно, штраф за недочеты в приходниках и расходниках можно попробовать отменить в суде (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29 января 2009 г. № Ф04-374/2009(20085-А03-29).

Как вести кассовую книгу

Новые правила также уточняют порядок ведения кассовой книги, в том числе филиалами, а также другими обособленными подразделениями компании.

Кассовую книгу можно распечатывать в одном экземпляре. Новые правила требуют вести кассовую книгу по прежней унифицированной форме. Но зато распечатывать кассовую книгу теперь можно в одном экземпляре, а не в двух, как требовалось раньше (п. 4.6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Однако, согласно правилам заполнения кассовой книги, оформлять листы этого документа нужно в двух экземплярах (указания по заполнению кассовой книги, утв. постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Поэтому, чтобы у налоговиков не было претензий, компания может продолжать вести кассовую книгу в прежнем порядке.

И еще. При бумажном документообороте хранить кассовую книгу в электронном виде больше не надо. Такого требования в правилах не содержится. Прежний кассовый порядок обязывал сохранять электронную версию кассовой книги наряду с бумажной.

Кроме того, в правилах прописали, что не нужно составлять кассовую книгу за дни, в которых не было наличных расчетов. Раньше формулировка была неясной, поэтому некоторые компании заводили листы кассовой книги и за дни, в которых не проводили расчетов наличными деньгами.

Обособленные подразделения могут реже сдавать кассовую книгу в головной офис. Для обособленных подразделений появились следующие правила. Во-первых, новый порядок уточняет понятие обособленного подразделения. Раньше было не ясно, являются ли такими подразделениями филиалы и представительства либо любые дополнительные офисы. Теперь в правилах указано, что обособленным считается любое подразделение компании, по местонахождению которого оборудовано хотя бы одно рабочее место. При этом не имеет значения, на какой срок его создали (п. 2 Указания № 3210-У). Во-вторых, обособленные подразделения должны вести кассовую книгу (п. 2, 4.6 Указания № 3210-У). Это относится к любым подразделениям независимо от того, зачисляют ли они наличные деньги на счет в банке или сдают в кассу компании.

Обособленными подразделениями являются в том числе магазины, которые расположены в одном городе с головным офисом. Такие обособленные подразделения также должны вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания № 3210-У).

В головной офис обособленное подразделение должно передавать не листы кассовой книги (как раньше), а их копии в порядке, установленном руководителем компании (п. 4.6 Указания № 3210-У).

Раньше листы кассовой книги нужно было передавать в головной офис на следующий рабочий день. По новым правилам порядок и сроки передачи этих документов определяет руководитель. Но обособленное подразделение должно сдать эти документы до составления бухгалтерской отчетности. Таким образом, если компания составляет только годовую бухгалтерскую отчетность, то сдавать листы кассовой книги обособленного подразделения в головной офис можно раз в год.

Как нумеровать приходники и расходники в подразделениях и оформлять кассовую книгу, компания вправе решить самостоятельно с учетом особенностей своей бухгалтерской программы. Нумерация приходников и расходников головного офиса и подразделения может быть любая, которая больше подходит, — и сквозная, и отдельная по самой компании и допофису.

Добавим, что в учетной политике нельзя закрепить, что в компании одна кассовая книга и не нужно заводить ее для обособленного подразделения. Такое условие в учетной политике противоречит Указанию № 3210-У, следовательно недействительно. Если обособленное подразделение не ведет кассовую книгу, налоговики могут оштрафовать компанию в сумме до 50 000 руб.

Можно ли оформлять документы в электронном виде

У компаний появилась возможность вести электронный документооборот по кассовым операциям. В таком случае бумажные экземпляры расходников, приходников, кассовой книги и ведомостей оформлять не обязательно. При этом электронные документы надо заверять квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Однако покупать электронную подпись для каждого подотчетника, чтобы те могли заверять электронные приходники и расходники, для многих компаний не представляется возможным. Например, по причине большого числа сотрудников. То же самое с зарплатными ведомостями: оформлять электронную подпись каждому работнику слишком затратно. А о том, можно ли комбинировать электронный документооборот с бумажным, в новых правилах нет четких указаний. Поэтому пока безопаснее и удобнее оформлять приходники, расходники и ведомости на бумаге.

Добавим, что специалисты Банка России предложили следующий алгоритм оформления приходных и расходных ордеров (письмо Банка России от 11 августа 2014 г. № 29-1-1-ОЭ/3002). Бухгалтер, который работает дистанционно, может завизировать документ электронной подписью, а кассир его потом распечатает, подпишет и, если необходимо, поставит печать. Однако в этом случае не исключены претензии налоговиков. Ведь в Указании № 3210-У не сказано, что в одном и том же документе могут быть электронная подпись бухгалтера и ручная виза кассира. Например, при таком оформлении приходника у покупателя, который оплатил товар наличными, возможны сложности с признанием расходов.

В Указании № 3210-У не сказано, какой электронной подписью визировать кассовые документы. Чиновники Минфина России считают, что для первички нужна квалифицированная подпись (письмо от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка