Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Таблица, которая поможет вам стрясти с менеджеров первичку

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Выдача денег под отчет по новым правилам

11 июня 2014 549 просмотров

Что изменилось в правилах оформления заявлений на выдачу наличных денег под отчет

Теперь в заявлении о выдаче под отчет не обязательна собственноручная надпись директора о дате, сумме и сроке, на который сотруднику выдаются деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Эту информацию в заявлении можно указать другим способом. Например, указанные данные отразит сам подотчетник или бухгалтер. А директор поставит только подпись. 

Однако компания может выдать под отчет сумму, которая не совпадает с указанной в заявлении. Кроме того, срок, на который директор решил выдать подотчетные суммы, также может отличаться от указанного в заявлении. В этом случае на заявлении нужно дополнительно зафиксировать ту сумму, которую компания выдает под отчет, и срок, на который выданы деньги. 

Наконец, третий вариант. В заявлении можно по-прежнему явно указывать решение руководителя о том, какую сумму и на какой срок выдать под отчет. 

Нередко в компаниях прописывают общие правила выдачи подотчетных сумм в Положении, утвержденном приказом руководителя. В этом документе отражают, на какой срок выдаются деньги. Тем не менее по каждому расходному ордеру нужно оформлять заявление на выдачу денег под отчет. В нем также должен быть указан срок, на который компания выдает подотчетные суммы.

Если сотрудник купил товары за свои деньги, оформлять заявление о выдаче подотчетных сумм не требуется. Ведь работник уже купил ТМЦ для компании.

Вместо этого работнику нужно составить заявление в свободной форме о компенсации затрат и приложить подтверждающие документы (кассовый, товарный чек, накладную и т. п.). На основании такого заявления компания возместит работнику его траты. При этом, чтобы исключить лишние вопросы налоговиков при проверке, в приказе директора или непосредственно в Положении о ведении кассовых операций стоит прописать порядок и сроки возмещения сотрудникам подобных расходов.

Как оформить выдачу денег под отчет директору

По новым правилам директор по-прежнему должен писать заявление о выдаче денег под отчет на себя. В этой части изменений нет. Составлять заявление должны все подотчетники, а значит и руководитель компании (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Хотя директора обычно сложно убедить, что он должен писать заявление самому себе. Но за отсутствие подотчетных заявлений налоговики могут оштрафовать компанию. Поэтому, чтобы снизить риск спора с проверяющими, безопаснее подготовить шаблон заявления для директора о выдаче ему денег под отчет. Либо как вариант оформлять приказ о выдаче денег под отчет. А заполненные заявления или приказы прикладывать к расходникам.

Иногда компании устанавливают во внутренних документах, что расходник с подписью директора приравнивается к заявлению о выдаче подотчетных. Однако в таком случае все равно не исключены претензии налоговиков.

Как выдать подотчетные средства на зарплатные карты

Компания вправе перевести подотчетные деньги на зарплатную или другую личную карточку работника (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288). Правда, чиновники считают, что при этом организация должна выполнить несколько условий для безналичной выдачи денег под отчет. Заметим, что в письме речь идет о предприятии на упрощенке. Но выводы чиновников актуальны для всех компаний.

Во-первых, в платежном поручении должно быть указано, что компания перечисляет именно подотчетные суммы.

Во-вторых, правило о том, что компания переводит деньги на карты, надо включить в учетную политику. Однако в законодательстве нет такого требования. Данное условие корректнее закрепить в другом локальном акте организации, например в положении о расчетах с подотчетниками.

Кроме того, подотчетник должен подать заявление о получении денег под отчет, в котором указаны реквизиты карты. К авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату картой.

Согласно законодательству, заявление о выдаче под отчет обязательно, только если компания выплачивает деньги из кассы, а не переводит на карту (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Тем не менее удобнее составить заявление о выдаче под отчет. Тогда это поможет бухгалтерии не запутаться в реквизитах карты, особенно если их у сотрудника несколько. 

Что касается оплаты товаров, работ или услуг за счет подотчетных сумм, то работник может снять в банкомате наличные деньги и расплатиться ими. Тогда в выписке по счету будет одна сумма, а в кассовых чеках, квитанциях и других документах — другая.

В ФНС России подтверждают, что такое расхождение не должно привести к доначислениям по НДФЛ. Подотчетные средства, в том числе перечисленные на карту сотрудника, освобождаются от НДФЛ при наличии документов, подтверждающих целевое использование этих сумм, независимо от способа оплаты — банковской картой или наличными деньгами.

Вправе ли компания выдавать деньги под отчет по гражданско-правовым договорам

По новым правилам разрешена выдача денег под отчет наличными как штатным сотрудникам, так и физлицам, с которыми компания заключила гражданско-правовые договоры (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

Прежние правила не разрешали выдавать деньги под отчет по гражданско-правовым договорам. Оформлять под отчет можно было только работникам. То есть физлицам, с которыми компания заключила трудовой договор (ст. 16,20 ТК РФ).

Новый кассовый порядок также предусматривает, что деньги под отчет надо выдавать работникам организации. При этом в новых правилах физлиц, с которыми компания заключила гражданско-правовые договоры, приравняли к работникам (п. 5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Это означает, что компания может выдавать деньги под отчет, например, в рамках договора оказания услуг или выполнения работ (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но каких-то специальных правил для выдачи денег под отчет подрядчикам не установлено. Поэтому действует общий порядок оформления документов. Значит, подрядчику нужно оформить заявление о выдаче наличных денег под отчет, а также составить авансовый отчет. Эти правила закрепите в положении компании о расчетах с подотчетниками. Такие же условия стоит прописать и в договоре подряда.

В заявлении должно быть указано, что компания выдает наличные деньги под отчет, а не просто для выполнения работ по договору. А также что деньги получает именно подрядчик. 

То же самое относится к авансовому отчету. Ссылку на договор можно привести, например, в строке «Структурное подразделение». В строке «Профессия (должность)» можно указать «подрядчик». Кроме того, в договоре с подрядчиком стоит установить штрафы за просрочку сдачи авансового отчета. 

Однако выдавать деньги под отчет можно только подрядчикам-физлицам. Представителям другой компании, с которой организация заключила гражданско-правовой договор, подотчетные суммы выдавать нельзя. В Указании № 3210-У такая возможность не предусмотрена.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Когда вы планируете сдать расчет по страховым взносам за I квартал?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка