Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Нарушения при выдаче денег подотчет, к которым придираются налоговики

18 мая 2015 10107 просмотров

Неверно оформлена выдача денег

В законодательстве штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены. Однако на практике инспекторы обычно требуют уплатить штраф за нарушение кассовых правил в размере до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Кроме того, в некоторых ситуациях налоговики доначисляют НДФЛ.

Компания выдала деньги сотруднику, который не отчитался за предыдущий подотчет. Выдавать подотчетные сотруднику можно только при условии, что он рассчитался с компанией по ранее полученному авансу. Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник должен сдать в течение трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы деньги. В правилах есть явный запрет снова оформлять подотчет, если работник не отчитался в срок либо не вернул в кассу неизрасходованные суммы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В то же время штрафа за нарушение правил выдачи наличных денег в законодательстве нет. Однако на практике налоговики штрафуют компанию на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ), а директора — на сумму от 4000 до 5000 руб.

По мнению ревизоров, компании, которые неправомерно выдала денежные средства, нарушают порядок хранения наличных. Вдобавок к этому проверяющие складывают выданные деньги и остаток в кассе. Если оказывается, что общая сумма больше кассового лимита, то инспекторы опять же требуют штраф. Хотя в суде его обычно удается оспорить (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31 января 2013 г. № 09АП-34612/2012).

Но компании безопаснее отслеживать сроки расчетов с подотчетниками. Для этого в заявлении на подотчет бухгалтерия может сразу сделать отметку, есть ли задолженность по ранее полученным суммам. Зависшие суммы с согласия работника можно удерживать из зарплаты. При этом приказ об удержании подотчетных сумм нужно составить в течение месяца после того, как прошел срок возврата аванса (ст. 137 ТК РФ).

Подотчет как аванс

Иногда, чтобы не превышать лимит кассы, не сдавая деньги в банк, некоторые компании используют следующий способ. Директор или другой сотрудник берет деньги под отчет, на следующий день возвращает их, а потом получает сумму еще больше.

В постоянной выдаче и возврате подотчетных нарушения нет. Но на практике это рискованно. Например, налоговики могут решить, что компания выдала аванс работнику, который еще не отчитался за предыдущую сумму. А значит, нарушила кассовые правила (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Тогда инспекторы могут взыскать штраф в размере 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Хотя претензии инспекторов можно оспорить. Но не исключено, что в данном случае отменить штраф не удастся даже в суде. Налоговики при этом используют такие доводы. Руководитель не составляет авансовые отчеты и не расходует подотчетные средства. Компания просто периодически оформляет приходник на возврат аванса, а потом расходник на выдачу новой суммы. По мнению проверяющих, это значит, что фактически организация хранит сверхлимитные суммы у директора. Хотя по закону должна сдавать их в банк. В такой ситуации не исключено, что судьи признают штраф правомерным (решение Московского городского суда от 14 августа 2013 г. по делу № 7- 1920/2013).

Нет авансовых отчетов

Также налоговики могут доначислить НДФЛ. Например, если директор периодически получает подотчетные суммы, но не сдает авансовые отчеты. В этом случае инспекторы могут посчитать, что подотчетные суммы являются доходом директора.

Например, руководитель несколько лет составлял авансовые отчеты, не прикладывая подтверждающие документы. Компания какие-либо приобретенные директором товары не приходовала. Налоговики доначислили НДФЛ. Судьи поддержали инспекторов (постановление Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12). Кстати, чиновники ФНС России разослали это решение судей в инспекции (письмо от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263).

Чтобы не спорить с налоговиками, малые предприятия могут издать приказ о том, что они не устанавливает лимит наличных денег в кассе. Тогда можно будет хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Другие организации могут чаще пересматривать лимит кассы, устанавливая его в максимально возможной сумме. Для этого в расчет надо взять периоды с самым существенным размером наличной выручки или расходов. Тогда выдавать под отчет суммы, которые превышают лимит, понадобится реже.

Что касается долгов, которые уже накопились у директора или другого подотчетника, их безопаснее обнулить. 

Не указан срок выдачи денег

В заявлении подотчетника должен быть приведен срок, на который компания выдает деньги под отчет. Раньше эти данные должен был указывать директор. По новым правилам это может сделать директор или, например, бухгалтер. Либо срок может написать подотчетник в тексте заявления (п. 6.3 Указания № 3210-У).

В некоторых компаниях срок не пишут, считая, что за это нет никакой ответственности. Но в таких ситуациях налоговики считают, что организация выдала деньги с нарушением кассовых правил, и штрафуют на сумму до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Штраф часто удается отменить в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 мая 2013 г. № 09АП-11841/2013-АК). Но не всегда. У инспекторов есть дополнительный аргумент — если срок не установлен, подотчетник должен вернуть деньги в тот же день, когда получил их из кассы.

К примеру, компания выдала наличные деньги 2 октября. В подотчетном заявлении срок не указан. На следующий день бухгалтер выдал этому подотчетнику еще одну сумму. Отчет по авансу, полученному 2 октября, работник не составил.

Получается, что в данной ситуации у компании сразу два нарушения кассовых правил: неправильно оформлено подотчетное заявление и деньги выданы работнику, который не сдал авансовый отчет по предыдущим полученным суммам. Не исключено, что судьи в этом случае поддержат налоговиков (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013).

Поэтому в заявлении нужно указывать срок, на который выданы наличные деньги. А если компания раньше не фиксировала эти данные, можно дооформить документы за последние два месяца. То есть за период, в течение которого инспекторы могут привлечь компанию к ответственности (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Нет заявления на выдачу денег

Иногда в компаниях не оформляют заявления о выдаче денег под отчет. В этом случае инспекторы также могут оштрафовать организацию за нарушение кассовых правил. Кроме того, налоговики могут посчитать расходники, к которым не приложены заявления, недействительными. Выданные по этим расходникам суммы прибавят к сумме наличных в кассе на конец дня. И если общий итог превысит лимит, оштрафуют компанию за сверхлимитную сумму наличных денег в кассе.

Заявление на выдачу денег под отчет завизировал не директор. Заявление о выдаче денег под отчет должен завизировать руководитель (п. 6.3 Указания № 3210-У). Некоторые компании считают, что сотрудники бухгалтерии или замы директора могут согласовывать подотчет без доверенности. Но в таких случаях возможны претензии налоговиков. То есть штраф в сумме до 50 000 руб.

Поэтому безопаснее составить доверенность, на основании которой визировать документы сможет, например, главбух или замдиректора (п. 4 Указания № 3210-У). При этом для контроля за расходами можно установить максимальную сумму, свыше которой выдачу наличных денег будет разрешать только руководитель. Вот типичные нарушения при выдаче денег подотчет.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка