Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Выплата отпускных авансом: как удерживать НДФЛ

19 мая 2015 639 просмотров

Чиновники пришли к выводу, что у работника, которому компания прощает выданные авансом отпускные, возникает облагаемый НДФЛ доход (письмо Минфина России от 17 июня 2014 г. № 03-04-06/28915). Вывод спорный, да к тому же только запутывает налоговых агентов. Поэтому мы решили на подробных примерах и проводках разобрать порядок расчета НДФЛ в различных ситуациях, где была выплата отпускных авансом.

Работник взял отпуск авансом: когда удерживать НДФЛ

Удерживать НДФЛ безопаснее в день выплаты отпускных. По общему правилу НДФЛ с заработной платы надо удерживать при ее выплате по итогам месяца. А вот с аванса удерживать налог не надо. Ведь доход в виде зарплаты, облагаемый НДФЛ, образуется на конец месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). Однако выплата отпускных авансом под эти правила не подходит. Ведь в Минфине считают, что отпускные при расчете НДФЛ нельзя приравнивать к заработной плате (письмо от 15 ноября 2011 г. № 03-04-06/8–306). Да и судьи поддерживают налоговых инспекторов, когда они требуют, чтобы компания исчисляла и удерживала НДФЛ с отпускных денег в момент их выплаты работнику (постановление Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11).

Работник вправе взять отпуск авансом

Работодатель вправе отказать сотруднику в отпуске авансом только в одном случае, а именно: если сотрудник отработал в компании менее шести месяцев (ст. 122 ТК РФ). Те же сотрудники, которые отработали в компании больше полугода, вправе брать отпуск авансом. То есть до того, как отработают период, за который положен отпуск. Главное, чтобы работник заявил планируемый отпуск в ежегодном графике. Если сотрудники берут отпуск строго по графику, то руководство не вправе отказать в этом, даже если период пока полностью не отработан.

Работник увольняется: как пересчитать НДФЛ

Работник увольняется, не отработав полностью период, за который отгулял отпуск. В этой ситуации получается, что компания выплатила сотруднику лишние отпускные. А значит, за ним образовался долг перед компанией. Эту задолженность можно удержать из выплат, которые компания будет начислять сотруднику перед увольнением. Например, из последней зарплаты. Но удержать можно максимум 20 процентов от выдаваемой суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Поэтому ее может не хватить на то, чтобы погасить долг. Тогда можно договориться с работником о том, чтобы он добровольно вернул деньги. Удерживать задолженность без его согласия компания не вправе.

Иногда работодателю удается вернуть эту сумму в судебном порядке (апелляционные определения Новгородского областного суда от 4 апреля 2012 г. № 2–57/2012-33-370, Красноярского краевого суда от 25 июля 2012 г. по делу № 33–6243/12). Но многие суды в этой ситуации поддерживают не компанию, а работника (постановление Президиума Санкт-Петербургского городского суда от 8 декабря 2010 г. № 44г-111/2010, апелляционное определение Псковского областного суда от 17 апреля 2012 г. по делу № 33–6192).

Рассмотрим, как отразить перерасчет отпускных и НДФЛ при условии, если работник согласился добровольно вернуть всю сумму отпускных, и при условии, что он отказался это делать.

Работник вернул деньги компании

Самая распространенная ситуация: компания удерживает задолженность по отпускным с других сумм, начисленных работнику. Например, с оклада за последний отработанный месяц.

В этот же момент можно скорректировать бухгалтерские записи по удержанию НДФЛ с таких сумм. При этом пересдавать 2-НДФЛ, если работник отгулял отпуск в прошлом году, также не понадобится. Ведь долг за сотрудником образовался только сейчас, а в прошлых периодах вы правомерно выплатили отпускные, удержав налог.

Пример
Работник ООО «Вега» П. Д. Иванов в июне 2014 года отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 15 календарных дней (с 16-го по 30-е число). При этом 10 дней отпуска Иванову предоставили за уже отработанный период. А пять дней отпуска сотрудник взял авансом.

После отпуска Иванов написал заявление об увольнении с 31 июля. Для упрощения примера будем считать, что неотработанными остались три дня отпуска. Сумма отпускных составила 6500,50 руб. Работник согласен вернуть всю сумму. Бухгалтер удержал ее с согласия работника из зарплаты за вторую половину июля, которая составила 20 000 руб.

За первую половину июля работник получил аванс в размере 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы не удерживали.

31 июля бухгалтер сделал в учете следующие записи:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
— 20 000 руб. — начислена заработная плата за июль;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 3900 руб. ((20 000 руб. + 10 000 руб.) x 13%) — удержан НДФЛ с июльской зарплаты, включая аванс за первую половину месяца;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
— 6500,50 руб. — сторнирована начисленная ранее сумма неотработанных отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 845 руб. (6500,50 руб. x 13%) — отражен излишне удержанный НДФЛ с неотработанных отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 10 444,50 руб. (20 000 – 3900 – 6500,50 + 845) — выданы из кассы деньги.

НДФЛ, который компания должна перечислить в бюджет, будет уменьшен на налог, восстановленный с отпускных.

А как отразить по итогам года сторнированные отпускные и НДФЛ в справке о доходах работника? В Минфине советуют уменьшить зарплатные доходы на удержанные отпускные. То есть показать реально полученную работником зарплату. Точно так же поступить с НДФЛ — отразить налог, удержанный с зарплаты, но уменьшенный на сторнированный НДФЛ.

По таким же правилам надо корректировать НДФЛ, когда работник вернул долг компании деньгами. В справке 2-НДФЛ отразите выплаты, начисленные работнику, за минусом погашенного долга. Налоговые платежи по НДФЛ также уменьшайте на суммы, перечисленные ранее в бюджет с возвращенных отпускных.

Работник не вернул деньги компании

Теперь рассмотрим ситуацию, когда сотрудник отказался возвращать компании переплату по отпускным.

В момент увольнения

На момент увольнения сторнировать сумму излишне выданных отпускных не надо, ведь у компании остались эти расходы. Соответственно, переплаты по НДФЛ здесь тоже не будет, ведь сотрудник не вернул деньги. А значит, у него остался доход, с которого НДФЛ вы уже удержали (см. комментарий чиновника ниже).

Переплата по НДФЛ образуется, только если работник вернет долг по отпускным

Если работник увольняется, не отработав до конца тот период, за который отгулял отпуск, то в последний рабочий день автоматически переплаты по НДФЛ не образуется. Дело в том, что компания на законных основаниях выплатила деньги, и пока работник их не вернет, у него останется доход, облагаемый НДФЛ. Этот налог компания уже удержала при выдаче отпускных. Но если сотрудник погасит задолженность в виде излишне уплаченных отпускных, то у компании образуется налоговая переплата по НДФЛ перед бюджетом. Ее можно зачесть в счет будущих перечислений НДФЛ — по другим работникам. Если же работник долг так и не вернет, то уменьшать суммы удержанного налога не надо. Однако через три года, когда компания простит долг бывшему сотруднику, платить НДФЛ еще раз не понадобится.

Пример
Воспользуемся условиями примера 1. Но предположим, что на день увольнения компания ничего не должна сотруднику, а потому не может удержать у Иванова весь долг по неотработанным отпускным в размере 5655,5 руб. (6500,5 – 845). Бывший сотрудник отказался вносить деньги в кассу. Следовательно, задолженность Иванова так и осталась непогашенной.

Бухгалтер не стал сторнировать ни излишне начисленные отпускные, ни исчисленный с них НДФЛ. Ведь у работника остался облагаемый налогом доход.

Поскольку никакой переплаты по НДФЛ не образуется, суммы отпускных отражают в справке 2-НДФЛ как обычные отпускные с кодом 2012.

Через три года после увольнения

Если компания не сторнирует в учете отпускные, которые отказался вернуть сотрудник, то через три года после его увольнения ничего делать не надо. Ведь у нее в бухучете не будет ни долга работника перед компанией, ни переплаты по НДФЛ в бюджете.

Другое дело, если организация все же провела сторнировку. Тогда по дебету счета 70 у нее повисла переплата — излишне выданные сотруднику отпускные. Через три года эту сумму можно списать в связи с истечением срока исковой давности. Причем чиновники считают, что в этот момент у бывшего работника возникнет доход в виде прощенных ему отпускных (письмо Минфина России от 17 июня 2014 г. № 03-04-06/28915). Как нам сообщили в Минфине, этот доход и сумму исчисленного с него налога надо отразить в справке 2-НДФЛ.

Мы с этим не согласны. Облагаемого дохода у сотрудника не возникает. Ведь выданные ранее отпускные компания уже включила в доход, облагаемый НДФЛ. И с этих отпускных компания уже удержала НДФЛ. А значит, нет оснований рассчитывать с суммы отпускных налог еще раз. Справку 2-НДФЛ подавать через три года не понадобится. Но такой подход может спровоцировать спор с проверяющими.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 8 декабря 2016 18:00 Форма трудового договора – 2017
Бюджетник 8 декабря 2016 15:00 КБК для учреждений на 2017 год

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка