Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Самое важное в вашем последнем годовом РСВ‑1

Подписка
6 номеров в подарок!
№2

Восстанавливаем потерянную трудовую книжку работника

22 мая 2015 1150 просмотров


Печатная версия
Электронный журнал

Трудовая книжка – основной документ, в который работодатели заносят всю информацию о деятельности и стаже человека. Книжку оформляет первый работодатель. То есть если человек уже где-то работал, а после этого пришел в вашу компанию, то у него на руках уже должна быть трудовая.

Но человеческий фактор исключать нельзя, трудовые книжки теряются. Ситуация, конечно, малоприятная, но совсем не критичная. Новый работодатель вправе оформить сотруднику трудовую книжку. Есть и другой вариант – работник может восстановить свою прежнюю трудовую. Чтобы получить такой дубликат, ему придется письменно обратиться к предыдущему работодателю.

Оформление дубликата трудовой книжки

Кто должен оформить дубликат трудовой книжки? В статье 65 ТК РФ прописан ряд документов, которые человек должен принести на новое место работы. В частности, это как раз трудовая книжка. Но есть два исключения: трудовой договор заключается впервые или человек устраивается на работу на условиях совместительства.

А что если кандидат на должность каким-то образом испортил трудовую книжку (сильно испачкал или порвал) или просто потерял? Это не повод для отказа в приеме на работу. Тут есть два возможных варианта. Первый – человек может написать заявление новому работодателю о том, что он просит оформить новую трудовую книжку. В нем он должен указать причины отсутствия прежней.

И второй альтернативный вариант – человек вправе обратиться к прежнему работодателю, чтобы тот выписал дубликат трудовой. С того момента, как компания получит заявление прежнего работника, на все про все у нее будет 15 дней. Этот срок закреплен в пункте 31 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225.

Если вдруг к этому моменту организация-работодатель была ликвидирована, то сотруднику следует запросить нужные справки в муниципальном архиве. В этом прежний работодатель должен помочь.

Кстати, если трудовую книжку сотрудника потерял действующий работодатель, то именно он и должен выдать дубликат. Ведь в этом случае ответственность за сохранность этого документа лежит на компании.

Отдельный случай, когда из-за какой-то чрезвычайной ситуации работодатель массово теряет трудовые книжки сотрудников. Тут трудовой стаж работников будет определять специальная комиссия. Ее создадут органы исполнительной власти вашего региона в соответствии с постановлением Минтруда России от 24 июня 1994 г. № 50. В состав такой комиссии входят представители работодателей, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций.

На всякий случай уточню, что подразумевается под чрезвычайными ситуациями. Это экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства.

Так вот, эта комиссия проанализирует имеющиеся документы и установит сведения о должностях и периодах работы человека у данного работодателя. Для этого потребуются такие бумаги, как справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка.

А если подтверждающие документы тоже потеряны, то члены комиссии будут опираться на показания двух и более свидетелей, которые работали вместе в одной компании или одной системе. Такой порядок прописан в пункте 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

У большинства сотрудников скорее всего до вашей компании были другие работодатели. Запрашивать и восстанавливать подтверждающие документы у них – тоже работа специальной комиссии.

Когда уже вся возможная работа будет выполнена, комиссия составит итоговый акт. В нем укажут профессии и продолжительность трудового стажа работников. А работодатель на основании этого акта должен выдать сотрудникам дубликаты трудовых книжек.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, можно подтвердить в судебном порядке. Право на это дает пункт 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Итак, с тем, кто должен оформить дубликат трудовой книжки мы разобрались, теперь давайте разберемся, как же его оформить.

Внесение записи о предыдущих местах работы

Обратимся к пункту 32 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Там перечислены сведения, которые нужно внести в дубликат трудовой:

– информация об общем и непрерывном стаже работы до того, как он устроился в данную организацию;

– сведения о работе и награждении, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Отмечу, что в настоящее время понятие «непрерывный трудовой стаж» практически не используется. Поэтому в дубликате можно указывать только общий стаж работы.

Сведения о работе нужно вносить на основании тех документов, которые подтверждают стаж. К примеру, трудовые договоры, справки, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы.

Итак, сначала укажите общий суммарный стаж работы. То есть впишите общее количество лет, месяцев и дней работы человека. А затем общий трудовой стаж нужно расписать по отдельным периодам работы. При этом необходимо указать конкретную организацию, период работы и должности сотрудника. Этого требует пункт 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Только убедитесь, что есть все необходимые подтверждающие бумаги.

Есть определенный порядок, в котором нужно вносить записи в дубликат трудовой. После указанного общего стажа в графе 1 поставьте порядковый номер. В графе 2 укажите дату приема человека на работу.

Затем в графе 3 укажите наименование работодателя, структурное подразделение и должность сотрудника. А в графу 4 занесите название, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Запись об увольнении делается так же. Необходимо указать порядковый номер в графе 1, дату увольнения в графе 2 и его причины в графе 3.

Обратите внимание! В отличие от подлинника трудовой книжки в дубликат название компании, в которой трудился работник, нужно прописывать в графе 3 напротив даты приема на работу, указанной в графе 2. А вот в оригинале вы указали бы название до этой записи.

Как правило, в тех документах, которые удается найти, есть далеко не вся информация о предыдущих местах работы человека. В этих случаях ничего не остается, кроме как внести в дубликат трудовой только те сведения, которые имеются. Тут уж ничего не поделаешь.

В соответствии с пунктом 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в дубликате необходимо сделать запись о награждении (поощрении), которая вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Часто спрашивают, что делать с теми документами, на основании которых работодатель выписал дубликат? Порой действительно накапливается много бумаг. Порядок такой. После того как вы оформили дубликат книжки, нужно снять копии с документов и заверить. А сами оригиналы вернуть владельцу трудовой книжки. Такие требования установлены пунктом 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Напоследок поясню такой момент. Изначально трудовые книжки создавались, чтобы подтвердить рабочий стаж граждан. При этом по ранее действовавшим нормам законодательства стаж подразделялся на общий и непрерывный.

В настоящее же время подсчет стажа осуществляется на основании предоставленных в Пенсионный фонд сведений персонифицированного учета. Соответственно, если трудовая книжка потеряна, особой необходимости восстанавливать ее нет. В этом случае можно просто завести новую трудовую книжку. Негативных последствий для человека в будущем не будет.

Но какой бы вариант вы ни выбрали, работнику нужно помочь собрать справки, которые подтвердят сведения о предыдущем стаже. Эти справки вместе с новой трудовой книжкой работник впоследствии представит в Пенсионный фонд, если вдруг возникнет необходимость уточнить какие-либо данные.

Лектор: Виталий Семенихин,
руководитель «Экспертбюро Семенихина»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка