Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Инспекторы будут чаще штрафовать за долги по НДФЛ

Подписка
3 месяца подписки и королевский фарфор в подарок!
№5

Составляем УПД: статусы, электронная форма, срок хранения

25 мая 2015 203 просмотра

Печатная версия
Электронный журнал

В рамках совершенствования налогообложения, обозначенного в дорожной карте, ФНС России разрабатывает электронную форму универсального передаточного документа.

Представление УПД в электронном виде

Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на базе счета-фактуры (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@).

В письме от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ фискалы напомнили, что форматы счета-фактуры в электронном виде утверждены приказом ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138@.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме определен приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Поэтому если торговая организация хочет представить в налоговую инспекцию первичные учетные документы и счета-фактуры по телекоммуникационным каналам связи, ей нужно использовать утвержденный электронный формат этих документов.

В то же время электронный формат УПД сейчас только разрабатывается специалистами ФНС России в рамках мероприятий, перечисленных в дорожной карте «Совершенствование налогового администрирования», утвержденной распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 30 мая 2014 г. № ГД-4-3/10380@.

Отметим, что в этом же письме дана ссылка на письмо Минфина России от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521, в котором разъяснен порядок представления документов по требованию налогового органа, электронный формат которых пока что не установлен.

Электронные УПД и УКД

Электронная подпись на УПД

По общим правилам первичный учетный документ может быть составлен на бумаге или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

С учетом положения статьи 313 Налогового кодекса РФ первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей требованиям Закона № 402-ФЗ, может являться основанием и для формирования данных налогового учета. При этом в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование ЭЦП, применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. То есть при передаче УПД между хозяйствующими субъектами в электронном виде следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Статус УПД

Универсальный передаточный документ может иметь два статуса, один из которых проставляется в верхнем левом углу формы:

  • статус «1» – документ используется как гибрид счета-фактуры и передаточного документа;
  • статус «2» – документ используется только в качестве передаточного документа.

В первоначальной версии ФНС России планировала ввести в УПД статус «3» – документ используется только в качестве счета-фактуры. Однако Минфин России этот вариант не одобрил: если речь идет о документах, используемых исключительно в целях расчетов по НДС, тогда, по мнению финансистов, должны использоваться счета-фактуры действующей формы (письмо от 28 августа 2013 г. № 03-07-15/ 35322). Использование фирмой в одних случаях УПД, а в других – иных документов допускается (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402@).

Вместе с тем, на наш взгляд, применение УПД со статусом «3», если это удобно для установления единообразия документооборота (к примеру, для сквозной нумерации учетных документов), никак не может препятствовать основной цели счета-фактуры – вычету налога на добавленную стоимость.

Указание в УПД статуса «1» или «2» не является обязательным, поскольку сама форма данного документа является рекомендованной.

Среди обязательных реквизитов счета-фактуры и первичного учетного документа (п. 5, 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ, п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) показатель статуса прямо не поименован. Но для покупателя наличие этого реквизита может быть удобным.

Срок хранения УПД

Как мы уже отмечали, УПД представляет собой гибрид счета-фактуры и передаточного документа, он также может использоваться в качестве первичного учетного документа. Но сроки хранения для счетов-фактур и «первички» различаются.

Так, данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). При этом в некоторых случаях этот срок может увеличиваться.

Например, пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса РФ предусмотрено восстановление «входного» налога на добавленную стоимость, ранее принятого к вычету по недвижимости, в случае если данные объекты в дальнейшем используются фирмой для ведения операций, освобожденных от налогообложения. Налог восстанавливается равными долями в течение 10 лет с года, в котором наступил момент, указанный в пункте 4 статьи 259 Налогового кодекса РФ (начало начисления амортизации). Сумма налога, подлежащая восстановлению, учитывается в составе прочих расходов.

По общему правилу при восстановлении налога на добавленную стоимость в книге продаж бухгалтеру следует зарегистрировать тот счет-фактуру, на основании которого налог ранее был принят к вычету. Он регистрируется на сумму восстановленного налога на добавленную стоимость (п. 14 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Получается, что в данном случае хранить счета-фактуры нужно довольно долго.

Первичные учетные документы следует хранить как минимум пять лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Однако в целях налогового учета главой 25 Налогового кодекса РФ предусмотрен механизм переноса убытка на будущее. Согласно статье 283 Налогового кодекса РФ, перенос убытка на будущее допускается в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен убыток.
При этом организация обязана хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу на суммы такого убытка. Даже если в течение срока переноса убытков на будущее прошла налоговая проверка, соответствующие документы все равно нужно хранить весь период, в котором переносятся убытки.

Касательно амортизируемого имущества Минфин России утверждает, что общий срок хранения документов для целей налогового учета (четыре года) должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Таким образом, срок хранения УПД как документа, подтверждающего правильность исчисления налогов и сборов, а также как «первички» определяется в каждом случае индивидуально.

Е. Веденина,
консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Вы проверяете ИНН контрагента в первичке, которую сдают подотчетники?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка