Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Оформление документов, чтобы не платить взносы с расходов на проезд работников

2 августа 2014 64 просмотра


Печатная версия
Электронный журнал

Расходы на проезд сотрудников проверяющие требуют включать в базу по страховым взносам. По мнению ревизоров, оплата парковки, такси, упаковки багажа и другие подобные затраты у компании возникают в рамках трудовых отношений с работниками. А значит, подпадают под действие части 1 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Такие выводы подтверждают и недавние письма Минтруда России. В письме от 13 мая 2014 г. № 17-4/ООГ-367 чиновники рассмотрели ситуацию, когда компания возмещает сотрудникам расходы на проезд сотрудников в общественном транспорте. Во втором – организация оплачивает парковку для личных автомобилей работников (письмо от 17 апреля 2014 г. № 17-4/В-158). В обоих случаях решение одно и то же, а именно: взносы надо начислить.

С выводами чиновников можно поспорить. И успех компании будет во многом зависеть от того, как оформлены документы. Рассмотрим эти нюансы на конкретных примерах.

Сотрудникам оплачивается парковка

Начнем с парковки. Если сотрудник ездит по рабочим вопросам на личном автомобиле, то взносы можно не начислять.

Претензий со стороны проверяющих быть не должно. Ведь все виды установленных законодательством РФ компенсаций, связанных с выполнением трудовых обязанностей, страховыми взносами не облагаются в силу подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ.

Если у сотрудника разъездная работа, то ему надо возмещать расходы, связанные со служебными поездками. В том числе деньги, потраченные на проезд, и любые другие затраты с разрешения работодателя. Это предусмотрено статьей 168.1 ТК РФ.

При этом размеры и порядок возмещения таких расходов нужно прописать в коллективном или трудовом договоре или другом локальном акте. Там же следует закрепить перечень работ, профессий и должностей работников, которым вы будете возмещать затраты. То есть получается, что взносы со стоимости парковки платить не надо, если во внутренних документах компании предусмотрены такие компенсации разъездным работникам. При этом затраты на парковку сотрудник должен подтвердить правильно оформленными документами. Кстати, не так давно Минтранс утвердил новые формы чеков (приказ Минтранса России от 24 июня 2014 г. № 166).

К примеру, в Москве парковка на улицах в пределах Бульварного и Садового кольца является платной. К тому же с 1 августа нужно оплачивать стоянку и на некоторых участках в пределах Третьего транспортного кольца. При этом подтвердить расходы на стоянку для автомобилей сотрудников можно только парковочными чеками (см. образец ниже.

Но предположим, речь идет о тех сотрудниках, которые приезжают к месту работы на собственных автомобилях, оставляют их на ближайшей парковке и трудятся весь день в офисе. Нередко компании оплачивают счета, предъявленные сторонней организацией, за парковку сразу нескольких сотрудников. В Минтруде считают, что в данном случае взносы надо начислить.

Однако неясно, как распределить взносы по сотрудникам, если места стоянки не закреплены за каждым из них.

К примеру, компания ежемесячно оплачивает счет на аренду двадцати парковочных мест. Но это вовсе не означает, что каждый из работников будет оставлять автомобиль на стоянке ежедневно. Сотрудник может остаться дома на время болезни, отпуска, может воспользоваться общественным транспортом или вовсе уволиться. Между тем взносы начисляются по каждому работнику отдельно.

Кроме того, фактически компания не делает выплат работникам напрямую, а перечисляет деньги за аренду парковочных мест своему контрагенту. К тому же такие меры не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы. И конечно, не являются оплатой труда работника. А раз так, то и взносы с этих сумм платить не надо. Подобные аргументы можно найти в постановлении Президиума ВАС РФ от 14 мая 2013 г. № 17744/12. И хотя этот спор напрямую не связан с оплатой парковки для автомобилей офисных работников, аргументы можно применить и к нашей ситуации.

Таким образом, при оплате парковки работникам безопаснее не конкретизировать затраты. То есть не возмещать стоимость парковки каждому из сотрудников, а заключить договор с арендодателем на общую стоимость услуг. Кстати, такой способ оплаты позволяет компаниям не начислять взносы на стоимость услуг такси.

Компания платит суточные разъездным работникам

Сотрудникам, чья работа связана с ежедневными разъездами, компания должна выдавать различные надбавки и компенсации. Представители внебюджетных фондов требуют начислять страховые взносы на все виды таких выплат.

Однако с такой позицией можно поспорить. Недавний пример успешного для компании спора – определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14.

С одной стороны, разъездным работникам положены надбавки к зарплате. Такие суммы однозначно облагаются взносами. Ведь это часть зарплаты (ст. 129 ТК РФ, ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

С другой стороны, работодатель должен возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками. Это затраты на проезд, жилье и другие нужды (суточные). Эти суммы являются компенсациями, установленными законодательно, а потому освобождены от взносов (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Выплата суточных при разъездной работе предусмотрена статьей 168.1 ТК РФ. Такие суммы положены сотрудникам за каждый день, проведенный вдали от постоянного места жительства, при многодневных поездках. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, а также перечень работ, профессий, должностей устанавливаются коллективным договором, соглашениями, другими внутренними актами компании. В этом случае вся выплата освобождена от взносов (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19).

Подтвердить такие затраты можно отчетами сотрудников, путевыми и марштрутными листами, ведомостями учета поездок, накладными с подписью водителя-экспедитора, графиками поездок курьеров и т. п. Командировочные удостоверения не нужны, ведь служебные разъезды не являются командировками (ст. 166 ТК РФ).

Сотрудники компании пользуются услугами такси

Вот вам совет: заключите договор с таксопарком на оказание транспортных услуг. Таким образом, базу для начисления взносов в отношении каждого работника определить не получится. И оплату компания перечислит на счет своего контрагента, а не работнику.

Судьи в таких ситуациях на стороне страхователя, а не проверяющих (постановление ФАС Уральского округа от 19 ноября 2013 г. № Ф09-10055/13 оставлено в силе определением ВАС РФ от 19 марта 2014 г. № ВАС-2662/14).

Расскажу подробнее об этом споре. Компания заключила договор на оказание услуг перевозки сотрудников на такси по заявкам. Но не регулярно, а только в случае необходимости. По итогам каждого месяца компания подписывала акт оказанных услуг с таксопарком. В документе указывали даты, конкретное время, маршруты поездок и стоимость проезда.

Помимо этого раз в месяц организация составляла внутренний документ, в котором указывала, куда отправлялся сотрудник и с какой целью. Все это позволило компании не учитывать стоимость услуг такси при расчете страховых взносов. Такой способ оформления документов может взять на вооружение любая организация или предприниматель.

Командированным возмещают расходы на упаковку и хранение багажа

Нередко компании возмещают командированным сотрудникам расходы на упаковку багажа. Также распространенная практика – работники пользуются услугами камеры хранения в месте командировки. И в первом, и во втором случае проверяющие скорее всего потребуют начислить взносы.

Но можно закрепить условие о возмещении сотрудникам затрат на упаковку и хранение багажа в положении о командировках или в другом внутреннем документе компании (см. образец ниже).

В таком случае судьи приравняют эти суммы к необлагаемым компенсациям согласно подпункту «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Конечно, понадобится документально подтвердить такие расходы авансовым отчетом с приложенной к нему первичкой (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16 января 2014 г. по делу № А27-6171/2013).

Студентам компенсируют стоимость билетов к месту обучения

Если работники учатся в других городах, то компания должна один раз в учебном году оплатить проезд к учебному заведению (ст. 173, 174 ТК РФ).

Так, полная стоимость не подпадает под взносы, если ее компенсируют студенту-заочнику, который успешно проходит обучение в вузе с госаккредитацией (письма Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 939-19, ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985).

При этом должны выполняться определенные условия. Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель. То есть расходы на обучение необходимо обосновать.

Компания проводит профессиональную подготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации. А при необходимости – в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования. Условия и порядок такого обучения определяются коллективным договором, соглашениями или трудовым договором.

Конечно, работникам, проходящим профессиональную подготовку, компания должна создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением. А также предоставлять гарантии, установленные трудовым кодексом, другими нормативными актами и внутренними документами компании.

Лектор: Елена Галичевская,
эксперт Учебного центра СКБ Контур

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

ФД 5 декабря 2016 16:00 Как провести PEST-анализ
Зарплата 2 декабря 2016 18:00 НДФЛ с больничного листа в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка