Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Все, что вы должны знать о печатях и штампах

3 ноября 2014 1329 просмотров

Печатная версия

Электронный журнал

Без печати в бухгалтерии пока никак не обойтись. Помимо круглых часто нужны простые: для документов, справок и т. д. И постепенно копится целый ящик штампов. К тому же, как правило, печати в бухгалтерии берут на время сотрудники других подразделений. Поэтому за ними крайне сложно уследить. А ведь если печать каким-то образом попадет к чужим, у компании могут возникнуть серьезные проблемы.

Печати и штампы организации

Для начала давайте разберемся, какие бывают печати в бухгалтерии и штампы и какие их виды организация вправе использовать.

Сначала о гербовых печатях. Как понятно из названия, от остальных их отличает наличие в оттиске герба Российской Федерации. Использовать такие печати в соответствии с постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 могут только государственные организации. Это органы власти, унитарные предприятия, государственные компании и образовательные учреждения.

Еще есть категория «основные печати». Их по праву можно назвать главными на предприятии. Оттиск такой печати ставят на документах компании, чтобы подтвердить их подлинность. В печатях филиалов организации помимо общих сведений должно значиться «филиал» или «представительство». Только чтобы филиал мог обзавестись своим оттиском, этот момент нужно четко прописать в соответствующем положении организации. Иначе на документах подразделения надо ставить общую печать компании.

Дополнительные печати организации заказывают для внутренних нужд. Например, печать для справок, если их приходится выдавать много. Этими оттисками заверяют копии документов, справки, выписки и т. д.

Печать АО и ООО по определению круглая, поэтому перепутать ее со штампом нельзя. Последний может быть только прямоугольный или треугольный. Штампы по своей цели схожи с рукописными отметками. Их главное назначение – легко дублировать надписи, которые нужно часто повторять. Например: «Дубликат», «Аннулировано», «Оплачено».

Адресный штамп применяют тогда, когда у организации нет фирменного бланка. Он ставится в верхнем углу документа и отпечатывает все необходимые реквизиты предприятия. Регистрационный штамп призван помечать поступившую бумагу, отмечать начало исполнения документа. Штамп ограничения доступа обозначает секретные документы, которые отнесены к разным видам тайны.

Существует штамп, который просто проставляет реквизиты организации. Маркировочные же штампы самые разнообразные. Ими маркируют бумаги, производственные материалы и вообще все, что организация сочтет нужным отметить как свое. Никаких ограничений в оформлении и содержании таких штампов нет.

Вопрос – А индивидуальному предпринимателю печать нужна или он может обойтись без нее?

– Прямой нормы, обязывающей предпринимателей иметь печать, в законе нет. Однако существует несколько ситуаций, в которых без печати ИП никак не обойтись. Так, записи в трудовых книжках сотрудников бизнесмен должен обязательно закреплять печатью (п. 2.2. Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Также оттиск надо ставить на бланках строгой отчетности, которые предприниматель выдает покупателям вместо кассовых чеков.

Кстати, на печати ИП должны быть реквизиты: Ф.И.О., адрес, надпись «Индивидуальный предприниматель» и ОГРНИП.

Как с ними работать

Найти фирму, которая сделает печать, не проблема, их полно. Чуть сложнее с гербовой, такие печати изготавливают только предприятия, у которых есть специальный сертификат. А производство обычной печати относится к полиграфическим услугам и не требует специальных разрешений от государства.

Для заказа основной печати потребуется свидетельство о постановке на учет в налоговой, заявление и доверенность на получение (если за печатью отправляется не руководитель).

Когда заказываете штамп для внутренних нужд, достаточно письменной просьбы и доверенности на получение. Если штамп будет использоваться и для внешнего документооборота, то приложите еще свидетельство о государственной регистрации. Но в разных мастерских могут попросить больше или меньше бумаг. А при заказе стандартных штампов «Оплачено», «Копия верна» и т. д. даже заявления писать не надо.

Затем нужно издать приказ за подписью руководителя организации об изготовлении печати. К нему обязательно подкрепите перечень документов, на которых эта печать будет проставляться. Те же действия понадобятся при замене печати.

Когда будете обсуждать с изготовителем детали, помните о главных реквизитах основной печати компании. Это название организации на русском языке, ее местонахождение, ОГРН и герб (для государственных организаций). Если ваша фирма именуется на иностранном языке, то помимо заграничного названия обязательно нужно прописать и русский вариант (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). По желанию можете внести в оттиск коды ОКПО, ОКВЭД и КПП.

Вопрос – У нашей организации появился логотип. Можно ли его внести в основную печать?

– Да, можно. Только в уставе компании должно быть прописано, что на печати присутствует логотип. Разумеется, использовать можно только зарегистрированный логотип. При заказе печати придется предъявить свидетельство о регистрации знака. Запрещено использовать герб, если у вас не госпредприятие (ст. 17.10 КоАП РФ). Другие символы можно использовать только в дополнительных печатях для внутреннего пользования.

За каждой печатью обязательно нужно закрепить ответственного сотрудника. Это может быть начальник секретариата, бухгалтер, глава отдела делопроизводства. Ответственного за печати нужно назначить приказом руководителя. Причем приказ составляется на человека, а не на должность. Если сотрудник уйдет в отпуск или на больничный, то приказ нужно будет переиздать.

Ответственный сотрудник будет принимать заявки на изготовление печатей и передавать уже готовые изделия в структурные подразделения компании.

Основная печать должна храниться у главного ответственного лица, желательно в сейфе. А вот мелкие штампы могут лежать у работников, которые постоянно их используют. Для контроля за штампами и печатями периодически нужно проводить проверки. Для этого приказом руководителя создается специальная комиссия. Но чтобы печати и штампы уж точно никуда не затерялись, нужно вести журнал учета. Строгой формы нет, составить его можно на свое усмотрение (см. образец ниже). Журнал в сейфе должен хранить ответственный за печати и штампы работник.

Ведется журнал по правилам документов строгой отчетности: все страницы должны быть пронумерованы, журнал сшит и заверен печатью и подписью руководителя. В журнал вносите все сведения, которые касаются введения печатей в работу, их замены, уничтожения, утери и т. д. Здесь же фиксируйте выдачу печати тому или иному сотруднику.

Как уничтожать

Негодной печать может стать по разным причинам: изменились какие-то данные на оттиске, организация ликвидирована или просто износилась печатающая поверхность. Так или иначе, печать или штамп следует уничтожить. Просто так выкинуть их ни в коем случае нельзя. Ведь оттиском может воспользоваться случайный человек или злоумышленник.

У вас есть два пути: уничтожить печать самостоятельно или доверить это дело профессионалам. Если решили уничтожить печать в штемпельной мастерской, то достаточно принести в полиграфическое предприятие пакет документов, отдать печать или штамп и заплатить деньги. Обычно требуют заявление на уничтожение, ксерокопии паспортов руководителя и доверенного лица, доверенность на уничтожение и выписку из ЕГРЮЛ. Изделие уничтожат прямо при вас.

Руководство посчитало нецелесообразным платить за уничтожение? Тогда соберите комиссию. Ее задача привести в негодность печатающую поверхность, ломать оснастку совсем не обязательно. Каучуковые и полимерные печати запросто можно порезать или прижечь. А вот металлические печати лучше опиливать двумя перекрестными линиями.

Когда дело будет сделано, комиссия составит акт об уничтожении. В нем нужно прописать: состав комиссии, время и место уничтожения, наименование и оттиск печатей и штампов, причину и способ уничтожения и заключение о непригодности клише после мероприятия (см. образец ниже). Акт заверяют подписями члены комиссии.

Акт вам особенно понадобится, если нужно будет изготовить новую основную печать. Пока нет подтверждения, что старой печати не существует, новую изготавливать вряд ли будут. Кстати, в заявлении на изготовление дубликата нужно прописать причины, по которым старая печать пришла в негодность. Об уничтожении сделайте запись в журнале учета печатей и штампов и сошлитесь на этот акт.

Лектор: Дмитрий Ширяев,
руководитель направления судебной практики аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка