Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Вас поздравляют чиновники, от которых зависит ваша работа

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Расходы на аренду ОС

15 июня 2015 434 просмотра

Что должен знать арендатор, заключая договор аренды

Заключая договор аренды, компания-арендатор обязана проявить должную осмотрительность, ведь только правильно составленный договор позволит учесть все затраты, возникающие при исполнении контракта. На практике же подготовку и проработку условий договоров, которые планирует заключить компания, зачастую возлагают на бухгалтерию.

Особенно часто такая ситуация встречается в компаниях малого и среднего бизнеса, не имеющих штатного юриста. Считается, что поскольку последствия любой сделки в конечном итоге находят свое отражение в учете, то именно бухгалтеру лучше и проще составить выгодный для компании контракт.

Однако эта задача не так проста, как кажется на первый взгляд. Ведь чтобы составить грамотный договор, бухгалтеру необходимо ориентироваться в гражданском законодательстве. Кроме того, здесь не обойтись и без анализа норм налогового права: необходимо просчитать налоговые последствия тех или иных формулировок, прописанных в договоре. Получается, что, составляя договор, бухгалтеру необходимо одновременно быть и счетоводом, и аналитиком, и юристом. Как и в любом деле, здесь существуют свои правила, которых нужно придерживаться, для того чтобы достичь желаемого результата. На какие нюансы при заключении договора аренды должна обратить внимание бухгалтерия компании-арендатора, рассказано ниже.

Существенные условия и порядок заключения договора аренды. Договор считается заключенным только в том случае, если в нем указаны все существенные условия для данного вида сделки (п. 1 ст. 432 ГК РФ).

Арендным отношениям посвящена глава 34 Гражданского кодекса РФ. По договору аренды арендодатель принимает на себя обязательство предоставить арендатору имущество во временное владение и пользование или только во временное пользование.

Статья 607 Гражданского кодекса РФ позволяет сдавать в аренду земельные участки, предприятия, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие так называемые непотребляемые вещи, которые при использовании не теряют своих свойств. При этом право собственности на сданное имущество остается у арендодателя (ст. 608 ГК РФ).

Обратите внимание: существенным условием любого договора аренды являются данные, позволяющие однозначно установить имущество, подлежащее передаче арендатору (предмет аренды). Если таких данных в договоре не будет, он считается незаключенным.

Например, если арендуется здание, то в договоре следует указать признаки, позволяющие идентифицировать объект недвижимости: точный адрес, этажность, общую площадь всех основных и вспомогательных помещений и каждого в отдельности. Если же в аренду берется только часть здания, то в договоре необходимо указать точное местоположение соответствующих помещений (этаж, номер комнаты и т. п.). Лучше всего приложить к договору аренды экспликацию технического паспорта, в которой есть подробные характеристики помещений, которые берутся в аренду (площадь, расположение комнат и т. п.).

В общем случае не являются существенными следующие условия договора аренды:

  • о порядке и о сроках внесения арендной платы (п. 1 ст. 614 ГК РФ);
  • о сроке аренды. При отсутствии такого условия договор считается заключенным на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).

Тем не менее, чтобы избежать споров как с арендодателем, так и с налоговиками по поводу признания расходов на аренду в налоговом учете, соответствующие условия в договоре лучше зафиксировать.

Обратите внимание и на такой важный момент: для некоторых видов аренды существенными могут быть и дополнительные условия. Например, для договора аренды недвижимости обязательным условием является размер арендной платы (п. 1 ст. 654 ГК РФ). Кроме того, договор аренды недвижимости, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации (п. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ). Все эти нюансы необходимо учитывать при заключении договора аренды. Подробно о том, какие требования к договору предъявляются к аренде того или иного имущества, вы можете прочитать в соответствующих разделах этой книги.

Если в качестве арендатора выступает компания (юридическое лицо), договор аренды должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ). При этом договор аренды имущества, в котором прописано, что право собственности на это имущество переходит к арендатору, следует заключать в форме, предусмотренной для договора купли-продажи (ст. 609 ГК РФ).

Порядок передачи имущества арендатору.Статья 611 Гражданского кодекса РФ определяет, что арендодатель обязан предоставить арендатору имущество в состоянии, которое соответствует условиям договора, а также назначению этого имущества. При этом имущество должно сдаваться в аренду вместе со всеми принадлежностями и необходимыми документами (техническим паспортом, сертификатом качества и т. ?д.). В противном случае арендатор может потребовать, чтобы договор был расторгнут и арендодатель возместил все причиненные убытки. Кроме того, договор можно расторгнуть, если арендодатель не предоставит арендатору сданное имущество в срок, прописанный в договоре.

Статья 612 Гражданского кодекса РФ возлагает на арендодателя ответственность за недостатки сданного в аренду имущества, которые хотя бы частично препятствуют его использованию. Причем от ответственности арендодателя не освобождает даже то, что, заключая договор, он не знал об этих недостатках.

Обнаружив недостатки в арендованном имуществе, арендатор может по своему выбору потребовать, чтобы арендодатель либо бесплатно их устранил, либо соразмерно уменьшил арендную плату, либо возместил арендатору его расходы. Впрочем, у арендатора есть право удержать сумму своих расходов на устранение недостатков из арендной платы. Ему лишь нужно предварительно уведомить об этом арендодателя. Кроме того, арендатор, обнаружив недостатки в полученном имуществе, может досрочно расторгнуть договор аренды.

Между тем арендодатель не отвечает за недостатки имущества, которые были оговорены в договоре аренды, были заранее известны арендатору или которые арендатор должен был обнаружить во время осмотра имущества или проверки его исправности.

Положения договора, определяющие арендную плату. Поскольку договор аренды является возмездным, арендодатель сдает имущество за плату. Порядок, условия и сроки внесения арендной платы нужно определить в договоре. Если этого не сделать, то надо исходить из порядка, условий и сроков, которые обычно применяют при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах (ст. 614 ГК РФ). Однако во избежание споров как с арендодателем, так и с налоговиками по вопросам признания расходов по аренде в налоговом учете соответствующие условия в договоре лучше зафиксировать.

Гражданский кодекс РФ определяет, что арендная плата может быть установлена в виде:

  • определенных в твердой сумме платежей, которые вносят периодически или единовременно;
  • доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;
  • услуг, которые обязан оказать арендатор;
  • вещей, которые арендатор обязан передать арендодателю в собственность или аренду;
  • затрат, которые должен понести арендатор, улучшая арендованное имущество.

Впрочем, в договоре аренды можно прописать и те формы платы, которые не названы в Гражданском кодексе РФ.

Размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год. Тем не менее в договоре можно прописать и другой порядок изменения арендной платы.

В случае аренды недвижимого имущества не запрещается включать в арендную плату и сумму коммунальных платежей. В этом случае в договоре аренды можно предусмотреть не только фиксированный размер арендной платы, но и порядок ее расчета, например фиксированная сумма аренды плюс коммунальные платежи. И именно это условие договора аренды должно в течение года оставаться неизменным. Такая позиция содержится в информационном письме Президиума ВАС РФ от 11 января 2002 г. № 66.

Если арендатор существенно нарушит сроки внесения арендной платы, арендодатель вправе потребовать от него ее досрочного внесения в установленный арендодателем срок. Однако при этом арендодатель не может потребовать, чтобы досрочно была внесена плата более чем за два срока подряд.

Ремонт и улучшения арендованного имущества.Статья 616 Гражданского кодекса РФ обязывает арендатора производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества при условии, что договором эти обязанности не возложены на арендодателя. В свою очередь арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества. Правда, и в данном случае в договоре аренды можно прописать, что капремонт — это обязанность арендатора.

Эксплуатируя арендованное имущество, арендатор может производить его отделимые и неотделимые улучшения. Как определено статьей 623 Гражданского кодекса РФ, собственником отделимых улучшений является арендатор. А стоимость неотделимых улучшений (таковыми считаются улучшения, которые нельзя отделить от имущества, не нанеся ему непоправимого вреда) арендатор может получить с арендодателя после прекращения договора.

Кроме того, эти затраты можно зачесть в счет арендной платы. Правда, все эти правила действуют лишь в том случае, если арендатор произвел неотделимые улучшения с согласия арендодателя.

Подробно о том, как арендатору отразить соответствующие расходы в бухгалтерском и налоговом учете, рассказано далее в соответствующих разделах книги.

Расторжение договора аренды. В статье 619 Гражданского кодекса РФ прописано несколько случаев, когда досрочного расторжения договора аренды может потребовать арендодатель. Это может произойти, если арендатор:

  • пользуется имуществом не по назначению;
  • существенно ухудшает имущество;
  • более двух раз подряд нарушает сроки, в которые должен вносить арендную плату;
  • не производит капитальный ремонт в том случае, когда эта обязанность возложена на него договором аренды.

Причины, по которым договор аренды может досрочно расторгнуть арендатор, перечислены в статье 620 Гражданского кодекса РФ. Такое право появляется у арендатора, если арендодатель:

  • не предоставляет имущество в пользование арендатору или препятствует его использованию;
  • не производит капитальный ремонт имущества.

Кроме того, арендатор может расторгнуть договор по одной из тех причин, которые были указаны выше. Например, из-за того что по вине арендодателя имущество оказалось в состоянии, непригодном для использования.

Когда срок договора аренды истечет, арендатор должен вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом износа или в состоянии, обусловленном договором. Если арендатор возвратит имущество с опозданием, арендодатель может претендовать на арендную плату за все время просрочки (ст. 622 ГК РФ). Кроме того, арендодатель может потребовать, чтобы арендатор возместил ему убытки, причиненные несвоевременным возвратом имущества, которые не покрывает арендная плата.

Как правильно отразить расходы на аренду ОС в налоговом учете

Если арендатор признает доходы и расходы по методу начисления, он должен отразить расход на аренду в день расчетов в соответствии с условиями договора, или в день предъявления ему документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо в последний день отчетного (налогового) периода. Такой порядок установлен в подпункте 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Пример

ООО «Строймонтаж» арендует грузовой автомобиль. Согласно заключенному договору аренды, арендная плата составляет 177 000 руб. в месяц (в том числе НДС — 27 000 руб.).

В налоговом учете ООО «Строймонтаж» признает доходы и расходы по методу начисления, является плательщиком НДС. В договоре аренды прописано, что арендатор должен перечислять арендную плату ежемесячно не позднее последнего рабочего дня соответствующего месяца.

31 января 2014 года бухгалтерия ООО «Строймонтаж» признала в налоговом учете прочие расходы, связанные с производством и реализацией, — 150 000 руб. (177 000 — 27 000). Это арендная плата за январь 2014 года.

Если арендатор признает доходы и расходы по кассовому методу, затраты на аренду признают в тот день, когда были перечислены деньги или передано имущество арендодателю (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Воспользуемся условиями предыдущего примера, но предположим, что ООО «Строймонтаж» признает доходы и расходы в налоговом учете по кассовому методу. Допустим, что арендная плата за январь 2014 года была перечислена арендодателю 7 февраля 2014 года. Именно в этот день бухгалтерия должна включить 150 000 руб. в состав прочих расходов.Другие расходы, связанные с арендой, например на ремонт или охрану помещения, учитывают в общеустановленном порядке — в том периоде, к которому они относятся.

Документальное подтверждение расходов на аренду в налоговом учете

Само собой разумеется, что расходы на аренду должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов, которыми можно обосновать расходы на арендную плату, в Налоговом кодексе РФ не приведен. На практике важно, чтобы при проверке налога на прибыль компания могла представить договор аренды, акт приемки-передачи арендованного имущества, график арендных платежей и платежные документы (письмо Минфина России от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559). Аналогичные документы пригодятся и для подтверждения права на вычет «входного» НДС по арендным расходам. Только к ним обязательно должны прилагаться правильно оформленные счета-фактуры (письмо Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-07-15/47). Подробнее о том, какие условия необходимо выполнить, чтобы принять к вычету «входной» НДС, уплаченный в составе арендной платы, рассказано далее в соответствующем разделе книги.

Требовать от арендодателя ежемесячные акты об оказании услуг по договору аренды необязательно (письма Минфина России от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742, ФНС России от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81, УФНС России по г. Москве от 26 марта 2007 г. № 20–12/027737). Но отсутствие таких актов безопасно лишь в том случае, если в остальных документах есть все обязательные реквизиты.

Поэтому многие компании подстраховываются и указывают в договоре, что по итогам каждого месяца (квартала) арендодатель обязан представлять арендатору акт об оказании услуг.

Еще одна ситуация: компания получила имущество (например, объект недвижимости) по договору субаренды. В этом случае необходимо подтвердить согласие собственника помещения. Это может быть, во-первых, ссылка в договоре субаренды на соглашение между арендодателем и арендатором. В нем стороны обычно прописывают, что арендатор имеет право передавать полученное помещение в субаренду. Во-вторых, это может быть письменное согласие от собственника помещения на передачу предмета аренды в субаренду.

Если никаких документов о праве арендатора на передачу имущества в субаренду нет, оправданность расходов на арендную плату налоговики могут поставить под сомнение. Конечно, у компании есть шанс дооформить необходимые бумаги в процессе налоговой проверки. Но не исключено, что рассматривать их налоговые инспекторы откажутся, и тогда рассчитывать придется только на суд (пример — постановление ФАС Поволжского округа от 7 июля 2008 г. № А12-18020/07).

Если срок договора аренды истек, но компания продолжает пользоваться предметом аренды, лучше незамедлительно подписать соглашение на новый срок. В противном случае есть риск того, что налоговые инспекторы не признают расходы на аренду начиная с того дня, когда договор прекратил свое действие. По мнению налоговиков, такие расходы экономически не обоснованы.

Заметим: делая такие выводы, чиновники не учитывают, что если арендатор продолжает пользоваться имуществом и вносить арендную плату, то договор можно считать возобновленным на неопределенный срок на тех же условиях (п. 2 ст. 621 и п. 2 ст. 610 ГК РФ).

Однако, если компания будет полагаться на это правило, не исключено, что доказать свое право на учет арендных платежей за спорный период она сможет лишь в суде (пример — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18 апреля 2008 г. № А39-3808/2006).

Александр Елин,

директор компании "АКАДЕМИЯ АУДИТА"

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

УНП 7 декабря 2016 09:00 График отпусков на 2017 год
Кдело 6 декабря 2016 15:00 Тарифная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка