Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Учет представительских расходов: как избежать налоговых споров

10 июня 2015 591 просмотр

Налоговый учет представительских расходов

Успешное развитие бизнеса невозможно без взаимодействия с представителями других компаний. Организуя встречи или переговоры, компания несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы.

Определение представительских расходов в целях налогообложения прибыли приведено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Кроме того, представительскими являются затраты на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

В Налоговом кодексе РФ содержится конкретный перечень затрат, которые относятся к представительским. Это расходы:

  • на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, участвующих в переговорах;
  • на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия, а также заседания руководящего органа и обратно;
  • на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода в ходе представительских мероприятий.

Обратите внимание: этот перечень является закрытым. Поэтому иные виды затрат представительскими не считаются. При этом в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ прямо указано, что к представительским расходам не относятся затраты налогоплательщика на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такие затраты могут быть профинансированы за счет прибыли организации после уплаты налога.

Произведенные представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения запланированных мероприятий. Таким образом, эти затраты могут быть осуществлены как в самой компании, так и в арендованном ею помещении либо в местах общественного питания (ресторан, кафе, бар и т. п.). Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода для целей налогообложения нормируются: они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от затрат налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Документальное оформление расходов

Как показывает практика проверок, при документальном оформлении бумаг, подтверждающих представительские расходы, компании очень часто допускают ошибки. Дело в том, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь на руках соответствующие первичные документы. Признание таких затрат также во многом зависит от того, как будут составлены внутренние документы компании. Их необходимо оформить без ошибок, чтобы у налоговиков не возникло вопросов при проверке.

Здесь существует определенная проблема. Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе РФ нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Вот какую рекомендацию дали московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 6 октября 2006 г. № 20–12/89121.2. По мнению чиновников, документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться:

1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) смета представительских расходов;

3) первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т. п.;

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;

5) отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным представительским мероприятиям), в котором указывается:

  • цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
  • дата и место проведения;
  • программа мероприятий;
  • состав приглашенной делегации;
  • участники принимающей стороны;
  • величина расходов на представительские цели.

Чтобы избежать претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить. Другое дело, что оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности.

Подготовку соответствующих документов можно условно разбить на три последовательных этапа.

Это оформление:

  • общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;
  • документов, связанных с конкретным мероприятием;
  • документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Главный документ, оформляемый на первом этапе, — это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказ, регламентирующий:

  • перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;
  • порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;
  • порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании.

Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями). 

Обратите внимание: бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов.

На втором этапе оформляют документы, связанные с подготовкой конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя компании:

  • о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);
  • о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей. 

Также необходимо составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расходования средств на представительские траты. После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги под отчет, а в случае необходимости оплачиваются соответствующие счета по безналичному расчету.

Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов лицом, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия и отчет ответственного лица, к которому следует приложить оправдательные документы.

Если товары (услуги) на представительские цели приобретались подотчетным лицом, оправдательными будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т. п.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Передача на представительские цели продукции собственного производства или покупных товаров должна осуществляться на основании соответствующих актов с указанием видов и стоимости передаваемого имущества с приложением первичных документов (например, товарно-транспортной накладной, требования-накладной и т. п.). При этом необходимо учитывать, что в случае самостоятельной переработки товаров, направленных на представительские цели (например, приготовление каких-либо блюд собственными силами — буфетом, столовой), произведенные расходы также должны подтверждаться соответствующей калькуляцией расходов на представительские цели с отражением данной статьи расходов в составе сметы на это мероприятие.

При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы на это также подтверждаются соответствующими договорами и актами выполненных работ.

Обратите внимание и на такой важный нюанс. Очень много вопросов вызывает порядок признания расходов на приобретение алкогольной продукции и табачных изделий для проведения официального приема. Причем такие товары могут закупаться как в розничной сети, так и при буфетном обслуживании. Сразу скажем, что формальных оснований для того, чтобы исключить такие расходы из состава представительских, нет. Дело в том, что пункт 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. В частности, это распространяется и на спиртные напитки.

Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат. Данная позиция приведена в письме Минфина России от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.

Александр Елин,

директор компании "АКАДЕМИЯ АУДИТА"

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка