Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Компенсация за использование автомобиля работника

11 октября 5653 просмотра
Разберемся, как начисляется компенсация за использование автомобиля работника, и как компенсация за использование автомобиля влияет на налоги и страховые взносы.

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая ему специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Каким работникам положена компенсация за использование автомобиля

Компенсацию за использование личного автомобиля выплачивайте тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен письменно определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Кадровые документы. Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему. Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Но это небязательно.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ. Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Компенсация директору. Компенсацию за использование личного автомобиля может получать и директор компании. При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

  • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
  • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ,п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Какой должна быть компенсация за использование автомобиля работника

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Компенсацию начисляйте ежемесячно в фиксированной сумме независимо от количества календарных дней в месяце. То есть не важно, сколько дней в месяце – 28 или 31, сумма компенсации за полный месяц должна быть одинаковой. А вот за время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Путевые листы для компенсации за использование автомобиля работника

Основаниями для выплаты компенсации являются приказ руководителя организации (в нем оговорен порядок использования автомобиля) и табель учета рабочего времени (в нем отражено количество дней, за которые сотруднику положена компенсация). Этих документов достаточно.

Однако при проведении проверок налоговые инспекции могут потребовать от вас предъявить путевые листы на личные машины. При этом они руководствуются письмамиМНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419иМинфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63. В этих письмах сказано, что путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет компенсации за использование автомобиля работника

Компенсация за использование автомобиля работника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отражается по кредитусчета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, нужно сделать следующую запись:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример
Приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации Кондратьеву А. С. была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым. Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 9000 руб. в месяц. По приказу компенсация должна выплачиваться начиная с 1 апреля 2016 года.

В апреле 2016 года 21 рабочий день. С 8 по 13 апреля Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 17 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:

9000 руб. : 21 дн. × 17 дн. = 7285,71 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 7285,71 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

НДФЛ с компенсации за использование автомобиля работника

Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом компания не обязана применять нормы, предусмотренныепостановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Объясним почему.

Нормы необлагаемых выплат. От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ. Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплачивать сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора.

Таким образом, компенсацию за использование автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении о выплате компенсации между сотрудником и работодателем.

Обоснованность компенсации за использование личного автомобиля и ее размер организация должна подтвердить документально. В частности, нужно иметь документы:

  • подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства);
  • обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина Россииот 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387(доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Автомобиль по доверенности. А нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации, если хозяином авто является жена работника, а сам он ездит по доверенности? Если супруги получили машину в собственность после заключения брака, то речь идет о совместном имуществе (ст. 34 Семейного кодекса РФ). И значит, налог с выплаченной компенсации удерживать не надо. Какой приказ при этом можно оформить, мы показали в образце ниже.

НДФЛ придется исчислить, если супруга купила автомобиль до замужества или получила его в подарок, по наследству (не важно когда). Либо если есть брачный контракт, в котором прописано, что машина – единоличная собственность жены. Такой подход рассмотрен в письме Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49.

Страховые взносы с компенсации за использование автомобиля работника

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием их личного транспорта, не облагается страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Добавим, что нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль. Для целей уплаты страховых взносов они неприменимы.

Компенсация за использование автомобиля работника на общей системе

Нормы расходов. Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Нормы расходов на выплату компенсаций установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). И доказать иное не получится даже в суде.

Добавим, что в бухгалтерском учете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме без каких-либо ограничений. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Если, конечно, ваша компания применяет в своей работе это ПБУ.

Пример
В феврале 2016 года сотруднику ООО «Альфа» Кондратьеву А. С. была начислена и выплачена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Сумма компенсации составляет 3000 руб. в месяц. Размер компенсации установлен с учетом затрат сотрудника на содержание машины, приобретение бензина и т. п. (приказ о назначении компенсации). Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.

Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,4 процента. Детей у Кондратьева нет. Поэтому стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются. «Альфа» платит налог на прибыль ежемесячно, применяя при этом метод начисления.

Норма компенсации для автомобилей с объемом двигателя больше 2000 куб. см составляет 1500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). В пределах этой суммы компенсация уменьшит налогооблагаемую прибыль организации. Сверхнормативная сумма компенсации в размере 1500 руб. (3000 – 1500) не повлияет на расчет налога на прибыль. А вот в бухучете можно учесть в расходах всю сумму начисленной компенсации. Как следствие, в учете возникнет постоянное налоговое обязательство.

При расчете НДФЛ бухгалтер «Альфы» не применяет нормы постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Поэтому вся сумма компенсации (3000 руб.) НДФЛ не облагается.

Компенсация в пределах сумм, установленных приказом на ее выплату (3000 руб/мес.), не облагается взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В феврале 2016 года бухгалтер организации сделал в бухучете следующие проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 3000 руб. – начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок;

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 300 руб. (1500 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство, возникшее из-за превышения фактической суммы компенсации над нормами, установленными налоговым законодательством для расчета налога на прибыль.

Компенсация за грузовой автомобиль (микроавтобус). Можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника? Да, можно. За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям. Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены. Однако это не значит, что их нельзя учесть.

Дело в том, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме. То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ). Основание – подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Такой вывод следует из письма Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.

И при методе начисления, и при кассовом методе моментом признания в налоговом учете расходов в виде компенсации за использование личного автомобиля будет дата перечисления денег с расчетного счета (выплаты из кассы) (подп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расходы на ГСМ. Можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с приобретением ГСМ, если организация возмещает сотруднику эти расходы помимо компенсации за использование личного автомобиля? Нет, нельзя. Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя и компенсацию износа имущества, и возмещение расходов по его эксплуатации. Таким образом, организации вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации в пределах этих норм.

Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства. В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно.

Автомобиль по доверенности. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если он распоряжается им по доверенности? По общему правилу можно. Подпункт 11пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за использование личного автомобиля. Требований о том, чтобы сотрудник при этом обязательно был собственником автомобиля, глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит.

Однако из этого правила есть исключение. Если сотрудник распоряжается по доверенности автомобилем, который принадлежит организации или ее собственнику (учредителю, участнику, акционеру), то компенсацию за использование такого транспортного средства учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Это связано с тем, что в данной ситуации сотрудник фактически не несет расходов, связанных с использованием и содержанием автомобиля. А значит, выплата компенсации является экономически необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.

Компенсация за использование автомобиля работника при УСН

Если организация выбрала объектом налогообложения доходы, то расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают единый налог. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате и иным выплатам сотрудникам организации (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Затраты признавайте только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Нормы расходов. Предельный размер компенсаций, которые можно учесть при налогообложении организациям на упрощенке, установлен тем же постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Как мы уже говорили раньше, нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Напомним их еще раз. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Суммы компенсаций, превышающие данные нормативы, нельзя включить в расходы организации. Следовательно, они не уменьшат налоговую базу по единому налогу при упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Компенсация за грузовой автомобиль (микроавтобус).  Можно ли при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами учесть компенсацию за использование личного грузового автомобиля сотрудника? Нет, нельзя. Перечень расходов, которые уменьшают налоговую базу по единому налогу, закрыт (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Он позволяет учесть при налогообложении только те компенсации, которые выплачены за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов (в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). На этом основании компенсации за использование личных грузовых автомобилей в расходы включить нельзя.

Чтобы заплатить сотруднику деньги за пользование его личным грузовым автомобилем, заключите с ним договор аренды транспортного средства. В таком случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемые доходы организации при расчете упрощенного налога (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Компенсация за использование автомобиля работника на вмененке

Налоговую базу плательщиков ЕНВД расходы на выплату компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают (ст. 346.29 НК РФ). Ведь величина ЕНВД от реальных доходов или расходов никак не зависит.

А если компания совмещает общую систему с уплатой ЕНВД, компенсацию за использование личного автомобиля нужно учитывать по правилам того налогового режима, в котором занят сотрудник. Если сотрудник занят в обоих видах деятельности организации, компенсацию нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка