Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Юридические расходы: когда безопасно списывать

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Компенсация за использование имущества работника по делам фирмы

16 июня 2015 894 просмотра

Общие правила выплаты компенсации за использование имущества работника

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) позволяет статья 188 Трудового кодекса РФ. Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора, дополнительном соглашении к нему либо в приказе руководителя.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов).

Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Размер компенсации за использование личного имущества мы советуем определять исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации.

Если поступать именно так, у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически необоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, советуем воспользоваться Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1.

Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества = Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей × Ежемесячная норма амортизации (%).

Пример

Сотрудник ООО «Альфа» использует в работе свой личный мобильный телефон. Рыночная стоимость телефона составляет 6000 руб.

По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, срок полезного использования телефона (код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).

Учетной политикой организации закреплено, что для третьей амортизационной группы этот срок составляет 37 месяцев.

Месячная норма амортизации по имуществу, относящемуся к третьей амортизационной группе, составляет:

1 : 37 мес. × 100% = 2,7027%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного телефона сотрудника равна:

6000 руб. × 2,7027% = 162 руб.

Компенсацию начисляйте ежемесячно в одинаковой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. Однако за время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте. В таком случае выплату рассчитывайте пропорционально отработанным дням. Например, сумма компенсации – 1000 руб. Сотрудник отработал в данном месяце 18 дней из 22. Значит, ему нужно начислить за этот месяц 818,18 руб. компенсации (1000 руб. : 22 дн. × 18 дн.).

Бухучет выплаты

В бухучете начисление компенсации за использование личного имущества и компенсации сотруднику расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 73

– начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника).

Пример

Менеджер ООО «Альфа» Кондратьев А. С. использует личный компьютер для служебных целей. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества сотрудника. Сумма компенсации установлена приказом руководителя организации.

Рыночная стоимость компьютера составляет 43 000 руб. По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, срок полезного использования электронно-вычислительной техники составляет от двух до трех лет включительно (вторая амортизационная группа). Учетной политикой организации закреплен срок полезного использования компьютеров – 25 месяцев.

Амортизация в бухгалтерском и налоговом учете начисляется линейным способом.

Используя эти данные, бухгалтер так рассчитал месячную норму амортизации компьютера:

1 : 25 мес. × 100% = 4%.

После чего определил ежемесячную сумму компенсации за использование личного имущества Кондратьева:

43 000 руб. × 4% = 1720 руб.

Начисление компенсации бухгалтер «Альфы» ежемесячно отражает такой проводкой:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

– 1720 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного компьютера в служебных целях.

Зарплатные налоги с компенсации

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации за использование личного имущества сотрудника, а также сумма компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, не облагаются:

При этом, чтобы такие выплаты не облагались налогами (взносами во внебюджетные фонды), необходимо иметь документы, подтверждающие:

  • право собственности сотрудника на используемое имущество (или их копии);
  • расчет суммы компенсации (такой расчет можно привести, например, в приказе о ее назначении);
  • фактическое использование имущества в интересах организации (например, приказы, акты и т. п.);
  • необходимость приобретения расходных материалов (запчастей) для нормальной эксплуатации имущества (техпаспорт, инструкция по эксплуатации и т. п.);
  • размер затрат, понесенных при использовании имущества в служебных целях (кассовые, товарные чеки, накладные и прочие документы).

Аналогичного мнения придерживаются и контролирующие ведомства.

В отношении НДФЛ – письмо Минфина России от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

В отношении страховых взносов – письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19 (п. 3), от 12 марта 2010 г. № 550-19,от 26 мая 2010 г. № 1343-19, ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Налогоый учет выплаты

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного имущества сотрудника включите в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).

Компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией имущества сотрудника (расходные материалы, ремонт и т. д.), также можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186 и от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).

При этом разумеется, что указанные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суммы, истраченные на обновление программного обеспечения, если сотрудник приобрел лицензионную справочную программу для себя и установил ее на рабочем компьютере. Документов, отражающих стоимость этой программы, не сохранилось

Да, можно.

Так как сотрудник использует программу в служебных целях, организация вправе выплачивать ему компенсацию за использование личного имущества в работе (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации можно установить равным стоимости обновления.

Получив компенсацию, сотрудник оплатит обновление. Выданную сумму организация сможет учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суммы компенсации за использование личного имущества (компьютеров) для выполнения служебного задания сотрудниками, работающими на дому

Да, можно.

Перечень прочих расходов, предусмотренных пунктом 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, является открытым. Поэтому суммы компенсации, начисленные работающим на дому сотрудникам за использование ими своего личного имущества (компьютеров), можно включить при расчете налога на прибыль в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако чтобы учесть компенсацию при расчете налога на прибыль, нужно выполнить условия, предусмотренные статьей 252 Налогового кодекса РФ:

  • компенсация должна быть экономически обоснованна;
  • компенсация должна быть документально подтверждена.

Пример

Секретарь ООО «Альфа» Иванова Е. В. использует для служебных целей личный факс. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества. Приказом руководителя организации размер ежемесячной компенсации установлен в сумме 250 руб.

Ежемесячно в учете «Альфы» бухгалтер делает проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

– 250 руб. – отнесена на расходы компенсация Ивановой за использование личного факса для служебных целей;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

– 250 руб. – выплачена компенсация Ивановой.

Сумма компенсации, начисленной Ивановой, НДФЛ не облагается. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на эту сумму не начисляются. При расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в расходы компенсацию за использование личного имущества сотрудника в сумме 250 руб.

Упрощенка. Если организация платит единый налог с доходов, то расходы на выплату сотруднику компенсации за использование его личного имущества (в том числе затрат, связанных с эксплуатацией) не уменьшают налогооблагаемую базу.

Нельзя учесть сумму компенсации и в том случае, если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Дело в том, что перечень расходов, приведенный в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, закрыт. Расходы на выплату компенсации за использование личного имущества (кроме легковых автомобилей и мотоциклов), а также на компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, в нем не предусмотрены. Следовательно, учесть эти выплаты при упрощенке нельзя.

Совет: есть аргументы, позволяющие учесть компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля), а также компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, в составе расходов на оплату труда. Они заключаются в следующем.

Организации на упрощенке определяют расходы на оплату труда в том же порядке, что и организации – плательщики налога на прибыль (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Статья 255 Налогового кодекса РФ позволяет включить в состав этих расходов любые выплаты, предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами. Таким образом, если выплата компенсаций предусмотрена трудовым (коллективным) договором, то уменьшение налоговой базы по единому налогу на сумму компенсации является правомерным.

Другой вариант – заключить с сотрудником, который использует свое имущество в служебных целях, договор аренды. При этом в сумму арендной платы по договору можно включить сумму компенсации расходов, связанных с эксплуатацией имущества. В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет платить арендную плату. А при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами плату за аренду можно учесть в полной сумме (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД. Организации – плательщики ЕНВД рассчитывают сумму единого налога исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ). Поэтому компенсация за использование личного имущества сотрудника, а также компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, на расчет налоговой базы не влияют.

Общая система + ЕНВД. Компенсацию за использование личного имущества (компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) учитывайте по правилам режима налогообложения, применяемого для деятельности, в которой занят сотрудник.

Компенсация за использование личного имущества (компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) может быть выплачена сотруднику, одновременно занятому в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения.

В этом случае сумму компенсации нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Компенсацию, которая выплачена сотруднику, занятому в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка