Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Аванс и оплата командировки: не пропустите все важное

29 июня 2015 801 просмотр

Аванс на командировку

Аванс и оплата командировки должны покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели организация может использовать:

  • деньги, полученные с ее расчетного счета;
  • выручку, поступившую в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:

  • деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
  • сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.

Такие правила установлены пунктом 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В бухучете выдачу аванса отразите проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат (например, представительских расходов) и т. п.

Пример

ООО «Альфа» направило менеджера Кондратьева А. С. в командировку в г. Новосибирск. Срок командировки – с 13 по 16 января 2015 года. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.

12 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 15 000 руб.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводку:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 15 000 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

Вместо наличных денег (или в дополнение к ним) командированному работнику можно выдать корпоративную пластиковую карту или дорожные чеки.

Дорожные чеки являются денежными документами. В бухучете их поступление отразите на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к Плану счетов). При покупке дорожных чеков в учете сделайте запись:

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 76

– приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Пример

Генеральный директор ООО «Альфа» Львов А. В. выезжает в командировку в г. Челябинск. Срок командировки – с 11 по 13 марта 2015 года. Для оплаты командировочных расходов Львова организация приобрела в банке дорожные чеки на сумму 20 000 руб.

Чеки оприходованы проводкой:

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 76

–20 000 руб. – приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

10 марта 2015 года Львов получил дорожные чеки. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такую запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3

–20 000 руб. – выданы Львову дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Оплата за время командировки

Если работник находится в командировке, выплачивать ему за эти дни обычную зарплату нельзя. На время командировки за работником сохраняется именно средний заработок.

Конечно, выплачивать работнику за время командировки обычную заработную плату бухгалтеру проще. Не нужно делать сложных вычислений, которыми богат расчет среднего заработка. Однако в своем письме от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0 специалисты Роструда, апеллируя к нормам трудового законодательства, однозначно выступили против оплаты времени командировки исходя из оклада.

Действительно, согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в командировку за ним сохраняется именно средний заработок. Поэтому «выплата работнику… заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса». Именно такой вывод сделали в Роструде.

Таким образом, просто выплачивать работнику оклад за тот месяц, когда он уезжал по служебным делам, нельзя. Впрочем, как правило, средний заработок несколько выше текущей заработной платы, поскольку включает в себя в том числе и премии, выплаченные работнику в расчетном периоде. Так что такой порядок даже выгоднее работнику, который ездил в командировку.

Если же средний заработок, сохраняемый на время командировки, окажется ниже оклада сотрудника за этот период, организация вправе компенсировать эту разницу.

В статье 167 Трудового кодекса РФ сказано, что за время нахождения сотрудника в командировке за ним сохраняются место работы и средний заработок, а также ему возмещаются расходы, связанные со служебной поездкой.

То есть положения данной статьи гарантируют сотруднику минимальный размер выплат за дни его нахождения в командировке (средний заработок), но не устанавливают при этом верхнюю границу таких выплат.

Кроме того, Трудовой кодекс РФ запрещает ухудшать положение сотрудников по сравнению с действующим законодательством (ст. 8, 9 ТК РФ). А улучшать положение сотрудников организация вправе – на свое усмотрение.

Поэтому организация может компенсировать сотруднику разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период. Главное предусмотреть такую доплату в коллективном (трудовом) договоре. Оформить ее можно, например, как материальное поощрение по итогам работы за месяц.

Ситуация: нужно ли рассчитывать средний заработок для оплаты труда во время однодневной командировки

Да, нужно. Никаких временных ограничений в отношении командировок Трудовой кодекс РФ не содержит. Не установлен минимальный срок командировки и в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Более того, пункт 20 этого Положения допускает однодневную продолжительность командировки (при комментировании загранкомандировок).

На период командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Следовательно, за время пребывания в однодневной командировке зарплату сотруднику нужно рассчитать исходя из его среднего заработка за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ). Подробно о расчете среднего заработка читайте в разделе «7.1. Когда работнику выплачивается средний заработок».

Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Ситуация: как оплатить день командировки, который сотрудник полностью отработал. Вечером отработанного дня (до 24 часов) сотрудник уехал в командировку. Эта дата отмечена в приказе руководителя

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки.

Такой порядок следует из пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с администрацией организации (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В рассматриваемой ситуации сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку. Эта дата отмечена в приказе руководителя. То есть именно этот день считается днем отъезда.

Следовательно, зарплату за этот день нужно рассчитать исходя из среднего заработка. Кроме того, за день отъезда сотруднику полагаются суточные.

Аналогичным образом советуем поступить и в том случае, если работник вышел на работу в день своего приезда. Не важно, весь день он отработал или только его часть, посчитайте ему средний заработок.

Вместе с тем не стоит забывать, что по решению руководства компании вы всегда можете начислить работнику доплату. Скажем, прописав в коллективном или ином локальном документе, что сотруднику, уезжающему в командировку с рабочего места (или приезжающему сразу на работу), полагается отдельная дополнительная выплата. Чтобы не возникло разногласий с проверяющими, для такого случая составьте бухгалтерскую справку. В ней разъясните, почему за день отъезда в командировку вы начислили сотруднику дополнительную выплату. 

Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если сотрудник заболел в загранкомандировке, он получит от зарубежных врачей документ, подтверждающий недуг и время лечения, на иностранном языке. Поэтому, вернувшись домой, работнику придется заменить иностранную бумагу на российский аналог. Такое правило установлено в пункте 7 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.

Некоторые особенности имеет порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку.

Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п. 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Если в командировку направлен внутренний совместитель, то средний заработок ему сохраните как по основной, так и по совмещаемой должности. Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет). Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.

Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению. Такие правила установлены в пункте 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день.

Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или дополнительную оплату труда.

Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.

Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:

  • сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;
  • работникам-сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;
  • сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

Ситуация: как оплатить командированному сотруднику день, который в России считается выходным или праздничным, а в той стране, куда был командирован сотрудник, этот день рабочий

Ответ на вопрос зависит от того, был ли в этот день командированный сотрудник привлечен к работе.

По общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок за все дни работы по установленному ему графику. При этом если сотрудник привлечен к работе в праздничные дни, то оплата труда в командировке производится по нормам Трудового кодекса РФ. Об этом сказано в пунктах 5 и 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Без согласия сотрудника привлекать его к работе можно только в особых случаях, перечисленных в статье 113 Трудового кодекса РФ. Во всех иных ситуациях необходимо предварительное письменное согласие сотрудника.

Для того чтобы привлечь сотрудника к работе в праздничный день, руководитель организации издает отдельный приказ. Оплатить такой труд организация должна не менее чем в двойном размере. Однако если сотрудник, работавший в праздник, берет дополнительный выходной день, тогда праздничный день оплачивается в одинарном размере, а дополнительный выходной не оплачивается. Об этом сказано в статье 153 Трудового кодекса РФ.

Если командированный сотрудник во время командировки не привлекался к работе в праздничный день, то этот день ему не оплачивается.

Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть средний заработок, сохраняемый на время командировки, если командировка началась в одном месяце, а закончилась в другом. Организация применяет метод начисления

При расчете налога на прибыль по методу начисления сумму сохраняемого среднего заработка включите в состав расходов пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц в отдельности.

Средний заработок, сохраняемый на время командировки, относится к расходам на оплату труда (п. 6 ст. 255 НК РФ). Значит, к таким выплатам применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты. Такой вывод следует из пунктов 1 и 4 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Косвенно это подтверждает и Минфин России в письмах от 28 марта 2008 г. № 03-03-06/1/212 и от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/641. И хотя письма Минфина России посвящены отпускным, подход в случае с командировками аналогичен.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль повышенную оплату за время командировки. Организация компенсирует работникам разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период

Да, можно. При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).

В расходах по налогу на прибыль можно учесть выплаты в пользу сотрудников, установленные трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (абз. 1 ст. 255 НК РФ). Системы оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов и различного вида выплат устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, внутренними документами организации, трудовыми договорами (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Следовательно, если доплата за разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре, то на ее сумму можно уменьшить налогооблагаемую прибыль.

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 26 сентября 2008 г. № 03-03-06/1/548 и УФНС России по г. Москве от 29 января 2008 г. № 21-18/77.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка