Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС заранее разъяснила, какие коды ставить в годовой отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Выплаты работникам при разъездной работе

3 июля 2015 270 просмотров

В чем отличие командировок от разъездной работы

Итак, у вас есть выбор: либо каждый раз, когда речь идет о поездках в другой город, оформлять их как командировки, либо с самого начала связать обязанности таких сотрудников с разъездной работой. Статья 168.1 Трудового кодекса предоставляет вам в этом вопросе полную свободу. Никаких ограничений в том, кому можно установить разъездной характер работ, в законе не содержится. То есть вы вправе сами для себя определить такой перечень работ, профессий и должностей, закрепив его в коллективном договоре, отдельном соглашении или любом другом локальном нормативном акте.

Как оформить разъездной характер работ

Необходимый список сотрудников, работа которых носит разъездной характер, лучше утвердить приказом руководителя вашей организации. В этом же документе можно прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных с поездками. Само собой, включать ту или иную позицию в перечень стоит, если это действительно обоснованно.

Удостоверьтесь, что частые разъезды работника входят в его обязанности и прямо прописаны в его должностной инструкции. Но главное, чтобы условие о поездках было предусмотрено в трудовом или коллективном договоре. Этого требует статья 57 Трудового кодекса РФ. Если такая оговорка отсутствует, внесите в договор изменения или составьте дополнительное соглашение.

Ситуация: нужно ли при разъездной работе составлять командировочные приказы и удостоверения

Нет, не нужно. Отрадно, что для возмещения разъездных расходов вам придется оформлять значительно меньше документов, чем для оплаты командировочных. В частности, не надо составлять приказ о командировке. Правда, вместо этого все равно должны быть какие-то документы, которые позволяли бы проследить маршрут и цели поездок. К примеру, журналы учета поездок, маршрутные листы, справки-расчеты суточных.

Формы таких бумаг, периодичность и порядок их заполнения вы можете утвердить самостоятельно. Только помните об обязательных реквизитах, которые должны быть в любом первичном документе.

От сотрудников же требуйте стандартный «командировочный» набор бумаг:

  • авиа-, железнодорожные, автобусные билеты и т. д.;
  • гостиничные счета, счета-фактуры, акты, кассовые чеки, подтверждающие оплату наемного жилья;
  • копию загранпаспорта (при поездках за границу);
  • документы, подтверждающие цель поездок (проекты договоров, программы встреч).

Авансовый отчет с работника после каждой поездки можете не требовать. В том же коллективном или трудовом договоре стоит закрепить, как часто необходимо отчитываться по расходам на поездки. Пожалуй, раз в месяц будет достаточно, чтобы вы смогли вовремя рассчитать сумму компенсации и выплатить ее, допустим, вместе с зарплатой за месяц.

Правила уплаты налогов и взносов

«Разъездному» работнику нужно возместить следующие виды затрат:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • суточные;
  • прочие расходы, которые сотрудник согласовал с компанией.

Такой перечень прямо прописан в статье 168.1 Трудового кодекса РФ. И как видите, он совпадает со списком затрат, возмещаемых командированному сотруднику (ст. 168 того же кодекса).

НДФЛ. Оформив поездку в рамках разъездной работы, вам не нужно будет удерживать НДФЛ со всей суммы суточных, выплаченных сотруднику. Конечно, при условии, что размер такой компенсации не вышел за нормативы, установленные в коллективном или трудовом договоре. Это подчеркнули и чиновники из Минфина в письме от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230.

А вот к «командировочным» суточным вам придется применять строго утвержденные законом нормы и следить за тем, чтобы выданные суммы их не превысили. Иначе с излишков надо будет удержать НДФЛ. Напомним: лимиты есть в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. На сегодняшний день это 700 руб. для поездок по стране и 2500 руб. – для загранкомандировок.

Страховые взносы. Что касается страховых взносов, то их начислять не нужно ни с командировочных, ни с «разъездной» компенсации. Правда, для первых есть одна оговорка. Сотрудники фондов придерживаются мнения, что взносами не облагаются только командировочные расходы, прямо перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. То есть их перечень закрыт.

В частности, помимо привычных суточных и расходов на проезд и проживание сюда входят сборы за услуги аэропортов и комиссионные, затраты на провоз багажа, оформление виз и служебного загранпаспорта. А вот, к примеру, о стоимости медстраховки, к сожалению, ничего не сказано. Поэтому, если вы не хотите вступать в конфликт с проверяющими, с выплат, которых в списке нет, лучше начислите взносы.

Для разъездной же работы нет никаких ограничений. Любые виды компенсаций не облагаются страховыми взносами (безусловно, если есть пункт в коллективном или трудовом договоре, а также если разъездной характер работы прописан в должностной инструкции сотрудника). Это прямо предусмотрено Законом № 212-ФЗ – в подпункте «и» пункта 2 части 1 статьи 9, и чиновники с этим не спорят.

Взносы на страхование от несчастных случаев. Здесь действует тот же порядок, что и при расчете страховых взносов.

Ситуация: помимо компенсации за разъездную работу руководство компании установило для сотрудников надбавку за особые условия труда. Нужно ли в таком случае рассчитывать «зарплатные» налоги?

Да, нужно. Подобные стимулирующие суммы уже являются составной частью заработной платы. Ранее на это указали чиновники Минфина России в письме от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87. А раз так, то надбавки в отличие от компенсаций облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Налог на прибыль. Выплаты работникам при разъездной работе (стоимость проезда и проживания) учитываются при расчете налога на прибыль в полной сумме на основании представленных сотрудником документов. При разъездном характере работ они включаются в состав расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/358).

При выплате суточных разъездному работнику в расходы при расчете налога на прибыль можно включить всю сумму суточных – в размерах, установленных в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/358). Напомним, что суточные выдаются за каждый день поездки.

При разъездном характере работ можно списать и прочие расходы. Главное, чтобы возмещение этих расходов было предусмотрено в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (ст. 168.1 ТК РФ). В этом случае у компании есть все основания, чтобы в полной сумме отразить их при расчете налога на прибыль в расходах на оплату труда в составе компенсационных выплат (ст. 255 НК РФ). Минфин России подтвердил это в письме от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/358.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Бюджетник 8 декабря 2016 15:00 КБК для учреждений на 2017 год
Кдело 8 декабря 2016 15:00 Приказ об увольнении

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка