Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Компенсация за неиспользованный отпуск: как все сделать верно

29 июня 2015 3970 просмотров

Компенсация без увольнения

Заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен дополнительный или удлиненный отпуск. Если сотрудник не пользовался отпуском в течение двух лет, то заменить компенсацией можно только ту часть каждого ежегодного отпуска, которая превышает 28 дней.

Такие правила установлены статьей 126 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник идет в отпуск на неделю или на две и при этом не планирует использовать весь отпуск целиком или у него накопились отпуска за прошлые годы, ему выгоднее указать в заявлении, что он берет отпуск не с понедельника по воскресенье, а с субботы одной недели по воскресенье другой. Например, сотрудник планирует взять отпуск сроком на две недели, с 30 марта по 11 апреля 2015 года. Тогда в заявлении ему лучше указать: «Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 28 марта 2015 года продолжительностью 16 календарных дней». В этом случае сотрудник получит больше отпускных.

При этом нужно помнить о том, что организация обязана ежегодно предоставлять отпуск сотрудникам (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). На следующий год отпуск можно перенести только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Не предоставлять отпуск более двух лет подряд запрещено.

Пример

В 2015 году бухгалтер организации Глебова А. С. имеет право на:

– основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней;

– дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 календарных дня.

Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Глебовой в 2015 году составила 31 календарный день (28 + 3). В 2015 году она может с согласия администрации заменить компенсацией часть отпуска продолжительностью 3 календарных дня.

Если сотрудник решил заменить часть отпуска денежной компенсацией, он должен написать заявление (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Решение о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением сотрудника, принимает администрация организации. Но учтите: такую компенсацию организация выплатить вправе, но не обязана (письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10).

Эту позицию разделяют и суды (Определение Верховного суда Республики Коми от 15 августа 2011 г. № 33-4410/2011, Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 17 мая 2012 г. по делу № 33-4594/2012).

Нельзя заменить отпуск денежной компенсацией, в частности, следующим категориям сотрудников:

Ситуация: нужно ли выплатить сотруднице компенсацию за неиспользованный отпуск перед ее уходом в декрет. Продолжительность ежегодного основного отпуска сотрудницы не превышает 28 календарных дней. В течение года сотрудница в очередном отпуске не была

Нет, не нужно. Ведь сотрудница не увольняется. К тому же беременным женщинам заменять отпуск денежной компенсацией в принципе нельзя.

Следовательно, получить деньги взамен очередного отпуска сотрудница не сможет независимо от продолжительности ее ежегодного отпуска. Но она может взять отпуск перед декретом или сразу после него.

Выплата компенсации при увольнении

При увольнении сотруднику, не использовавшему свое право на отпуск, положена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ, п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169). При расчете компенсации, связанной с увольнением сотрудника, учитывайте все его основные и дополнительные неиспользованные отпуска за все время работы в организации (ст. 127 ТК РФ).

И не забывайте: право сотрудника на получение компенсации не зависит от причины его увольнения. Выплатить ее компания обязана в любом случае.

Тем, кто работает по гражданско-правовым договорам, компенсацию за неиспользованный отпуск не начисляйте. Это связано с тем, что таким сотрудникам не положен ежегодный отпуск.

Право на компенсацию при увольнении имеют лишь сотрудники, проработавшие в организации не менее половины месяца. При этом количество дней работы, составляющих менее половины месяца, из расчета стажа, дающего право на компенсацию, нужно исключить.

Такой порядок установлен пунктом 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169.

Пример

Волков В. К. принят на работу в организацию 13 мая 2015 года. Через неделю он написал заявление об увольнении с 28 мая 2015 года (последний день работы). Ежегодный отпуск составляет в компании 28 календарных дней.

Бухгалтер подсчитал количество отработанных календарных дней в мае 2015 года, составившее 16 дней.

Это больше половины месяца, поэтому бухгалтер начислил Волкову компенсацию за неиспользованный отпуск за 2,33 дн. (28 дн. : 12 мес.).

Стуация: нужно ли выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении совместителя

Да, нужно. Совместителям отпуск предоставляют на тех же основаниях, что и другим сотрудникам (ч. 2 ст. 287 ТК РФ). А при увольнении организация должна выплатить компенсацию сотруднику за все неиспользованные отпуска, в том числе и за отпуска, предоставляемые совместителям (ст. 127 ТК РФ). Компенсацию совместителю рассчитайте исходя из заработка, полученного по совместительству.

Также выплатите компенсацию, если сотрудник работает на условиях внутреннего совместительства (п. 31 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169).

Ситуация: нужно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, если его уволили в порядке перевода в другую организацию

Да, нужно. При переводе трудовой договор с прежней организацией расторгают (п. 5 ст. 77 ТК РФ). А компенсацию нужно заплатить при увольнении по любому основанию (ст. 127 ТК РФ). Тем более что новый работодатель не должен учитывать неиспользованные отпуска по прошлому месту работы (абз. 2 п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169).

Ситуация: нужно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, если его перевели в другое обособленное подразделение организации

Нет, не нужно. Обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Соответственно, они не могут быть самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ). Таким образом, если сотрудника перевели из одного подразделения в другое, смены работодателя не произошло. Сотрудника не увольняют, а значит, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении ему не положена (ст. 127 ТК РФ).

Ситуация: нужно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, если организация реорганизована

Нет, не нужно. В таком случае считается, что после реорганизации трудовые отношения с работниками у организации не прекращаются (ст. 75 ТК РФ). То есть сотрудники по сути продолжают работать в той же организации. Значит, компенсацию платить не нужно.

Ситуация: нужно ли выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск сотруднику, заболевшему во время очередного отпуска. Сотруднику был предоставлен очередной отпуск с последующим увольнением

Нет, не нужно. При увольнении сотруднику положена компенсация за все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ, п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169).

Однако по желанию сотрудника организация вправе предоставить ему отпуск с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия) (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Таким образом, выплата компенсации за неиспользованный отпуск (полностью или частично) может быть заменена предоставлением отпуска с последующим увольнением. При этом, если сотруднику предоставлен отпуск с последующим увольнением, оплатить ему нужно только те дни, которые подлежат замене денежной компенсацией (при предоставлении отпуска большей продолжительности). Аналогичные разъяснения содержатся в пункте 2 письма Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.

Если сотруднику предоставлен отпуск с последующим увольнением, днем увольнения считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Поскольку в последний день отпуска сотрудник уже не выйдет на работу, все расчеты с ним нужно провести в последний рабочий день. Такой вывод следует из положений части 5 статьи 80, статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник заболел во время отпуска, предоставленного с последующим увольнением, продлевать ему отпуск не нужно. Это связано с тем, что с момента начала отпуска трудовые отношения с сотрудником прекращаются.

Косвенно такой вывод подтверждает Конституционный суд РФ. В определении от 25 января 2007 г. № 131-О-О суд указал, что последним рабочим днем в данном случае признается день, предшествующий отпуску. А значит, с момента начала отпуска работодатель не несет каких-либо обязательств перед сотрудником, получившим отпуск с последующим увольнением, и правила о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предусмотренные частью 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ, к данному сотруднику не применяются. Такой же позиции придерживается Роструд в пункте 1 письма от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.

Таким образом, можно сделать вывод, что, поскольку перед началом отпуска организация произвела полный расчет с сотрудником, а отпуск в связи с временной нетрудоспособностью не продлевается, у организации нет оснований начислять компенсацию за неиспользованный отпуск.

Ситуация: работник по согласованию с администрацией написал заявление на отпуск на 28 календарных дней с последующим увольнением. Нужно ли учитывать время этого отпуска при расчете работнику компенсации за неиспользованный отпуск

Да, ведь время отпуска входит в отпускной стаж на общих основаниях. А датой увольнения в таком случае признается последний день законного отдыха.

Вместе с тем рассчитаться с сотрудником нужно перед отпуском в его последний рабочий день. То есть трудовые отношения с работником прекращаются, как только начинается отпуск. Именно к такому выводу пришел Конституционный суд РФ в Определении от 25 января 2007 г. № 131-О-О. Такую же позицию высказали специалисты из Роструда в письме от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.

Получается, что выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, в том числе и компенсацию за неотгулянные дни отпуска, нужно до начала отдыха.

Как подсчитать, за сколько дней полагается компенсация

Количество неиспользованных дней отпуска, за которые положена компенсация, определяют по следующей формуле:

Количество неиспользованных календарных дней отпуска = Продолжительность полного ежегодного отпуска : 12 месяцев х Число полных отработанных месяцев - Количество использованных дней отпуска

При этом за полный отработанный месяц принимают период, равный половине месяца или ее превышающий. Излишки же, составляющие менее половины месяца, из расчета исключают. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. При этом, если за рабочий год (причем не важно, какой по счету) отработано не менее 11 месяцев, компенсация полагается за полный рабочий год. Разумеется, если своим правом на отдых работник так и не воспользовался. Попутно заметим, что это вовсе не повод делить 28 дней на 11 месяцев. Ведь в таком случае получится, что отпуск за год превысит 28 дней.

А как быть, когда сотрудник уволен, отработав, скажем, 10 месяцев и 20 дней или один (два, три и т. д.) год 10 месяцев и 20 дней? Какая компенсация полагается ему за последний рабочий год? Давайте еще раз прочитаем пункты 28 и 35 Правил. В пункте 35 сказано, что излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Значит, в нашем случае получается 11 месяцев. А пункт 28 Правил следует толковать так: если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно, компенсация полагается как за полный рабочий год. То есть за все 28 календарных дней, если именно столько составляет ежегодный отпуск в вашей компании.

Несложно подсчитать, что за каждый полный отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня (28 дн. : 12 мес.). Если, конечно, отпуск в компании составляет стандартные 28 дней. В итоге расчета зачастую целое число дней не получается. Какие правила округления тут использовать? Официальных правил округления здесь нет. Поэтому традиционно подсчитанную итоговую величину берут с двумя знаками после запятой. Но вообще чем больше знаков после запятой, тем точнее. Если же руководство компании решит округлить количество дней до целых единиц, то делать это нужно не по правилам арифметики, а в большую сторону. Ведь организации не имеют права ухудшать положение работников. То есть выплатить компенсацию, скажем, не за 9,33 дня, а за 9 дней нельзя. Если уж округлять, то до 10 дней. Подтверждение тому – письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17.

Еще важный нюанс. Цифру 2,33 мы округлили до двух знаков после запятой. В то же время при расчете правильнее будет округлять итоговый показатель в пользу работника. Предположим, сотруднику полагается компенсация за три месяца. Значит, ему нужно оплатить 7 дней отпуска (28 дн. : 12 мес. × 3 мес.). А вовсе не 6,99 дн., которые получатся, если мы просто возьмем 2,33 дн. и умножим на 3.

Правила бухучета

Начисление и выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, отразите проводкой:

ДЕБЕТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» КРЕДИТ 70

– начислена компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением (если компания не является малой);

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44, 91-2) КРЕДИТ 70

– начислена компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением (если компания является малой и не создает резерв на оплату отпусков);

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)

– выдана из кассы (перечислена на счет сотрудника в банке) компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением.

Налоги и взносы

НДФЛ. Вне зависимости от системы налогообложения, которую применяет организация, с компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, удержите НДФЛ (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Ситуация: когда нужно перечислить в бюджет НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением

В зависимости от источника получения денег НДФЛ с компенсации сотруднику перечислите:

  • в день получения денег в банке на выплату компенсации;
  • в день перечисления на счет сотрудника суммы компенсации;
  • в день, следующий за выплатой компенсации, если выплата производится из других источников.

Такие правила установлены в пункте 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Это объясняется тем, что компенсация не является оплатой за выполненные трудовые обязанности. Напротив, это оплата времени, в течение которого сотрудник должен быть свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106 и 107 ТК РФ).

Поэтому при выплате компенсации датой получения сотрудником дохода будет не последний день месяца (как при оплате труда (п. 2 ст. 223 НК РФ)), а момент выплаты работнику дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ). Такой позиции в отношении отпускных придерживаются и сотрудники Минфина России (письмо от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8-139). Ее можно распространить и на компенсацию за неиспользованный отпуск. Этот подход в полной мере поддерживают и судьи (см. постановление Президиума Высшего арбитражного суда РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11).

Страховые взносы. На компенсацию за неиспользованный отпуск, как связанную, так и не связанную с увольнением, нужно начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это определяет статья 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Точно так же нужно начислить и страховые взносы по Закону № 212-ФЗ.

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль включите компенсацию в расходы на оплату труда. Основанием будет пункт 8 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за неиспользованный отпуск, предоставляемый сверх установленного в законодательстве

Если внутренними документами организации предусмотрено предоставление сотрудникам дополнительных отпусков (сверх установленных в законодательстве), денежную компенсацию, выплачиваемую взамен таких отпусков, не учитывайте при расчете налога на прибыль. Это объясняется тем, что в расходы не включаются затраты на оплату отпусков, предоставляемых на основании коллективных договоров (п. 24 ст. 270 НК РФ). А значит, и компенсацию за такие отпуска при расчете налога учесть нельзя. Такой позиции придерживается Минфин России в письме от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/1/284.

Ситуация: как отразить при расчете налога на прибыль компенсацию, выплачиваемую при увольнении сотрудника, за отпуска, не использованные им в течение двух лет и более

Компенсацию за отпуска, не использованные сотрудником в течение двух лет и более, можно учесть при расчете налога на прибыль.

Это связано с тем, что обязанность организации выплатить увольняющемуся сотруднику компенсацию за все неиспользованные отпуска предусмотрена законодательством (ч. 1 ст. 127 ТК РФ). А значит, такая компенсация включается в состав расходов на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ).

Такой же позиции придерживается Минфин России в письме от 20 мая 2005 г. № 03-03-01-02/2/90.

Следует отметить, что непредоставление сотруднику отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Поступив так, организация нарушит трудовое законодательство.

Порядок отражения компенсации в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.

Если организация применяет метод начисления, сумму компенсации включите в состав прямых или косвенных расходов.

Если организация занимается производством и реализацией продукции (работ, услуг), перечень прямых расходов определите в учетной политике (п. 1 ст. 318 НК РФ).

При утверждении перечня прямых расходов в учетной политике помните, что деление расходов на прямые и косвенные должно быть экономически оправданно (письмо Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/60). В противном случае налоговые инспекторы могут пересчитать налог на прибыль.

Так, компенсацию, начисленную сотрудникам, непосредственно занятым в производстве, следует учесть в составе прямых расходов. Компенсацию за неиспользованный отпуск, начисленную администрации организации, отнесите к косвенным расходам.

Компенсацию, которая относится к прямым расходам, учитывайте при расчете налога на прибыль по мере реализации продукции, в стоимости которой она учтена (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Компенсацию, которая относится к косвенным расходам, учтите при расчете налога на прибыль в последний день месяца, в котором она была начислена (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Если организация оказывает услуги, то прямые расходы можно учесть, как и косвенные, в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).

В торговых организациях компенсации за неиспользованный отпуск признаются косвенными расходами (абз. 3 ст. 320 НК РФ).

Поэтому учитывайте их при расчете налога на прибыль в месяце, в котором они были начислены.

Пример

ООО «Торговая фирма «Гермес»» занимается оптовой торговлей.Менеджер организации Кондратьев А. С. написал заявление об увольнении с 12 марта 2015 года. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 8330 руб.

Предположим, что стандартные налоговые вычеты по НДФЛ Кондратьеву не предоставляются. НДФЛ с компенсации составил:

8330 руб. × 13% = 1083 руб.

В марте бухгалтер «Гермеса» сделал проводки:

ДЕБЕТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» КРЕДИТ 70

– 8330 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 1083 руб. – удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 7247 руб. (8330 – 1083) – выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).При расчете налога на прибыль за март бухгалтер включил в расходы всю сумму начисленной компенсации (8330 руб.).

При кассовом методе учета компенсацию включите в расходы в момент ее фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Упрощенка. Если организация на упрощенке платит единый налог с разницы между доходами и расходами, компенсацию, выплаченную по правилам трудового законодательства, учитывайте в расходах при расчете единого налога (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 8 ст. 255 НК РФ).

Компенсацию учитывайте в расходах в момент ее выплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Ситуация: как учесть при расчете единого налога компенсацию, выплачиваемую при увольнении сотрудника, за отпуска, не использованные им в течение двух лет и более. Организация применяет упрощенку, единый налог платит с разницы между доходами и расходами

Компенсацию за отпуска, не использованные сотрудником в течение двух лет и более, учтите в расходах при расчете единого налога. Это связано с тем, что обязанность организации выплатить увольняющемуся сотруднику компенсацию за все неиспользованные отпуска предусмотрена законодательством (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Значит, компенсация за неиспользованный отпск включается в состав расходов на оплату труда на общих основаниях (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 8 ст. 255 НК РФ). И тут не важно, что нарушено трудовое законодательство.

Если организация платит единый налог с доходов, то сумма компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, на расчет единого налога не влияет. При данном объекте налогообложения организация не учитывает никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

ЕНВД. Если организация платит ЕНВД, начисление и выплата компенсации никак не повлияют на расчет единого налога. Это объясняется тем, что ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ).

Общая система + ЕНВД. Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении учитывайте по правилам того режима налогообложения, в котором занят сотрудник.

Если компенсацию за неиспользованный отпуск начислили сотруднику, который одновременно был занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности организации на общей системе налогообложения, то ее сумму нужно распределить. Это связано с тем, что организации, совмещающие общую систему налогообложения и ЕНВД, должны вести раздельный учет.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка