Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

На счете 70 или 73 вы отражаете матпомощь и компенсации?

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Предоставление учебного отпуска: вся правда об этом

13 июля 2015 376 просмотров

Кому полагается учебный отпуск

Оплачиваемый учебный отпуск нужно предоставить тем сотрудникам, которые учатся:

  • в вузах по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры (ч. 1 ст. 173 ТК РФ);
  • в аспирантуре (адъюнктуре) по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре, а также сотрудникам, осваивающим программы ассистентуры-стажировки, по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ);
  • в учебных заведениях среднего профессионального образования (техникум, колледж и т. д.) по заочной и очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 174 ТК РФ);
  • в организациях общего образования (школы, гимназии и т. д.) по очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 176 ТК РФ).

См. также: "Учебный отпуск в 2017 году: оплата, оформление".

Студентам вузов и и тем работникам, которые учатся в учебных заведениях среднего профессионального и общего образования учебный отпуск полагается, только когда одновременно выполняются следующие четыре условия:

  • образование данного уровня сотрудник получает впервые (или организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним договор) (ч. 1 ст. 177 ТК РФ);
  • сотрудник учится успешно (ч. 1 ст. 173, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК РФ);
  • сотрудник запрашивает отпуск для того, чтобы сдать экзамены или защитить диплом (ст. 173, 174, 176 ТК РФ);
  • программа, по которой учится сотрудник, имеет госаккредитацию (ч. 1 ст. 173, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК РФ). Работодатель по собственной инициативе может предоставить учебные отпуска и тем сотрудникам, которые учатся по программам, не имеющим госаккредитации. Условие об этом нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174, ч. 2 ст. 176 ТК РФ).

Аспирантам (ординаторам и т. п.) оплачиваемый учебный отпуск предоставьте при условии, что образование данного уровня такой сотрудник получает впервые. Или же когда организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним соответствующий договор (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).

Администрация должна предоставить сотруднику учебный отпуск независимо от того, сколько времени он проработал в организации. Ограничения по стажу, дающему право на учебный отпуск, в законодательстве не установлены.

Совместителям организация не обязана предоставлять учебный отпуск. Право на учебный отпуск возникает у сотрудников только по основному месту работы. Об этом сказано в части 1 статьи 287 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник учится одновременно в двух учебных заведениях, оплачиваемый отпуск предоставляйте ему только в связи с обучением в одном из них (ч. 3 ст. 177 ТК РФ). В каком именно – выбор за сотрудником.

Учебные отпуска оплатите так же, как и ежегодные, исходя из среднего заработка (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ). Средний заработок рассчитайте исходя из зарплаты сотрудника за последние 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ).

При этом оплате подлежат все календарные дни учебных отпусков, то есть включая праздничные (п. 14 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Продолжительность учебного отпуска

Продолжительность учебного отпуска должна быть указана в справке-вызове из образовательного учреждения.

Типовая форма справки-вызова установлена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. № 1368.

Справка-вызов состоит из двух частей. В первой части справки-вызова учебное заведение указывает информацию о сроках, в которые работодатель должен предоставить учащемуся отпуск. Во второй части подтверждает, что сотрудник фактически находился в учебном отпуске в эти сроки.

Заполненную вторую часть справки-вызова сотрудник должен принести в организацию после учебного отпуска. Этот документ доказывает правомерность нахождения сотрудника в отпуске и начисления ему отпускных.

Существуют ограничения по продолжительности оплачиваемых учебных отпусков.

Ограничения по стажу, дающему право на учебный отпуск, в законодательстве не установлены.

Ситуация: может ли сотрудник заменить учебный отпуск денежной компенсацией

Нет, не может.

Это связано с тем, что денежной компенсацией можно заменить только ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 126 ТК РФ). А учебные отпуска предоставляются на основании справки-вызова и не являются ежегодными.

Как оформить учебный отпуск

Для получения учебного отпуска сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. 

К заявлению сотрудник обязан приложить справку-вызов из образовательного учреждения, в которой должны быть указаны конкретные сроки предоставления отпуска.

На основании заявления сотрудника оформите приказ о предоставлении отпуска. Приказ должен подписать руководитель, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.

В соответствии с приказом бухгалтер оформит записку-расчет о предоставлении сотруднику отпуска и начислит отпускные. Лицевую сторону записки-расчета подпишет сотрудник кадровой службы, а оборотную – бухгалтер организации.

Если сотруднику предоставят неоплачиваемый учебный отпуск, записку-расчет составлять не нужно. Дело в том, что эта форма предусмотрена для расчета выплат, которые положены сотруднику при уходе в отпуск. А при уходе сотрудника в неоплачиваемый учебный отпуск отпускные не начисляют. Значит, не нужно и оформлять записку-расчет.

Также сведения о предоставляемых отпусках сотрудник кадровой службы должен внести в раздел VIII типовой формы № Т-2 «Личная карточка работника».

Для того чтобы показать учебные отпуска в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда, предусмотрены следующие обозначения:

  • буквенный код «У» – предоставление оплачиваемого учебного отпуска (включаются выходные и нерабочие праздничные дни);
  • буквенный код «УД» – предоставление неоплачиваемого учебного отпуска (включаются выходные и нерабочие праздничные дни).

Ситуация: как поступить, если для сдачи сессии сотрудник взял отпуск за свой счет, а по окончании отпуска предъявил справку-вызов и потребовал оплатить учебный отпуск

В этом случае обязанности предоставить сотруднику учебный отпуск и начислить отпускные у организации не возникает.

Организация должна предоставить студенту учебный отпуск только на основании справки-вызова. В указанной ситуации сотрудник не представил справку-вызов, а вместо этого для сдачи сессии взял отпуск за свой счет.

Такие отпуска предоставляются по инициативе сотрудника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Поэтому если впоследствии сотрудник принес справку-вызов, где указаны сроки учебного отпуска, который уже истек, то начислять отпускные не нужно.

В законодательстве не предусмотрена обязанность организации отменить отпуск без сохранения зарплаты при его совпадении с оплачиваемым учебным отпуском.

Ситуация: как поступить, если во время пребывания сотрудницы в оплачиваемом учебном отпуске у нее возникло право на отпуск по беременности и родам

Перенести учебный отпуск нельзя. Он предоставляется на основании справки-вызова, где должны быть прописаны его конкретные сроки. При этом законодательством не предусмотрено сокращение или прерывание учебного отпуска.

На момент возникновения у сотрудницы права на декретный отпуск в период учебного отпуска освобождение от работы уже предоставлено. Возможность оформить двойной отпуск в законодательстве не предусмотрена. Поэтому нужно предоставить декретный отпуск и, соответственно, начислить пособие по беременности и родам только со дня, следующего за днем окончания учебного отпуска. То есть продолжительность декретного отпуска будет меньше, чем это предусмотрено по больничному листу.

Налоги и взносы

Предоставление учебнгого отпуска влечет обязанность бухгалтера начислить:

  • взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

В момент выплаты отпускных (их перечисления на счет сотрудника) удержите НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208 и п. 4 ст. 226 НК РФ).

Начисление и уплата остальных налогов зависят от вида учебного отпуска. То есть от того, предусмотрен он законодательством или нет.

Учебный отпуск предусмотрен законодательством. Учебный отпуск предусмотрен законодательством, если:

Если учебный отпуск предусмотрен в законодательстве, сумма отпускных включается в состав расходов на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ).

Порядок их списания в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.

При методе начисления отпускные спишите на расходы в том же месяце, что и в бухучете. То есть в месяце начисления отпускных (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть отпускные по оплачиваемому учебному отпуску, если дни отпуска приходятся на разные отчетные (налоговые) периоды. Организация применяет метод начисления

По мнению Минфина России, начисленную сотруднику сумму отпускных нужно включить в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый из периодов (письма Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/641, от 20 августа 2007 г. № 03-03-06/2/156 и от 4 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/315). Это объясняется так.

Отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ). А такие выплаты – это та же зарплата, только выданная вперед. Значит, к отпускным применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Например, у организации отчетные периоды по налогу на прибыль – I квартал, полугодие и девять месяцев. Если отпуск приходится на сентябрь и октябрь, то отпускные нужно распределить. Сумма отпускных, относящаяся к сентябрю, включается в расходы за девять месяцев. Часть отпускных, приходящаяся на дни отпуска, выпадающие на октябрь, включается в расходы за год. Если же отпуск полностью приходится на один квартал, то необходимости в распределении отпускных нет.

Исключение – организации, отчитывающиеся по налогу на прибыль ежемесячно. Они должны делить затраты по переходящему на следующий месяц отпуску в любом случае. Ведь они ведут подсчет налога каждый месяц.

Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, начисленные по переходящему учебному отпуску. Организация применяет метод начисления

Начисленные на сумму отпускных взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование распределять на разные месяцы не нужно.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование относятся на расходы на дату начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). Напомним, что их необходимо начислить в том же месяце, что и отпускные.

При кассовом методе учета отпускные включайте в расходы в момент фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если компания нарушит трудовое законодательство и выплатит отпускные после отпуска (в месяце, следующем за месяцем начисления отпускных), то в учете возникнут вычитаемые временные разницы. Они приведут к образованию отложенного налогового актива.

Такой порядок следует из пунктов 11 и 14 ПБУ 18/02.

Учебный отпуск не предусмотрен законодательством (предоставляется по инициативе организации). Организация может предоставить сотруднику учебный отпуск, не предусмотренный законодательством, по своей инициативе (на основании трудового или коллективного договора).

Такая ситуация возникнет, например, если организация предоставит:

  • оплачиваемый учебный отпуск сотруднику, получающему второе высшее образование;
  • отпуск большей продолжительности, чем установлено в законодательстве;
  • оплачиваемый учебный отпуск по дополнительным основаниям (например, в связи с необходимостью подготовки курсовой работы) и т. д.

При налогообложении такой учебный отпуск будет рассматриваться как дополнительный отпуск, не предусмотренный законодательством. В налоговом учете отпускные по такому учебному отпуску учесть нельзя (п. 24 ст. 270 НК РФ).

В связи с тем что в бухгалтерском учете отпускные признаются в составе расходов, а в налоговом – нет, в учете возникнут постоянные разницы (п. 4 ПБУ 18/02). Они приведут к образованию постоянного налогового обязательства (п. 7 ПБУ 18/02).

Ситуация: можно ли учесть отпускные по учебному отпуску при расчете налога на прибыль, если отпуск предоставлен сотруднику, обучающемуся в учреждении, не имеющем госаккредитации. Обязанность организации предоставлять учебные отпуска таким сотрудникам закреплена в коллективном договоре

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Отпуск, который предоставлен сотруднику, обучающемуся в учреждении, не имеющем госаккредитации, можно рассматривать как дополнительный отпуск, оплачиваемый по инициативе организации. А отпускные по таким отпускам не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Об этом сказано в пункте 24 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Не исключено, что при проверке инспекторы будут следовать именно этой позиции и снимут расходы на выплату отпускных.

Вместе с тем в Трудовом кодексе РФ прямо сказано, что гарантии и компенсации сотрудникам, которые учатся в не имеющих аккредитации образовательных учреждениях, устанавливаются в коллективном или трудовом договоре.

То есть можно сделать вывод, что такой отпуск также предусмотрен в законодательстве. И если его продолжительность не превышает максимальные сроки учебных отпусков, указанные в Трудовом кодексе РФ, отпускные можно учесть в налоговых расходах (п. 13 ст. 255 НК РФ).

Несколько слов об учете учебных отпускных на спецрежимах. Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то отпускные по обязательному учебному отпуску учтите в расходах в момент их выплаты (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если право сотрудника на отпуск не предусмотрено в законодательстве, отпускные в расходах учесть нельзя. Дело в том, что перечень расходов, которые организации на упрощенке могут учесть при расчете единого налога, является закрытым (ст. 346.16 НК РФ). И оплата отпуска, не предусмотренного законодательством, в этот перечень не входит.

Если организация выбрала объектом налогообложения «доходы», сумма отпускных на расчет единого налога не повлияет. Такие организации не учитывают расходы, в том числе расходы по зарплате (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

Точно такой же подход действует и в том случае, если организация платит ЕНВД. Начисление и выплата отпускных никак не повлияют на расчет единого налога. Связано это с тем, что ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ).

Отпускные сотрудника, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.

Отпускные сотрудников, занятых только в одном виде деятельности организации, распределять не надо.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

У вас порядок в документах или бардак?

Где вы храните бухгалтерские документы?

Как часто вы подшиваете документы?

Вы следите за сроками хранения документов?

Как вы уничтожаете документы, по которым истек срок хранения?

В бухгалтерии есть ненужные документы, которые жалко выбросить?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка