Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Резерв на выплату отпускных в бухучете

23 июня 2015 476 просмотров

Правила бухучета

В настоящее время действуют нормы ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Пункт 8 этого ПБУ предписывает признавать предстоящие расходы на выплату отпускных оценочным обязательством.

Таким образом, формировать такой резерв теперь должны все компании, за исключением малых, не являющихся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг. Если ваша организация к малым не относится, вам придется постоянно оценивать и учитывать предстоящие расходы по выплате отпускных.

Кроме того, в бухгалтерском учете расходы на оплату дополнительных отпусков, а также компенсацию за неиспользованные дни отдыха, выплачиваемую работнику при увольнении, признавайте как оценочное обязательство. То есть за счет резерва. Ведь именно в таких случаях в бухучете можно вести речь о возникновении оценочных обязательств – когда у сотрудника появляется право на отпуск, а у работодателя обязанность его оплатить. Это следует из норм ПБУ 8/2010.

Теперь отдельно скажем про оплату учебного отпуска. Такую сумму вы отразите в бухучете как оценочное обязательство в следующем случае.

Скажем, сотрудник принес справку-вызов в декабре 2014 года о том, что в январе 2015 года у него будет проходить сессия в вузе. По закону в некоторых случаях ваша компания обязана предоставить учебный отпуск и оплатить его. Допустим, что это как раз тот самый случай. Выходит, по состоянию на 31 декабря прошлого года вам было известно о существовании обязательства по оплате в будущем предстоящего учебного отпуска работника. А при таком раскладе вы обязаны сформировать оценочное обязательство. Тогда средний заработок за дни учебного отпуска вы начислите за счет такого «резерва».

А вот в ситуации, когда вы оплачиваете работнику учебный отпуск в том же месяце, в котором он принес вам справку-вызов, расходы вы спишете в обычном порядке. Как затраты на оплату труда, например в составе общехозяйственных расходов.

Как создавать резерв в бухгалтерском учете

Сразу скажем, что определять величину резерва по оплате отпускных необходимо как минимум раз в квартал перед составлением бухгалтерской отчетности. Но если захотите, вы можете оценивать обязательства по предстоящим выплатам и ежемесячно.

Вот только чиновники нигде не прописали, как именно определять величину оценочного обязательства, то есть как раз сумму резерва. В пункте 15 ПБУ 8/2010 сказано лишь, что такой суммы должно хватить на то, чтобы рассчитаться с кредиторами сразу и полностью.

Проще говоря, величина резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете на конец каждого квартала должна покрывать ту сумму задолженности, которая бы возникла, если б пришлось в одночасье выплачивать всем работникам отпускные. Здесь надо учитывать не только чистые выплаты сотрудникам, но и НДФЛ со страховыми взносами с таких отпускных.

Итак, вы вправе выбрать любой механизм оценки будущих обязательств, то есть суммы резерва. Главное закрепите свой алгоритм в учетной политике. Вот что нужно прописать в первую очередь.

Периодичность оценки суммы резерва.Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков определяется на последний день каждого квартала (месяца).

Формула расчета.Основная сумма резерва рассчитывается в следующем порядке: количество не использованных всеми сотрудниками дней отпусков на конец квартала (месяца) умножить на среднедневной заработок по организации.

Увеличение суммы резерва с учетом страховых взносов.Основная сумма резерва увеличивается на сумму страховых взносов.

Очевидно, что считать резерв отдельно по каждому работнику трудоемко. Поэтому вы можете считать резерв в среднем по категориям персонала. Например, по основным рабочим и управленческому составу.

Дальше мы посмотрим на конкретных цифрах, как работает предложенный порядок расчета.

Зарезервированные суммы вы отражаете по кредиту счета 96 на отдельном субсчете «Резерв на оплату отпусков». А корреспондировать он будет с тем счетом, на котором вы учитываете зарплату для той или иной категории работников.

Пример

В учетной политике для целей бухучета ООО «Каскад» на 2015 год прописано, что оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков определяется на конец каждого квартала по категориям работников исходя из количества неиспользованных дней отпуска, среднедневного заработка и среднего числа дней в месяце (29,3).

Допустим, что на 1 января 2015 года в ООО «Каскад» не было неиспользованных дней отпусков за прошлый год, поэтому на начало года величина оценочного обязательства была нулевой. По состоянию на следующую отчетную дату, то есть на 31 марта 2015 года, бухгалтер рассчитал сумму резерва. 

Предположим, что количество работников - 105 человек, общая сумма начисленной зарплаты - 2 660 000 руб., общее количество неиспользованных отпусков - 698 дней.

Условимся, что никаких премий работникам не выплачивалось и с начала года размер окладов оставался неизменным.

Далее бухгалтер ООО «Каскад» определил среднедневной заработок по организации. Для этого он разделил общую сумму месячных зарплат на количество сотрудников компании и потом на среднее число дней в месяце (29,3). В итоге среднедневной заработок оказался равен 864,62 руб. ((2 660 000 руб. / 105 чел. : 29,3 дн.).

Величина резерва на оплату отпусков сотрудников компании на 31 марта 2015 года составила:

698 дн. × 864,62 руб. = 603 504,76 руб.

Заработок сотрудников за период с 1 января по 31 марта 2015 года не превышает лимит, установленный для расчета страховых взносов. Поэтому сумму резерва он увеличил еще и на страховые взносы. При этом в 2015 году компания отчисляет в ФСС на травматизм по тарифу 0,2 процента с доходов всех сотрудников.

Сумма страховых взносов равна:

603 504,76 руб. × 30,2% = 182 258,44 руб.

Итоговая величина резерва на оплату отпусков по состоянию на 31 марта 2015 года:

603 504,76 руб. + 182 258,44 руб. = 785 763,20 руб.

Бухгалтер отразил отчисления в резерв по категориям работников так:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» (аналитический счет «Работники основного производства»)

– 472 808,80 руб. (785 763,20 руб. × 420 дн. : 698 дн.) – начислен резерв на оплату отпусков сотрудникам основного производства;

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» (аналитический счет «Работники, занятые в процессе обслуживания производств»)

– 155 351,46 руб. (785 763,20 руб. × 138 дн. : 698 дн.) – начислен резерв на оплату отпусков сотрудникам, занятым в процессе обслуживания производств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» (аналитический счет «Управленческий персонал»)

– 157 602,94 руб. (785 763,20 руб. × 140 дн. : 698 дн.) – начислен резерв на оплату отпусков с зарплаты управленческого персонала.

Как отражать отпускные в бухгалтерском учете

Раз в бухучете у вас есть резерв под отпускные, значит, за счет него вы будете списывать все затраты по таким выплатам. То есть в течение года вы учитываете в расходах только отчисления в резерв (п. 8, 21 ПБУ 8/2010). А сами отпускные в затраты того месяца, к которым они относятся, не включайте. То же самое касается и страховых взносов, начисленных с таких отпускных.

Подчеркнем, что для начисления отпускных вы используете строго суммы, зарезервированные на счете 96. При этом проводку нужно делать сразу на всю сумму отпускных. Даже в том случае, если время отдыха затрагивает несколько месяцев.

Правда, возможна ситуация, когда вы будете задействовать привычные счета для учета затрат. Это в том случае, когда суммы резерва не хватит для того, чтобы полностью покрыть расходы на выплату отпускных. Тогда разницу вы отнесете на затраты в общем порядке.

Об этом сказано в пункте 21 ПБУ 8/2010.

Рассмотрим на примере.

Пример

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Но сначала вернемся к началу года, когда резерва на оплату отпусков еще не было (он был нулевой). Предположим, что в феврале 2015 года бухгалтер ООО «Каскад» начислил отпускные некоторым работникам, занятым в основном производстве, на общую сумму 20 000 руб. Обязательные страховые взносы с этой суммы составили 6040 руб. (20 000 руб. × 30,2%).

В феврале 2015 года бухгалтер сделал следующие записи в учете:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

– 20 000 руб. – отражена сумма отпускных, начисленных сверх резерва;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 (субсчет по видам взносов)

– 6040 руб. – начислена сумма обязательных взносов по отпускным.

В мае в отпуске побывали еще несколько сотрудников компании из состава администрации. На этот раз все отпускные (их общая сумма составила 45 000 руб.) бухгалтер начислил за счет резерва, созданного по состоянию на 31 марта 2015 года, а вместе с ними и страховые взносы:

ДЕБЕТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» (аналитический счет «Управленческий персонал») КРЕДИТ 70

– 45 000 руб. – начислены за счет резерва отпускные за май;

ДЕБЕТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» (аналитический счет «Управленческий персонал») КРЕДИТ 69

– 13 590 руб. (45 000 руб. × 30,2%.) – начислены за счет резерва обязательные страховые взносы с отпускных за май.

Точно так же в общем порядке следует учитывать и выплаты, начисленные за те дни отпуска, которые предоставлены авансом. Дело в том, что зарезервировать средства под еще не заработанные сотрудником отпускные нельзя. Значит, нужно применять пункт 21 ПБУ 8/2010.

Таким образом, на не заработанные работником отпускные делайте проводку по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Добавим, что есть еще один вариант. Поскольку отпускные в данном случае выплачиваются работнику авансом, можно отражать их как задолженность работника перед организацией. То есть по дебету счета 76. Однако такой подход противоречит пункту 21 ПБУ 8/2010. Поэтому мы советуем применять первый вариант.

Как уточнять сумму резерва

Допустим, резерв на оплату отпусков вы сформировали на 31 марта 2015 года. А вернее, определили на эту отчетную дату величину оценочного обязательства по предстоящим выплатам. Понятно, что в течение года сумма задолженности по будущим отпускным перед всеми работниками будет плавать.

С каждым месяцем количество заработанных дней отпусков растет, и в то же время кто-то из сотрудников их тратит. К тому же мог измениться размер заработной платы для тех или иных работников. Все это, безусловно, повлияет на сумму резерва.

Поэтому определять в бухгалтерском учете величину оценочного обязательства в виде резерва на оплату отпусков надо как минимум ежеквартально, на отчетную дату (то есть на 31 марта, на 30 июня и т. д). Это позволит выполнить требование пункта 15 ПБУ 8/2010. Там сказано, что величина оценочного обязательства должна соответствовать сумме, необходимой непосредственно для его исполнения (погашения) по состоянию на отчетную дату или перевода обязательства на третье лицо. Но при желании вы можете уточнять величину резерва и ежемесячно. Периодичность подобной проверки вы устанавливаете самостоятельно.

Пересмотреть сумму резерва возможно, даже если вы просто знаете, что произошло какое-то событие, которое повлияет на обязательства по выплате отпускных. Скажем, в текущем месяце в отпусках побывало работников меньше, чем планировалось, или в компании прошла волна увольнений. Такие выводы позволяет сделать пункт 23 ПБУ 8/2010.

В результате переоценки обязательств выяснилось, что остатка неиспользованного резерва не хватит для того, чтобы рассчитаться с персоналом по отпускным с учетом последних данных? Тогда недостающую сумму отчислите в резерв. Опять же для каждой категории работников, то есть по видам затрат, могут быть отдельные проводки.

Если же вдруг оценочное обязательство вы признали в избытке, то есть просто-напросто сумма неиспользованного резерва оказалась больше, чем нужно, тогда излишки отнесите к прочим доходам (п. 23, 22 ПБУ 8/2010). Проводка тут такая:

ДЕБЕТ 96 субсчет «Резерв на выплату отпускных» КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

– уменьшена величина оценочного обязательства.

Пример

Продолжим ситуацию с участием ООО «Каскад», рассмотренную в двух предыдущих примерах. На 30 июня 2015 года бухгалтер уточнил сумму оценочного обязательства, то есть величину резерва, с учетом последних данных. Алгоритм тот же, по которому был определен размер резерва по состоянию на 31 марта 2015 года.

Остатки неиспользованного резерва (по кредиту счета 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков») в разрезе аналитических счетов по категориям работников на 30 июня 2015 года такие:

– «Работники основного производства» – 469 997,65 руб.;

– «Работники, занятые в процессе обслуживания производств» – 154 823,22 руб.;

– «Управленческий персонал» – 98 477,03 руб.

По итогам расчетов величина резерва на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) по категориям работников получилась следующей:

– для сотрудников основного производства – 975 256,15 руб.;

– для работников, занятых в процессе обслуживания производства, – 305 135,40 руб.;

– для сотрудников управленческого состава – 310 300,50 руб.

Бухгалтер пополнил сумму резерва, сделав в бухгалтерском учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» (аналитический счет «Работники основного производства»)

– 505 258,50 руб. (975 256,15 – 469 997,65) – уточнена сумма резерва на оплату отпусков сотрудникам основного производства;

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» (аналитический счет «Работники, занятые в процессе обслуживания производств»)

– 150 312,18 руб. (305 135,40 – 154 823,22) – уточнена сумма резерва на оплату отпусков сотрудникам, занятым в процессе обслуживания производств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» (аналитический счет «Управленческий персонал»)

– 211 823,47 руб. (310 300,50 – 98 477,03) – уточнена сумма резерва на оплату отпусков с зарплаты управленческого персонала.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка