Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Собственные или унифицированные формы первичных документов?

24 июня 2015 4484 просмотра

Печатная версия
Электронный журнал

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»  (далее – Закон № 402-ФЗ) существенно изменил порядок оформления первичных учетных документов. И сейчас формы первичных учетных документов утверждает не Госкомстат или какой-то другой государственный орган, а руководитель каждого экономического субъекта по представлению специалиста, на которого возложено ведение бухгалтерского учета. Иными словами, разрабатывать формы (бланки) «первички» должны главбухи или иные бухгалтерские работники, а утверждать их – руководитель предприятия. Формы, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, больше не являются обязательными к применению.

В каждой организации должна была быть проделана работа по формированию собственных альбомов – по разработке и утверждению тех форм первичных учетных документов, которые будут составляться данной организацией. При их разработке следует учесть и мнение покупателей. Ведь их бухгалтерам предстоит работать с этими документами.

Как подчеркнули финансисты (информация Минфина России № ПЗ-10/2012), все необходимые формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, обязательно должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта. На практике это может быть сделано в виде отдельных организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений), в рамках учетной политики либо в виде самостоятельного внутреннего стандарта экономического субъекта, посвященного организации первичного учета и документирования фактов хозяйственной жизни.

Обязательные реквизиты «первички»

При разработке собственной «первички» нужно предусматривать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, к числу которых относятся:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все вышеперечисленные обязательные реквизиты должны содержаться в каждом первичном учетном документе. По своему составу и содержанию они тождественны тем обязательным реквизитам, которые предусматривались по старому закону в прошлые годы.

Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов в дополнение к обязательным. А потому включение дополнительных к обязательным реквизитов в первичный учетный документ осуществляется организацией только при необходимости – например, в связи:

  • с характером факта хозяйственной жизни, оформляемого данным документом;
  • с требованиями нормативных правовых актов;
  • с потребностями управления;
  • с технологией обработки учетной информации и т. д.

Учетная политика и дополнительные регламенты

Кроме того, следует грамотно сформулировать учетную политику и другие организационно-распорядительные документы. В частности, теперь нельзя просто сослаться на альбомы унифицированных документов, даже если организация решила ничего существенно не менять и просто продолжать использовать те же формы, которые применялись ранее в обязательном порядке, если они ее вполне устраивают. Необходимо включить в учетную политику (возможно, в качестве приложения) полный перечень всех первичных учетных документов, которые будут применяться в данной организации, и привести их образцы (бланки), а в идеале – еще и с указаниями (пояснениями) по их заполнению.

Также нужно определиться с кругом лиц, которым доверяется право подписывать первичные учетные документы. Следует разработать график документооборота с указанием, кто и при каких обстоятельствах должен составлять каждый вид документа, сколько экземпляров должно быть выписано, кому эти документы должны передаваться, как они должны обрабатываться и храниться в сельхозорганизации. Лучше всего, чтобы фрагмент графика документооборота прилагался к каждой должностной инструкции, чтобы каждый работник точно знал, с какими документами он должен работать и как ему это следует делать.

Руководитель экономического субъекта должен не просто утвердить формы первичной документации. Он также должен определить состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Впрочем, по мнению чиновников, для ведения бухгалтерского учета вполне могут использоваться не только формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные предприятием самостоятельно. Могут применяться и те формы, которые были приняты органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы. Например, формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, предусмотренные приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. № 64н.

Унифицированные формы первичных документов

Иногда все-таки нужно применять унифицированные формы первичных документов.

Как уточняют специалисты финансового ведомства, прекращение действия части 3 статьи 9 старого Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отнюдь не означает, что после 31 декабря 2012 года изменяется порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами. Напротив, этот порядок и сейчас продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами в соответствии и на основании законодательства Российской Федерации, в частности:

  • Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У;
  • Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П.

Из части 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ следует, что оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни.

При этом финансисты подчеркивают, что, принимая во внимание еще и часть 2 статьи 1 Закона № 402-ФЗ, следует сделать однозначный вывод о том, что к бухгалтерскому учету не должны приниматься документы, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Электронные документы

Частью 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ может составляться в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Порядок применения электронной подписи при совершении гражданско-правовых сделок и юридически значимых действий регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Предусмотрено два вида электронной подписи – простая и усиленная. Первая только удостоверяет лицо, подписавшее документ. Для того чтобы электронный документ признавался равнозначным бумажному, его нужно подписать усиленной электронной подписью.

Усиленная электронная подпись подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Первая из них должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа, определяет лицо, подписавшее документ, и позволяет обнаружить внесение в него изменений. Квалифицированная подпись имеет дополнительные признаки.

С введением электронных документов и электронного документооборота труд бухгалтера облегчается. Такие документы проще обрабатывать и вводить в бухгалтерскую программу. Одновременно у налоговиков появляются новые возможности для контроля деятельности предприятий.

Н. Шишкоедова,
налоговый консультант

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Зарплата 2 декабря 2016 18:00 НДФЛ с больничного листа в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка