Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Расчет по подотчетным суммам с работником

26 июня 2015 1027 просмотров

Общие правила

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано.

Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить (ст. 22 ТК РФ, Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:

  • сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
  • сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы.

Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО-2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения

Да, можно.

Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска

Да, можно.

Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, необязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск

Да, можно.

После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель.

Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней после того, как сотрудник представил отчет в бухгалтерию.

Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска.

Такой вывод позволяют сделать Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Бухучет

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Пример

Секретарь ООО «Альфа» Иванова Е. В. приобрела для организации канцтовары. На эти цели 30 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. (на эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки), где выделен НДС в сумме 320,34 руб., счет-фактура отсутствует). 31 марта руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. 3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 – 2000). Расчет по подотчетным суммам бухгалтер «Альфы» отразил так.

30 марта:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

31 марта:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 1779,66 руб. (2100 – 320,34) – получены канцтовары, купленные сотрудницей на подотчетные деньги;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– 320,34 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19

– 320,34 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации.

3 апреля:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 100 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных ей под отчет.

Налоги и взносы. Возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:

Деньги, выплаченные сотруднику в порядке возмещения перерасходованных подотчетных сумм, войдут в состав расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. Разумеется, для этого нужно подтвердить их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

На расчет единого налога при упрощенке с доходов и на расчет ЕНВД возмещение сотруднику перерасходованных подотчетных сумм не влияет, поскольку организации, применяющие эти спецрежимы, вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того, как организация компенсировала ему перерасход

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод учета применяет организация при расчете налога на прибыль.

Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то момент компенсации сотруднику перерасхода для признания затрат по приобретенным товарам (работам, услугам) не важен. Расходы признавайте в период их осуществления. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Если организация рассчитывает налог на прибыль кассовым методом, то расходы считаются понесенными только после их фактической оплаты. Оплатой товаров (работ, услуг) признается прекращение встречного обязательства приобретателем перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой товаров (работ, услуг). Каких-либо особенностей в случае приобретения товаров (работ, услуг) через сотрудника (представителя) организации статьей 273 Налогового кодекса РФ не установлено. Таким образом, при оплате товаров (работ, услуг) подотчетником происходит погашение задолженности перед продавцом.

Однако, как разъясняют сотрудники Минфина России, до возмещения подотчетнику перерасхода нельзя считать, что эти расходы оплачены именно организацией-приобретателем (п. 1 ст. 252 НК РФ). Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода. Следовательно, для признания расходов в налоговом учете необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога по упрощенке (доходы минус расходы) стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того, как организация компенсировала ему перерасход

Нет, нельзя. При расчете единого налога при упрощенке организация вправе признать расходы только после их фактической оплаты. Оплатой товаров (работ, услуг) признается прекращение встречного обязательства приобретателя перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой товаров (работ, услуг).

Об этом сказано в пункте 2статьи 346.17 Налогового кодекса РФ. Как разъясняют сотрудники Минфина России, до возмещения подотчетнику перерасхода нельзя считать, что эти расходы оплачены именно организацией-приобретателем (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода. Следовательно, при расчете единого налога при упрощенке для признания расходов нужно, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход.

Ситуация: какие налоги (взносы) нужно начислить (удержать), если организация возместит подотчетному лицу расходы при отсутствии оправдательных документов

На расчет налога на прибыль, единого налога при упрощенке и ЕНВД возмещение сотруднику подотчетных сумм при отсутствии оправдательных документов не влияет (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

С подотчетных сумм, возмещаемых сотруднику, удержите НДФЛ. Такие выплаты при отсутствии оправдательных документов расцениваются как его доход, то есть являются источником экономической выгоды (ст. 41, 209 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861). Эту позицию поддерживают и арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 2 мая 2006 г. № Ф09-2757/06-С2).

При решении вопроса о начислении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование нужно учитывать следующее.

С одной стороны, возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. По смыслу части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ такие выплаты не включаются в расчетную базу по взносам. Вместе с тем при проверке контролирующие ведомства могут расценить их как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А значит, подотчетные суммы организация должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В сложившейся ситуации организации следует самостоятельно принять решение по вопросу начисления страховых взносов на суммы компенсации расходов, не подтвержденных оправдательными документами.

Есть аргументы, позволяющие не удерживать НДФЛ с сумм, возмещаемых подотчетному лицу, при отсутствии оправдательных документов. Они заключаются в следующем.

Подотчетные суммы, израсходованные сотрудником на хозяйственные нужды организации, не остаются в его распоряжении. Следовательно, не признаются его доходом для целей главы 23 Налогового кодекса РФ и не облагаются НДФЛ. Такую точку зрения поддерживают некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 9 июня 2008 г. № 7332/08постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 мая 2009 г. № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009, ФАС Уральского округа от 20 февраля 2008 г. № Ф09-516/08-С2).

Как принять неизрасходованную часть суммы

Общие правила. Срок, в течение которого сотрудник должен вернуть неизрасходованные суммы, полученные под отчет, составляет три рабочих дня. С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Порядке ведения кассовых операций не прописан.

По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Поэтому в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами. К тому же это в интересах самой компании.

Ситуация: что делать, если служебные поездки работника следуют одна за другой

Бывает, что подотчетник, не успевая выйти на работу после одной командировки, сразу же уезжает в другую. Тут возникает два вопроса. Можно ли выдать деньги на вторую поездку, если сотрудник не успел рассчитаться по первому авансу? И может ли сотрудник отчитаться за первую командировку уже после того, как вернется из последующей поездки – то есть позже чем через три рабочих дня?

Ответим по порядку. Если заранее известно, что подотчетник не успеет между поездками выйти на работу, можете выдать ему деньги сразу на обе командировки. Кассовый порядок поступать так не запрещает. Главное, чтобы за сотрудником не числилось долга по предыдущим подотчетам. При этом оформите общий расходник. А работник, вернувшись из последней поездки, заполнит один авансовый отчет.

Переходим ко второму вопросу. Руководство вправе принять решение о том, что в день приезда из первой командировки и отъезда во вторую подотчетник на работу не выходит (п. 4 Положения о командировках, утвержденного постановлением от 13 октября 2008 г. № 749).

Тогда сотрудник сможет отчитаться уже после возвращения из второй поездки – после выхода на работу. И трехдневный срок он при этом не нарушит.

То же самое можно сказать и про ситуацию, когда подотчетник вернулся из одной командировки, например, в пятницу. А уехал в другую – в понедельник или выходные. Раз на работу он не выходил (опять же по приказу руководителя), то отчитаться за первую командировку не мог. Все сроки соблюдаются.

А если между командировками сотрудник все-таки отрабатывает хотя бы день? Тогда в этот же день ему надо успеть отчитаться по поездке, из которой он вернулся накануне. И при этом вернуть в кассу неиспользованный остаток денег.

Либо оформите возврат и тут же выдайте деньги в счет второй командировки.

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите так:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен в Инструкциии к Плану счетов (счет 71).

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек

Нет, не нужно. ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится.

Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек никаких оснований нет. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Налоги и взносы. На расчет налогов возврат сотрудниками неизрасходованных подотчетных сумм не повлияет. Это связано с тем, что подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят:

  • при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;
  • при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.

Такой вывов следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 1 декабря 2016 12:00 Режим коммерческой тайны

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка