Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Документальное оформление командировки

15 ноября 1365 просмотров
Чтобы документальное оформление командировки в 2017 году не вызывало нареканий, проверьте положение о командировках, а затем приказы о командировке, билеты, служебные записки и авансовый отчет.

Документальное оформление командировки в 2017 году

В 2017 году срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам. А иногда потребуются еще и служебная записка, путевые листы, квитанции, счета и чеки на бензин (п. 3, 7, 19, 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении уже два года не оформляют. Никто не может запретить компании оформлять командировочные документы в том же порядке, что и раньше. Но, по мнению Роструда, командировочное удостоверение больше не подтверждает срок служебной поездки. А значит, его уже нельзя считать документом, обосновывающим расходы по налогу на прибыль.

Рассмотрим подробно документальное оформление командировки.

Положение о командировках

Первым делом проверьте, чтобы утвержденное в компании положение о командировках соответствовало последней редакции постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Из положения о командировках надо исключить упоминание таких документов, как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Они не предусмотрены законодательством и не являются первичными учетными документами. А значит, составлять их бессмысленно. Конечно, если компания будет оформлять эти документы в 2017 году, ей за это ничего не будет. Но использовать их можно лишь для внутренних целей. Срок поездки теперь подтверждают только проездные документы. Если эти документы отсутствуют, то наличие командировочного удостоверения ситуацию не спасет. И налоговики наверняка исключат расходы командированного сотрудника из расчета налога на прибыль.

Конечно, можно сослаться на то, что налоговые расходы подтверждает не только первичка, составленная в соответствии с законодательством РФ, но и косвенные доказательства (ст. 252 НК РФ). В качестве одного из них может выступать как раз командировочное удостоверение. Но убедит ли такой аргумент проверяющих и судей, сказать сложно.

Если в Положении о командировках упоминается распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку, то можно заменить слово «распоряжение» на слово «решение». Именно такая формулировка в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Впрочем, в Трудовом кодексе РФ по-прежнему речь идет о распоряжении (ст. 166 ТК РФ). А по сути речь идет о приказе на командировку. Поэтому чиновники разрешают называть этот распорядительный документ как угодно – распоряжение, решение, приказ. Форму приказа о направлении в командировку стоит оформить в виде приложения к положению.

Также в положении о командировках стоит отдельно прописать порядок возмещения расходов на случай поездки работника на своей личной машине. В такой ситуации работник  должен приложить к авансовому отчету служебную записку. Именно по ней определяется срок, в течение которого сотрудник находился в месте командирования. К записке надо также приложить путевые листы, чеки на топливо и т. д.

Форму служебной записки можно, как и приказ, оформить в виде приложения к положению о командировках.

Приказ о командировке

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя. Раньше в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 фигурировало распоряжение. Но по сути ничего не поменялось. В решении, как и в распоряжении, фиксируется срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Этот документ тоже можно оформить в виде приказа.

Компании, которые привыкли использовать для составления приказа унифицированную форму № Т-9, могут продолжать заполнять ее. Но при желании этот бланк можно доработать: дополнить важными сведениями или, наоборот, убрать лишнюю информацию, поменять название и т. д.

К примеру, можно убрать такие данные, как коды ОКУД, ОКПО, табельный номер, сведения об источнике средств для командировки (если это всегда сама компания). Также можно удалить графу с основанием для приказа. Ведь раньше это было служебное задание, а теперь этот документ не составляется. 

Служебная записка по командировке

Работник, который был в командировке на личном транспорте, должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Нет необходимости перегружать записку лишними сведениями. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения – количество дней поездки, подпись работника. Также рекомендуется привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

При этом чиновники из Роструда указали, что правило о служебной записке распространяется лишь на случаи проезда к месту командировки на личном транспорте (письмо от 10 апреля 2015 г. № 831-6-1). А порядок проезда на служебном, попутном или арендованном транспорте законодательством не урегулирован. И поэтому его можно установить локальным нормативным актом.

Авансовый отчет по командировке

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения.

К нему сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, бланки строгой отчетности, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д. Служебную записку в случае поездки на автомобиле нужно приложить вместе с путевыми листами и чеками на ГСМ. Перечень конкретных бумаг сотрудник приводит в отчете. Если вы используете унифицированную форму № АО-1, то таблица для внесения таких сведений есть на обороте отчета.

Но, как и другую первичку, авансовый отчет можно упростить. К примеру, таблицей с бухгалтерскими записями можно пожертвовать – проводки бухгалтер и так сделает в учетной программе. Расписку тоже можно убрать из формы, ведь работники все равно не хранят у себя отрывную часть отчета. Таблицу с перечнем расходов тоже можно сократить – убрать из нее счета бухучета.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Зарплата 30 ноября 2016 09:00 8 важных дел бухгалтера на декабрь

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка