Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в кадровых вопросах

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Аренда транспортных средств: учтите особенности

10 июля 2015 386 просмотров

Что должен знать арендатор, заключая договор аренды транспорта

Компания может арендовать транспортное средство как с экипажем, как и без экипажа.

Договор аренды транспорта с экипажем предполагает, что арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование; услуги по управлению автомобилем и по его технической эксплуатации, включая текущий и капитальный ремонт. Также арендодатель несет расходы по страхованию транспортного средства (ст. 637 ГК РФ). Договор аренды с экипажем обязательно заключают в письменной форме (ст. 633 ГК РФ).

Членами экипажа должны быть работники арендодателя. Они могут подчиняться только тем распоряжениям арендатора, которые касаются коммерческой эксплуатации транспортного средства (ст. 635 ГК РФ). При этом арендатор несет расходы, связанные с такой эксплуатацией транспорта. Скажем, оплачивает горюче-смазочные материалы. Зарплату же членам экипажа по общему правилу платит арендодатель. Впрочем, в договоре можно прописать, что это обязанность арендатора. Ответственность за вред, причиненный транспортному средству или самим транспортным средством, несет арендодатель. Однако он может переложить вину на арендатора, если докажет, что вред был причинен по вине последнего.

Договор аренды транспорта без экипажа также обязательно заключать в письменной форме (ст. 643 ГК РФ). Все затраты по содержанию транспорта, арендованного без экипажа, несет арендатор. Именно он обязан оплачивать страхование транспортного средства, а также проводить его текущий и капитальный ремонт. Иное возможно лишь в том случае, если в договоре прямо прописано, что такие затраты несет арендодатель. Ответственность за вред, причиненный транспортом, арендованным без экипажа, или самому транспорту, несет арендатор (ст. 648 ГК РФ).

Аренда транспорта у другой компании

Арендуя у другой компании транспортное средство с экипажем, арендатор может исключить из налогооблагаемого дохода следующие расходы:

  • арендную плату, уплачиваемую в соответствии с договором (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
  • затраты на коммерческую эксплуатацию транспорта (ст. 254 и 264 НК РФ);
  • стоимость услуг по содержанию экипажа (ст. 255 НК РФ);
  • деньги, истраченные на страхование транспортного средства (ст. 263 НК РФ).

Если автомобиль или другой транспорт арендован без экипажа, арендатор в дополнение к перечисленным расходам вправе исключить из налогооблагаемой прибыли затраты:

К эксплуатации автомобиль может быть допущен только в том случае, если его водитель имеет полис ОСАГО. Если автомобиль арендуется у специализированной компании, в страховом полисе, как правило, написано, что к управлению машиной может быть допущено неограниченное число лиц. Тогда арендатору о страховке можно не заботиться.

Если же автомобиль арендован у индивидуального предпринимателя или у гражданина, не являющегося работником компании, в страховом полисе, как правило, указано, что автомобилем может управлять только его владелец. Значит, ему нужно обратиться в свою страховую компанию за тем, чтобы она внесла изменения в полис, указав в нем, что автомобиль могут водить и сотрудники арендатора.

Разумеется, такая услуга страховой компании не бесплатна. А деньги, истраченные арендодателем на изменения в страховом полисе, придется возместить арендатору. Указанный выше вид расходов арендатор также может исключить из налогооблагаемого дохода. Но лишь при том условии, что данная компенсация предусмотрена в договоре аренды. В этом случае расходы арендатора будут обоснованны и их можно будет исключить из налогооблагаемой прибыли на основании статей 252 и 263 Налогового кодекса РФ.

Значительная часть средств арендатора расходуется на покупку горюче-смазочных материалов – бензина, солярки, моторного масла и т. п. Для целей налогообложения ГСМ списывают на материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). При этом Налоговый кодекс РФ никак не ограничивает сумму, которую предприятие может потратить на ГСМ. Однако в Кодексе есть одно общее для всех расходов требование: они должны быть экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому арендатору все же стоит самостоятельно рассчитать и установить нормы расхода топлива и масел. А затем списывать их на расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, только в пределах таких норм.

Устанавливая нормы расхода ГСМ, следует исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, износа его двигателя, а также из статистических данных о расходе топлива и смазочных материалов. Впрочем, при необходимости компания может воспользоваться и отраслевыми нормами, которые установлены Методическими рекомендациями Минтранса России (приложение к распоряжению Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р).

Как правило, водители покупают бензин за наличные на автозаправочных станциях. И единственный документ, который они могут представить в бухгалтерию, чтобы подтвердить свои расходы, это кассовый чек. Никаких счетов-фактур на АЗС водителям, естественно, не дают. Поэтому у компании-арендатора нет оснований для того, чтобы принять к вычету НДС, уплаченный при покупке бензина за наличные.

Чтобы решить эту проблему, можно заключить договоры с теми АЗС, на которых обычно водители покупают бензин. А в таких договорах указать, что станция должна периодически выставлять предприятию счет-фактуру на стоимость бензина, купленного за определенное время, например за месяц.

Аренда транспорта у работника компании

На практике очень часто автомобиль, принадлежащий работнику, используется в интересах компании. Наиболее часто встречаются следующие способы возместить работнику затраты на использование его автомобиля в служебных целях:

  • заключить договор аренды (Гражданский кодекс РФ, как уже было отмечено выше, предусматривает два варианта договора аренды автотранспорта – с экипажем и без);
  • выплатить работнику денежную компенсацию.

Рассмотрим каждый из указанных способов подробно.

Аренда транспортных средств без экипажа. Рассмотрим, как выплаты по договору, заключенному с работником компании, арендатор должен учитывать при налогообложении.

Налог на прибыль. Арендная плата за автомобиль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме суммы арендной платы арендатор может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли и другие расходы по арендуемому автомобилю (те, что указаны в разделе 3.6.2 для данного вида договора).

Страховые взносы. При аренде автомобиля у физического лица страховые взносы на сумму арендной платы не начисляются, так как арендная плата не является объектом обложения этими взносами. Об этом четко сказано в пункте 3 статьи 7 Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

НДФЛ. Выплачивая сотруднику арендную плату, компания должна удерживать с нее НДФЛ по ставке 13 процентов. Организация-арендатор выступает в этом случае как налоговый агент (п. 2 ст. 226 НК РФ).

Пример

Менеджер по закупкам АО «Московская типография»С. Н. Кондратьев использует свой личный легковой автомобиль «Ниссан-Альмера» (государственный номер М 456 КР 197) при исполнении служебных обязанностей – Кондратьев привозит на автомобиле со склада в здание типографии часть расходных материалов. АО «Московская типография» заключило с Кондратьевым договор аренды автомобиля без экипажа. Согласно договору, ежемесячная сумма арендной платы составляет 10 000 руб. По договоренности с работником эта сумма включает сумму ежемесячного износа автомобиля (4000 руб.) и ежемесячных расходов на бензин (6000 руб.).

Ежемесячно выплачивая Кондратьеву сумму аренды, бухгалтерия делает в учете такие проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 76

– 10 000 руб. – начислена сумма арендной платы;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 1300 руб. (10 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с суммы аренды;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50

– 8700 руб. (10 000 – 1300) – выплачена сумма аренды через кассу (за минусом удержанного налога).

Аренда автомобиля с экипажем. Теперь рассмотрим, как учитывать выплаты по такому договору.

Налог на прибыль. При данном варианте заключения договора арендная плата складывается из двух частей: платы за использование машины и стоимости услуг экипажа. Всю эту сумму компания-арендатор может учесть при расчете налога на прибыль. А вот расходы на ремонт и техобслуживание учесть при налогообложении прибыли уже не получится. Дело в том, что если между работником и компанией заключен договор аренды с экипажем, то автомобиль содержит его владелец, то есть работник. Он же управляет автомобилем, оплачивает текущий и капитальный ремонт, запчасти (ст. 634 ГК РФ). Но зато компания сможет уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, оплату топлива) (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ).

Страховые взносы. Как было уже указано выше, арендная плата в данном случае складывается из двух частей: непосредственно арендной платы за автомобиль и оплаты услуг экипажа.

На сумму арендной платы страховые взносы не начисляются, так как арендная плата не является объектом обложения этими взносами. Так сказано в пункте 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. А вот на стоимость услуг по управлению и технической эксплуатации страховые взносы начисляются. Эта выплата облагается взносами как выплата по гражданско-правовому договору на оказание услуг (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Однако с нее не нужно начислять взносы в ФСС России (подп. 2 п. 3 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ. С суммы арендной платы, включая вознаграждение за услуги по управлению автотранспортом, компания должна удержать у сотрудника НДФЛ в общеустановленном порядке.

Пример

Вернемся к предыдущему примеру, но несколько изменим его условия. Предположим, что ООО «Московская типография» заключило с Кондратьевым договор аренды автомобиля с экипажем. Согласно договору, ежемесячная сумма арендной платы составляет 10 000 руб. По договоренности с работником эта сумма включает непосредственно сумму арендной платы (4000 руб.) и оплату услуг экипажа (6000 руб.)

Ежемесячно выплачивая Кондратьеву сумму аренды, бухгалтерия делает в учете такие проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 76

– 10 000 руб. – начислена сумма арендной платы;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по страховым взносам»

– 1626 руб. (6000 руб. × 27,1%) – начислены страховые взносы с оплаты услуг экипажа (за вычетом взносов в ФСС России);

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 1300 руб. (10 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с суммы аренды;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50

– 8700 руб. (10 000 – 1300) – выплачена сумма аренды через кассу (за минусом удержанного налога).

Александр Елин,

директор компании "АКАДЕМИЯ АУДИТА

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка