Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Семь бухгалтерских желаний, которые сбылись в 2016 году

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Выплата работнику компенсации за использование его автомобиля в служебных целях

3 июля 2015 163 просмотра

Выплата компенсации

Если работник использует личный автомобиль в служебных целях, работодатель должен компенсировать ему соответствующие расходы, например, выплачивая денежную компенсацию. Возможность выплаты работнику компенсации за использоваение его автомобиля предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Сумму компенсации компания определяет по договоренности с работником в зависимости от марки транспортного средства и от того, насколько интенсивно используется автомобиль. Такая договоренность может быть зафиксирована как в трудовом договоре с работником, так и в отдельном соглашении с ним. При этом работник должен представить в компанию копию паспорта технического средства на автомобиль. Если же сотрудник управляет машиной по доверенности, то помимо паспорта понадобится еще и копия доверенности (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Как правило, выплату соответствующей компенсации оформляют приказом руководителя компании. Типового бланка для такого приказа нет. Поэтому его можно подготовить в произвольной форме. Обычно в приказе указывают фамилию, имя и отчество сотрудника, которому назначается компенсация, его должность и ежемесячную сумму выплат. 

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Это прямо предусмотрено в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако для целей налогообложения прибыли эти расходы учитываются только в пределах норм, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (в зависимости от объема двигателя автомобиля).

Налоговый учет компенсации

Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля признаются для целей налогообложения прибыли на дату ее фактической выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При этом сотрудники финансового ведомства считают, что в сумму компенсации, которую компания выплачивает работнику, уже заложены износ автомобиля, расходы на ГСМ, а также техническое обслуживание и ремонт машины. Поэтому все перечисленные затраты на автомобиль дополнительно списать при расчете налога на прибыль в случае выплаты компенсации не получится (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Такой подход нельзя признать справедливым. Ведь в статье 188 Трудового кодекса РФ сказано, что, выплачивая компенсацию, компания возмещает работнику лишь износ автомобиля. Следовательно, эксплуатационные расходы компания может компенсировать работнику дополнительно. Однако такую позицию, скорее всего, придется отстаивать в суде. Судя по отсутствию арбитражной практики по этому вопросу, компании предпочитают не спорить и учитывают сумму компенсации при налогообложении согласно требованиям чиновников.

Коротко расскажем о том, как сумма компенсации облагается НДФЛ и страховыми взносами.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплатить сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля работника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.

При этом компания должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления им расходов. В частности, нужно иметь документы:

  • подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));
  • обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);
  • авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326, от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6–47, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Со страховыми взносами ситуация похожая. Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:

  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В их пределах компенсация за использование личного автомобиля сотрудника страховыми взносами не облагается (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Однако нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль. Поэтому в целях расчета взносов нужно применять нормы, установленные в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора.

В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели).

Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550–19, пункте 3 письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538–19.

На практике также часто возникает вопрос: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника? Да, можно. За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.

В отношении легковых автомобилей компенсация за их использование в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм. Они установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены. Однако это не значит, что их нельзя учесть.

Дело в том, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме. То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ). Основание – подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Такой вывод следует из письма Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.

Но справедливости ради следует отметить, что ранее в отношении компенсации за использование микроавтобуса специалисты Минфина России указывали на то, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет включить в расходы только компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника (письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293). При этом в упомянутом письме ничего не сказано о возможности учесть в расходах компенсацию за использование микроавтобуса на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако в связи с выходом более поздних разъяснений финансового ведомства, позволяющих учесть в расходах компенсацию за использование видов транспорта, отличных от легкового (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150), при отнесении к расходам компенсации за использование микроавтобуса организация может руководствоваться именно ими. Однако претензии проверяющих, к сожалению, не исключены.

Здесь можно посоветовать следующее. При использовании личного автомобиля сотрудника организация также вправе заключить с ним договор аренды транспортного средства.

В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемую прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).

Пример

В феврале 2015 года сотруднику АО «Московская типография»С. Н. Кондратьеву была начислена и выплачена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Сумма компенсации составляет 10 000 руб. в месяц. Размер компенсации установлен с учетом затрат сотрудника на содержание машины, приобретение бензина и т. п. (приказ о назначении компенсации). Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.

Московская типография платит налог на прибыль ежемесячно, применяя при этом метод начисления. Норма компенсации для автомобилей с объемом двигателя больше 2000 куб. см составляет 1500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).

В пределах этой суммы компенсация уменьшит налогооблагаемую прибыль компании. Сверхнормативная сумма компенсации в размере 8500 руб. (10 000 – 1500) не повлияет на расчет налога на прибыль. А вот в бухучете можно учесть в расходах всю сумму начисленной компенсации. Как следствие, в учете возникнет постоянное налоговое обязательство.

Александр Елин,

директор компании "АКАДЕМИЯ АУДИТА"

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка