Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Какие документы, подтверждающие пособия, "смущают" ФСС

23 июля 2015 5225 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Как только у компаний начинают расти расходы на пособия, у фонда сразу повышается требовательность. Мы собрали целую коллекцию бухгалтерских историй о самых неожиданных просьбах ФСС и подготовили советы о том, как на них отвечать.

История о запланированном больничном

Приняли на работу нового сотрудника, а через неделю он лег в больницу. У него была запланирована операция. Выплатили ему пособие и обратились за возмещением. Фонд отказал. По их мнению, мы заранее знали об операции и устроили сотрудника, чтобы возместить деньги из фонда.

Требования фонда незаконны, и есть аргументы, которые помогут компании защитить расходы.

Работодатель обязан выплачивать пособия всем сотрудникам, которые заболели и принесли больничный. Не важно, новичок он или работает давно. Доказать, что компания заранее знала об операции, у фонда вряд ли получится. И даже если знала, это не повод для отказа в приеме на работу (ст. 64 ТК РФ). Специалистам фонда стоит обосновать, что сотрудник действительно был нужен компании. Должность в штатном расписании не рисовали. Кроме того, сотрудник не сразу попал в больницу, а фактически работал в компании. Пусть и всего неделю. Если аргументы не сработают, защититься получится в суде (решение Арбитражного суда Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 07.03.14 № А56-65033/2013).

История о липовой подписи

Мы обратились за возмещением пособия, представили в ФСС копии листков нетрудоспособности. Ревизоры их проверили, подтвердили, что поликлиника действительно выдавала больничный. Но оказалось, что в бюллетене стоит подпись неопознанного врача. Фамилия правильная, а подпись никто из врачей не признал. Теперь не знаем, как доказать свою правоту.

Фонд не вправе визуально проверять подписи в больничном и только на основании этого отказывать в возмещении пособия. Ведь в порядке выдачи больничных не сказано, что врач должен расписываться под копирку, как в паспорте. Кроме того, доктор мог поменять подпись. Но возможны ситуации, когда больничный действительно подписал неизвестно кто. Например, в бюллетене фамилия врача, который не работает в больнице. В таком случае речь может идти о подделке. А значит, безопаснее проверить больничные, если у компании есть сомнения в их подлинности.

История о чужих ошибках

Подали документы на возмещение декретных. В фонде заявили, что возмещать ничего не будут. Мол, с документами все в порядке, но бывший работодатель не сдал отчетность в фонды за сотрудницу.

Фонд вправе отказать в возмещении по двум причинам: документы, подтверждающие пособия, с ошибками или неправомерное начисление пособий (п. 4 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 26.12.06 № 255-ФЗ). У организации нет обязанности проверять, сдал ли предыдущий работодатель отчетность. И отвечать за его действия компания не должна. Поэтому отказ в возмещении можно обжаловать в вышестоящее отделение ФСС или в суд.

История о больничных из санатория

Сотрудник поехал отдыхать в санаторий. Взял отпуск. А вернулся на работу с больничным. Мы, конечно, перенесли отпуск, назначили пособие за этот период и подали бумаги на возмещение из ФСС. Но фонд предупредил, что может отказать в возмещении, так как санатории фиктивно выдают листки.

Многие санатории действительно выдают больничные фиктивно. Они зазывают к себе клиентов, приглашая отдохнуть, подлечиться и получить бюллетень на время пребывания. Сотрудникам это выгодно — во время болезни они экономят дни отпуска. Но если работник не нуждался в освобождении от работы, фонд может определить это на проверке санатория, изучив записи врачей об отдыхающем. Тогда листок признают необоснованно выданным. Расходы снимут с санатория, а не с компании. Но если санаторий оформил пребывание как лечение и все документы, подтверждающие пособия, в порядке, то нет поводов для беспокойства. Это нам подтвердили в ФСС.

Правда, есть другая опасность. Если сотрудники много болеют, число дней нетрудоспособности превысит среднее по региону. Тогда фонд запросит пояснения. И если листки окажутся выданными необоснованно, фонд заподозрит компанию в сговоре с работниками в получении незаконных выплат и подключит полицию для расследования. Поэтому безопаснее попросить свой филиал проверить листки из санатория. Запрос исключит подозрения фонда к самой компании.

История о горе документов

Отправили 4-ФСС за девять месяцев. На следующий день нам позвонили из фонда и сказали, что теперь мы вместе с отчетом должны представлять копии документов на пособия. Независимо от того, возмещаем расходы или нет. У нас около тысячи сотрудников. Чтобы выполнить требование, надо копировать горы документов.

Дополнительные документы прикладывать к форме-4 ФСС компания не обязана. Подавать бумаги надо, только если ревизоры проверяют обоснованность возмещения средств (ч. 4 ст. 4.6 закона № 255-ФЗ). Поэтому требование специалистов незаконно. Телефонный запрос можно проигнорировать, но если фонд пришлет письмо, то безопаснее ответить. Можно написать, что законодательство не предусматривает представление копий документов с каждым расчетом 4-ФСС.

История о позднем декрете

Наша сотрудница ушла в декрет, когда уже была на восьмом месяце. А до этого ходила до последнего на работу. Подали документы на возмещение, но фонд отказал. Утверждают, что брать больничный можно только на 30-й неделе.

Сотрудница вправе отказаться от больничного и обратиться за ним позже (абз. 3 п. 46 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 № 624н). Тогда врач выдает листок на 140 дней, но именно с той даты, когда наступили 30 недель. И если сотрудница предъявит листок, работодатель должен его оплатить. А фонд не вправе отказать в возмещении. Если это произойдет, то отказ можно обжаловать в суде (определение ВАС РФ от 12.05.14 № ВАС-4398/14).

История о незаверенных справках

У нас проверка ФСС. Фонд забраковал все справки о заработке для расчета пособий. Мы делали так: сотрудник приносит оригинал, мы снимаем копию и сами ее заверяем, что она верна. Но фонд требует, чтобы справки заверяли компания, которая их выдала, или нотариус. Конечно, мы сразу отправили сотрудников заверить копии на прежних работах. Но некоторые уже закрылись, и связи с ними нет. Фонд снял часть пособий.

Подтвердить расходы на пособие компания может подлинником справки о заработке или ее копией, заверенной в установленном порядке. Как именно заверять справки, в законе № 255-ФЗ не сказано. В судебной практике заверенной считается нотариальная копия или копия, удостоверенная подписью сотрудника и печатью компании, которая выдала документ (определение ВАС РФ от 15.07.09 № 8369/09). Поэтому ФСС требует именно такие документы.

Но так как из закона это не следует, можно составить приказ директора о том, что справки заверяет работник кадровой службы или главбух компании. Не исключено, что это переубедит проверяющих и они откажутся от претензий. Кроме того, сведения о доходах можно получить в ПФР. Для этого надо направить запрос о сумме заработка. А в будущем стоит брать у сотрудников только копию справки, заверенную прежним работодателем.

История о пособиях совместителей

У нас холдинг. Работников принимаем сразу в несколько компаний. В одну — на основное место и еще в пару-тройку по совместительству. У некоторых совместителей зарплата даже выше, чем на основной работе. Из-за таких расхождений фонды отказывают в возмещении пособий.

Фонды отказывают в возмещении пособий совместителям по двум причинам. Первая — слишком высокая зарплата. Платить совместителям надо с учетом отработанного времени (ст. 285 ТК РФ). Вторая причина — слишком большое количество должностей. Но не фонду решать, с каким объемом работы может справляться сотрудник. Поэтому от таких претензий получается отбиться в суде (постановление Президиума ВАС РФ от 19.07.11 № 282/11).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка