Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Командировочные документы: очередные изменения

26 августа 2015 4297 просмотров

Сокращение количества документов для подтверждения командировочных расходов предусмотрено «дорожной картой» по совершенствованию налогового администрирования (утв. распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р). В этом году перечень подтверждающих командировки документов меняется второй раз.

Новый перечень необходимых документов

Командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Какие нужны командировочные документы, сказано в положении о командировках (утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). А теперь рассмотрим, как от периода к периоду менялись требования к подтверждению командировочных расходов. Это важно для корректного исчисления налога на прибыль.

Порядок оформления командировок был значительно упрощен с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Чиновники отменили командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполнении задания.

С 8 августа 2015 года вступили в силу очередные изменения, введенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Перечень обязательных документов сократился. Как и раньше, необходимо составлять письменный приказ или распоряжение руководства о направлении сотрудника в командировку.

Не забудьте про служебную записку, если сотрудник отправился в командировку на транспорте (служебном, личном, арендованном или по доверенности от иных лиц). К записке надо приложить командировочные документы, подтверждающие факт использования транспорта в поездке. Такими документами могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут. Служебная записка помимо сведений о командированном лице, должна содержать данные о фактическом сроке пребывания в месте командирования.

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

Документы

До 8 января 2015 года

С 8 января до 8 августа 2015 года

С 8 августа 2015 года

Приказ

+

+

+

(только письменная форма)

Служебное задание

+

-

-

Командировочное удостоверение

+

-

-

Регистрация в журнале учета работников, выбывших в служебные командировки из организации

+

+

-

Отчет о выполнении служебного задания

+

-

-

Авансовый отчет

+

+

+

Служебная записка

(в перечне документов не упоминалась)

+ (командировка на личном транспорте)  

+ (командировка на личном, арендованном транспорте, по доверенности и пр.)

С 8 января 2015 года фактический срок командировки определяют не на основании командировочного удостоверения, а на основании проездных документов, представленных работником.

Если же сотрудник отправился в командировку на личном транспорте, то подтвердить срок нахождения в командировке предписано служебной запиской. В ней же указывается период нахождения в командировке. Представляется служебная записка вместе с иными оправдательными документами (путевые листы, кассовые чеки, квитанции). Форма служебной записки произвольная, организация вправе разработать ее самостоятельно, а также утвердить в учетной политике обязательную к применению форму служебки.

Важно

Cлужебная записки обязательна только для командировки сотрудника на служебном, личном или находящемся в собственности третьих лиц транспорте (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Также она составляется при утере документов, подтверждающих проезд и проживание.

С 8 августа ситуацию скорректировали -  теперь служебная записка обязательна при направлении сотрудника в командировку на любом легковом, грузовом или спецтранспорте - личном, служебном или арендованном (у родственников или иных лиц), которым сотрудник управляет по доверенности.

К служебной записке прилагаются документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, которые подтверждают маршрут следования транспортного средства (распечатки тахографа, сведения из системы ГЛОНАСС, регистрирующие историю маршрута).

Производственная необходимость использования автомобиля в служебных целях определяется руководителем организации. К примеру, работник рискует опоздать на встречу, возможны сбои в движении общественного транспорта; добраться в аэропорт иначе чем на такси ко времени отправления самолета невозможно, поскольку не ходит общественный транспорт или затянулись переговоры и пр. (решение Арбитражного суда Рязанской области от 13 января 2014 г. № А54-2673/2013). Именно работодателю предоставлен выбор транспорта, на котором будет добираться работник в командировку (постановление ФАС Поволжского округа от 23 июня 2014 г. № А65-8051/2012).

Работник потерял проездные документы

До 8 августа в положении о командировках ничего не было сказано про ситуацию, когда сотрудник потерял билеты. Если в командировку сотрудник направлялся на поезде или самолете, Минфин рекомендовал запрашивать копии документов (например, письмо Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18). К тому же, Налоговый кодекс допускает возможность подтвердить расходы косвенно (ст. 252 НК РФ).

С 8 августа в Положение о командировках ввели прямые нормы об отсутствии проездных документов. Фактический срок нахождения в командировке в такой ситуации определяется по документам о найме жилого помещения (документа, подтверждающего заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования).

Если и этих документов нет, то составляется служебная записка, в которой должна быть отметка принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Служебка составляется в произвольной форме или утверждается организацией самостоятельно.

Служебная записка не вполне решает проблему утраты документов, когда, к примеру, дорога к месту командировки занимает несколько суток. Работник выезжает 18 числа, прибывает к месту командировки 20 и в этот же день селится в гостиницу. Образуется разрыв между суммой начисленных суточных и подтвержденными днями пребывания в командировке. Пока не ясно, как в таком случае заполнить табель, рассчитать заработную плату за дни нахождения в пути. Напомним, перечень подтверждающих документов с 8 августа закрыт, и дубликаты документов в нем не упоминаются.

Наталья Горбова,
эксперт Контур.Школы, учебного центра компании СКБ Контур

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка