Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как отразить в учете недостачи и излишки

5 декабря 2011 217 просмотров

Учет недостач и излишков осуществляется в установленном порядке. Если ваша компания на «упрощенке» Выводы и рекомендации, которые приведены в данной статье, пригодятся и «упрощенщикам».

Вы знаете, что проводить инвентаризацию нужно минимум раз в год, перед тем как составлять годовую бухгалтерскую отчетность. Хорошо, если фактически ценностей столько же, сколько числится в учете. Однако чаще всего обнаруживают недостачи либо излишки или и то и другое сразу.

Обнаружили недостачу

Если в учете числится больше ценностей, чем есть в наличии, речь идет о недостаче. Выявленную недостачу оформляют в акте инвентаризации и сличительной ведомости. Кстати, все типовые бумаги вместе с указаниями по их применению утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Недостача бывает трех видов: в пределах норм естественной убыли, свыше установленных норм по чьей-либо вине, в результате форс-мажорных обстоятельств — пожара, наводнения и др. О том, как отразится недостача на расчете НДС, читайте комментарий ниже.

Мнение
— Расчет НДС зависит от вида недостачи. Если она в пределах норм естественной убыли, то ранее принятый к вычету налог не восстанавливают. Когда же недостача возникла по иным причинам (например, виновные действия работника, пожар и пр.), чиновники рекомендуют восстановить НДС. Ведь такое имущество так и не использовали для операций, облагаемых НДС. Восстановить налог нужно в том квартале, когда недостающее имущество списывают по результатам инвентаризации. Восстановленные суммы налога учитывают в составе прочих расходов.
Марина ЕМЕЛЬЯНЦЕВА, юрист юридической компании «Налоговик»

Вообще-то восстанавливать НДС нужно лишь в случаях, прямо прописанных в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Но ситуация с недостачей имущества в данной норме прямо не упомянута. Значит, и дополнительно уплачивать НДС в бюджет не нужно. Именно так традиционно рассуждают судьи. Считаю, что затевать тяжбу имеет смысл, лишь если цена вопроса велика.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Учет недостач и излишков. Недостачу в пределах нормативов списывайте в бухучете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 44 …) КРЕДИТ 94
— списана стоимость недостающих товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли.

Обратите внимание: нормы естественной убыли утверждают различные министерства. В частности, Минсельхоз России. Можно применять и нормы, разработанные еще в советское время. А вот использовать лимиты, разработанные самостоятельно, компания не вправе. Типовой формы приказа о списании недостачи в пределах норм естественной убыли нет (см. образец ниже).

Недостача возникла по чьей-либо вине, и виновник возмещает ущерб

Как правило, недостачу сверх норм естественной убыли относят на материально ответственного сотрудника. Возможно, имущество похитили. В любом случае проводят служебное расследование.

Если же виновник неизвестен либо отказывается возмещать ущерб, придется подать заявление в отделение полиции по месту хищения. Кроме того, можно подать иск в суд на работника или стороннего человека.

Руководитель компании может принять решение не взыскивать ущерб. Но тогда списать недостачу в расходы (если известен виновник) нельзя. На эти цели потратьте чистую прибыль.

В бухучете все зависит от того, кто является виновником недостачи и сколько с него в итоге собираются взыскать. Первый вариант: виновный работник возмещает только балансовую стоимость имущества, по которой ТМЦ числятся в учете. Взыскать ущерб можно несколькими способами. Например, удержать деньги из зарплаты. Проводки здесь будут такие:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
— отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;

ДЕБЕТ 50 (51, 70) КРЕДИТ 73
— погашена задолженность по недостаче сотрудником.

Второй вариант: с работника взыскивают рыночную стоимость товаров или материалов. Дополнительно сделайте проводку:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
— отражен прочий доход в виде превышения рыночной стоимости имущества над балансовой.

Третий вариант: недостачу возмещает сторонний человек либо компания. Тогда сумму возмещения отнесите в дебет отдельного субсчета к счету 76 и списывайте с кредита данного счета.

В налоговом учете вся сумма возмещенного ущерба считается внереализационным доходом. Саму же сумму недостачи отнесите на внереализационные расходы (см., например, письмо Минфина России от 14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648).

Недостача по причине форс-мажорных обстоятельств

Если имущество пропало в результате пожара или иных форс-мажорных обстоятельств, недостачу учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. Сделайте такую проводку:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
— списан убыток от недостачи в результате форс-мажора.

Схожее правило действует и в налоговом учете. Расходы считаются внереализационными и учитываются целиком и сразу (подп. 6 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Недостача возникла по чьей-либо вине, и виновник не найден

Если не удастся выяснить, по чьей вине пропало имущество, важно получить заверенную копию постановления следователя или дознавателя о том, что уголовное дело приостановлено по данному основанию (подп. 1 п. 1 ст. 208 Уголовно-процессуального кодекса РФ). Только обзаведясь таким документом, расходы можно списать в налоговом учете.

А если виновника нашли, но впоследствии он скрылся? Тогда списывать расходы в целях налогообложения нужно за счет чистой прибыли. Именно так считают в Минфине России (см. письмо от 8 июня 2009 г. № 03-03-05/103).

А вот в бухучете расходы считаются прочими не только если виновника недостачи не установили, но и когда суд отказал во взыскании ущерба.

Недостача имущества, которое учтено за балансом

Часто приходится иметь дело с недостачами «малоценки», которая числится за балансом. Например, это имущество, расходы на которое списали сразу же после покупки (недорогая мебель и пр.).

Если выявлена недостача подобного имущества, то дальнейшие действия бухгалтера зависят от ее причины. Так, при недостаче в пределах норм естественной убыли или из-за разного рода форс-мажора дополнительно никаких проводок, кроме как записи по кредиту забалансового счета, делать не надо.

Также ничего не потребуется делать, если виновники недостачи не установлены. Ведь нет оснований отражать ни расходы (имущество уже было ранее учтено в затратах), ни доходы (поступлений в счет возмещения ущерба не ожидается). Такой вывод следует из Инструкции к Плану счетов.

Когда же известен виновник недостачи, взысканный ущерб отнесите на прочие доходы в бухучете. В налоговом учете расходы на «малоценку» также уже были учтены. Так что дополнительно показывать ущерб от недостачи не нужно. Отразите лишь внереализационный доход в виде взысканных с виновника сумм.

Выявили излишки

Учет недостач и излишков. Теперь рассмотрим ситуацию, когда при инвентаризации выявили излишки. Здесь прежде всего надо обязательно провести служебное расследование причин, из-за которых возникло расхождение. Так как фактически ничего не пропало, наказать рублем сотрудника, допустившего излишки, не удастся. Однако зачастую излишки можно считать признаком подготовки к воровству. В связи с этим имеет смысл хотя бы привлечь человека к дисциплинарной ответственности, объявив ему замечание или выговор.

В бухучете выявленные излишки отражайте как прочие доходы. Имущество учитывайте по рыночной цене, то есть по стоимости, которую можно получить при продаже этих ценностей. Причем сведения о текущих ценах нужно подтвердить документально или проведя экспертизу. Проводка здесь будет такая:

ДЕБЕТ 01 (10, 40 …) КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
— отражена стоимость излишков.

На счетах бухучета излишки отражайте на дату, когда составляете годовую бухгалтерскую отчетность. В налоговом учете излишки отражайте в составе внереализационных доходов. За основу берите опять-таки рыночную цену имущества.

Если в дальнейшем излишки будут использованы, учитывайте их в составе материальных расходов. Возьмите сумму, которая ранее была отнесена в доходы. При продаже излишков на сторону так же можно списать в расходы рыночную стоимость имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 Налогового кодекса РФ).

В бухучете ограничений по стоимости МПЗ, которую можно учесть при расчете балансовой прибыли, также не существует. Их рыночная цена полностью включается в расходы.

Выявили как недостачу, так и излишки

В общем случае недостачи и излишки надо показывать отдельно. И лишь при определенных обстоятельствах их можно зачесть в бухучете. А именно если речь идет о пересортице. То есть когда одновременно выполняются условия, предусмотренные пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации. В частности, расхождения у одного сотрудника за один и тот же проверяемый период. Решение о таком зачете принимает руководитель компании. Если недостач окажется больше, чем излишков, разницу относите на виновника.

А вот в налоговом учете с пересортицей лучше не связываться. Инспекторы обычно считают так: всю стоимость излишков нужно отразить в доходах. Недостачу же можно учесть в расходах только в пределах норм естественной убыли. В Налоговом кодексе РФ не предусмотрена возможность зачета излишков и недостач.

Важно
1. Недостачу в пределах норм естественной убыли можно списать как текущие расходы, но только если такие нормы официально утверждены.
2. Если имущество учтено за балансом, расходы в виде его недостачи отражать не нужно.
3. Рыночную стоимость излишков учитывают в доходах. При отпуске в производство или продаже данную сумму списывают в составе расходов.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка