Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как подтвердить и списать расходы на проездные билеты

17 октября 2011 69 просмотров

Как списать затраты на покупку билетов в налоговом учете

Отправляя своих сотрудников в командировку, компания оплачивает билеты. Учесть расходы на билеты, конечно, можно, ведь они напрямую связаны с деятельностью организации. Стоимость билетов относится к командировочным расходам. А их, в свою очередь, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Сделать это нужно в том периоде, когда ваш работник предъявил заполненный авансовый отчет (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Такие расходы не нормируются и признать их в налоговом учете можно целиком.

Как подтвердить расходы по электронным билетам

Покупка электронных билетов через интернет становится все более распространенной. Естественно, оплачивая билеты таким образом, на кассовый чек рассчитывать не стоит. Однако подтвердить расходы на билетывсе равно нужно. Здесь пригодятся распечатка маршрута/квитанции электронного билета и посадочный талон. С точки зрения чиновников, таких документов будет вполне достаточно (письмо Минфина России от 15 августа 2011 г. № 03-03-07/28).

А если работник посадочный талон потерял? Чиновники считают, что достаточно будет и косвенных доказательств. А именно в наличии должны быть командировочное удостоверение, чеки на проживание в гостинице и другие оправдательные документы, способные подтвердить тот факт, что ваш сотрудник находился в командировке. Не лишним будет приложить и распечатку электронного билета. Ведь по нему можно идентифицировать данные пассажира, маршрут поездки и ее стоимость. Так рекомендует поступать Минфин России в письме от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384.

Как принять к вычету НДС по проездным билетам

По общему правилу принять к вычету НДС компания вправе на основании счетов-фактур (п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ). Но в случае с билетами счета-фактуры не нужны. Достаточно самого проездного документа, который является бланком строгой отчетности (приказы Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102).

Все просто, если компания заранее оплатила билет по безналичному расчету и вдобавок получила счет-фактуру. На практике же сотрудники зачастую покупают билеты сами, в кассах за наличный расчет. Соответственно, перевозчик может и не выделить в самом билете или чеке НДС. А регистрировать в книге покупок бланки строгой отчетности, в которых сумма налога не выделена отдельной строкой, нельзя. Об этом сказано в Правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Согласны с такой позицией и чиновники (письмо Минфина России от 23 декабря 2009 г. № 03-07-11/323).

Если вы приобрели билет через агентство, то возможно, что оно выставит вам счет-фактуру и выделит НДС и по своим услугам, и по стоимости билета. Стоимость услуг такого агентства можно отнести на расходы в тот момент, когда вы получите билеты. Так как услуги посредника оказаны полностью.

В этот же момент можно принять к вычету и НДС по этим услугам. А вот на НДС со стоимости билета это не распространяется. Если налог не выделен отдельной строкой в билете, к вычету его принять опять же нельзя. По той причине, что агент не может выставлять счета-фактуры от имени перевозчика. А следовательно, и выделять за него НДС в документах. Это уточнил Минфин России в своем письме от 12 октября 2010 г. № 03-07-09/45.

Обратите внимание: принять к вычету НДС со стоимости билета (если налог там выделен) можно только в том налоговом периоде, в котором сотрудник отчитается перед бухгалтерией об истраченных в командировке суммах. Такие разъяснения дает Минфин России в письме от 20 мая 2008 г. № 03-07-11/197. Чиновники ссылаются на пункт 10 Правил, утвержденных постановлением № 914н. Там действительно сказано, что билеты надо регистрировать в книге покупок после того, как работник включит их в авансовый отчет.

Все эти правила касаются билетов, которые сотрудник использовал при командировках внутри России. С заграничными служебными поездками ситуация иная. Когда и пункт отправления, и пункт назначения находятся за пределами России, НДС не начисляют (подп. 4.1 п. 1 и подп. 5 п. 1.1 ст. 148 Налогового кодекса РФ).

Чаще всего, конечно, сотрудник отправляется в командировку за рубеж из России и обратно. В этом случае применяют нулевую ставку НДС (подп. 4 п. 1 ст. 164 Налогового кодекса РФ).

Как отразить передачу билета сотруднику в бухгалтерском учете

Возможно две ситуации. Первая — когда сотрудник сам приобретает билет, а компания возмещает ему его стоимость. И вторая — организация покупает билет сама.

В первом случае работнику выдают деньги под отчет. Если после командировки деньги у него останутся, он вернет излишек организации. А если, наоборот, потратит больше — то компания должна будет возместить ему затраты. Все эти суммы нужно будет отразить в авансовом отчете.

Пример
ООО «Босфор» направило сотрудника А. А. Бартенева в служебную командировку. Под отчет ему выдали 15 000 руб. Вернувшись из командировки, он представил авансовый отчет, в котором указал такие суммы:

— 11 800 руб. (в том числе НДС — 1800 руб.) — расходы на покупку билетов;
— 5200 руб. — прочие командировочные расходы (без НДС).

В общей сумме сотрудник потратил 17 000 руб., перерасход составил 2000 руб. (17 000 – 15 000).

После утверждения авансового отчета сотруднику возместили эти 2000 руб. Бухгалтер ООО «Босфор» сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 15 000 руб. — выданы из кассы деньги на командировочные расходы А. А. Бартеневу.

После возвращения сотрудника из командировки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 10 000 руб. (11 800 – 1800) — отражены расходы на билеты без НДС;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 1800 руб. — учтен НДС по билетам;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 5200 руб. — отражены прочие командировочные расходы;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 1800 руб. — принят к вычету НДС со стоимости билетов;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 2000 руб. — возмещен перерасход денег работнику.

Если же билет приобретает компания, то его нужно отразить в учете в качестве денежного документа на счете 50 «Касса» субсчет «Денежные документы».

Пример
ООО «Босфор» направило сотрудника А. А. Бартенева в служебную командировку. Компания оплатила ему билеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС — 1800 руб.). А также сотрудник получил 8000 руб. под отчет на командировочные расходы.

Вернувшись из командировки, он представил авансовый отчет, приложив билеты и документы, подтверждающие командировочные расходы в сумме 6000 руб. Неизрасходованные деньги — 2000 руб. (8000 – 6000) он внес в кассу.

Бухгалтер ООО «Босфор» сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 11 800 руб. — оплачены билеты;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 60
— 10 000 руб. — получены билеты (без учета НДС);

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 1800 руб. — выделен НДС со стоимости билетов;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
—10 000 руб. — выданы билеты А. А. Бартеневу;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 8000 руб. — выданы из кассы деньги на командировочные расходы.

После возвращения сотрудника из командировки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 10 000 руб. — отражены расходы на билеты;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
—1800 руб. — принят к вычету НДС со стоимости билетов;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
—6000 руб. — отражены прочие командировочные расходы;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— 2000 руб. — внесена в кассу организации неизрасходованная сумма аванса.

В кассовой книге операции с денежными документами не отражают. А так как унифицированной формы для учета денежных документов нет, компания может разработать такой регистр самостоятельно. Главное, чтобы в нем были указаны все необходимые реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

И что важно: форму регистра денежных документов нужно обязательно утвердить приказом руководителя и в учетной политике организации. Пример документа мы привели на этой странице ниже.

Главное, о чем важно помнить

1. Право на вычет НДС при покупке билетов у компании возникает тогда, когда сотрудник представит авансовый отчет после командировки.

2. Покупку электронного билета компании лучше всего подтвердить маршрутом/квитанцией, приложив к ней посадочные талоны.

3. Если компания приобретает командируемому билет, то в бухгалтерском учете нужно отразить не только покупку, но и передачу его сотруднику.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка