Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Перечень документов от сотрудника для вычета НДФЛ на детей

13 сентября 2011 566 просмотров

Как вам известно, практически любой работник компании имеет право на стандартный вычет по НДФЛ. Как минимум на самого себя, а если есть дети — то и на каждого ребенка. Если ряд ограничений и условий выполнен, закон позволяет вам, как налоговому агенту, с определенной части зарплаты человека не удерживать налог.

О каких ограничениях идет речь? Во-первых, применить вычет можно лишь к доходам, облагаемым по ставке 13 процентов. Отсюда вытекает и «во-вторых»: на льготу по НДФЛ может рассчитывать лишь работник, имеющий статус резидента. А в-третьих, в большинстве случаев пользоваться вычетом можно лишь до поры до времени, пока совокупный доход с начала года не выйдет за установленный порог (подробнее — дальше). Все эти выводы можно сделать, опираясь на пункты 3 и 4 статьи 210 и на пункт 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

Плюс ко всему зачастую сотруднику еще надо подтвердить свое право на вычет как-то документально. Вот только закон, увы, умалчивает о том, какие именно документы для вычета на детей вам, бухгалтеру, требовать с человека. А для вас это важно: ведь вы и ваша компания, как налоговый агент, отвечаете за то, насколько верно и вовремя вы удержали и перечислили НДФЛ в бюджет. Ошибка же может обернуться штрафом по статье 123 Налогового кодекса РФ — в размере 20 процентов от суммы, недоплаченной государству. Дальше мы подскажем, какой набор документов у вас должен быть в том или ином случае.

Обязательные документы для вычета на детей

Какие вообще размеры стандартных вычетов сейчас есть? Напомним: на самого работника — 400, 500 или 3000 руб. и на каждого ребенка — 1000 руб. Так вот, независимо от вида стандартного вычета вы вправе не предоставлять его работнику, пока он не напишет соответствующее заявление. Лучше попросить человека сделать это сразу, как только он станет числиться в вашей организации (или как только у него родится ребенок).

Однако закон не запрещает человеку заявить на вычеты позже, скажем в середине года. Правда, в таком случае вы вынуждены будете пересчитать НДФЛ с начала года или с первого дня работы человека в этом году (п. 1 ст. 231 кодекса).

Разумеется, мы не говорим о том, чтобы вы бегали за работниками и просили их написать заявление. Оптимально, если вы договоритесь с кадровой службой вашей организации или с тем, кто отвечает у вас за кадровый учет, чтобы они предлагали всем новичкам сразу заполнять готовые бланки заявлений на стандартные вычеты. Можете использовать примерный образец, который мы разместили ниже. Человеку достаточно отметить все те виды вычетов, на которые он имеет право.

Кстати, ежегодно писать заявление на стандартные вычеты нет необходимости. Ведь закон этого не требует (п. 3 ст. 218 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 8 августа 2011 г. № 03-04-05/1-551). Поэтому и в тексте заявления не стоит уточнять, по доходам за какой год человек просит предоставить вычет.

Еще один важный документ, который необходимо получить с нового сотрудника, — справка по форме 2-НДФЛ от предыдущего работодателя. Она понадобится в том случае, если человек начинает трудиться в компании не с начала года и если он претендует на детские вычеты и (или) вычеты на себя в размере 400 руб. В таком случае вам надо по справке определить суммарный доход работника с 1 января текущего года. И проверить, превышает он установленный лимит для вычета или нет.

Новенький не представил 2-НДФЛ? В таком случае он не может рассчитывать на стандартные вычеты (на детей и на себя в минимальном размере) до конца текущего года.

Документы, по которым работник получит «детские» вычеты

Тем работникам, у которых есть дети, в том числе приемные или под опекой, полагается стандартный налоговый вычет на каждого ребенка. На сегодняшний день — в размере 1000 руб. При этом не важно, имеет этот человек право на другие стандартные вычеты или нет (подп. 4 п. 1 и п. 2ст. 218 кодекса).

Здесь есть лишь ограничение по доходам работника. Их сумма с начала года не должна превышать 280 000 руб. Опять же в расчете такого лимита участвуют только поступления, облагаемые по ставке 13 процентов.

На момент трудоустройства к вам у новенького уже есть дети? Значит, о дополнительном вычете на каждого ребенка он заявит сразу, в том же заявлении, что выше. Если же человек, работающий в организации уже не первый день, стал родителем только сейчас, попросите его написать дополнительное заявление на вычет с того месяца, в котором у него появился малыш.

В большинстве случаев с сотрудника, заявившего на детский вычет, вам необходимо получить копию свидетельства о рождении ребенка. Сын или дочь родились (проживают) за границей? Тогда необходима бумага, выданная компетентным органом иностранного государства. Причем с построчным переводом. В особых ситуациях (скажем, когда на вычет заявляют опекун или разведенные родители) потребуются другие документы (см. врез ниже).

Какие еще бумаги могут понадобиться от работника, заявившего на детский вычет

1. Копия свидетельства о браке. Для супруга (супруги) родителя, приемного родителя.

2. Копия свидетельства о расторжении брака. Для разведенных родителей, на обеспечении которых находится ребенок.

3. Справка жилищно-коммунальной службы либо из местного отделения полиции о совместном проживании ребенка с родителем. В случае, если родители живут в гражданском браке.

4. Копия исполнительного листа (постановления суда) о взыскании алиментов. Или нотариально заверенное соглашение об уплате алиментов. А также документы, подтверждающие уплату алиментов.

5. Копия договора о передаче ребенка на воспитание в семью. Для приемных родителей, супруга (супруги) приемного родителя.

6. Выписка из решения об установлении над ребенком опеки или попечительства. Для опекуна, попечителя.

Вообще вычет можно получать на каждого ребенка, которому еще не исполнилось 18 лет. На тех, кто старше, но еще не достиг 24 лет, льгота также возможна. Но только если родитель принесет вам справку из образовательного учреждения о том, что его ребенок является учащимся очного отделения, аспирантом, ординатором, студентом или курсантом. Понятно, что подобную бумагу необходимо требовать ежегодно, пока дети работника учатся (даже если они находятся в академическом отпуске). При этом не важно, где проходит обучение — в России или за рубежом (письмо Минфина России от 15 апреля 2011 г. № 03-04-05/5-263).

Все вышесказанное — общие правила. Но нередко работник вправе рассчитывать на детский вычет в удвоенном размере, то есть равном 2000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 кодекса). И тогда помимо копии свидетельства о рождении и справки из учебного заведения (для совершеннолетних детей) от него потребуются дополнительные бумаги. О каждой ситуации скажем отдельно.

У сотрудника ребенок-инвалид

Если у сотрудника есть несовершеннолетний ребенок — инвалид, он вправе заявить на детский вычет в двойном размере. Только пусть он обязательно принесет вам справку об инвалидности.

Правда, когда речь идет об учащемся в возрасте от 18 до 24 лет, двойной вычет на него полагается, лишь если в справке значится инвалидность строго I или II группы. Это следует из абзаца 6 подпункта 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

Работник — единственный родитель, опекун или попечитель

Детский вычет в размере 2000 руб. также полагается тем сотрудникам, кто может считаться единственным родителем (опекуном или попечителем). Что это значит?

Чтобы разобраться в этом вопросе, лучше сразу обратиться к Семейному кодексу РФ, а не к Налоговому — в последнем вы ответа, увы, не найдете. Кроме того, помогут многочисленные разъяснения Минфина России по этому вопросу (к примеру, письма от 12 августа 2010 г. № 03-04-05/5-449, от 3 декабря 2009 г. № 03-04-05-01/852).

Так вот, родитель (опекун, попечитель) признается единственным, если:
— второй родитель (опекун, попечитель) умер или признан судом безвестно отсутствующим или умершим;
— отец не указан в свидетельстве о рождении ребенка;
— отцовство ребенка юридически не установлено;
— органом опеки и попечительства ребенку назначен только один опекун (попечитель).

Заметьте: единственный родитель перестает считаться таковым, если женится или выйдет замуж. Тогда с месяца, следующего за бракосочетанием, вы будете предоставлять этому работнику детский вычет уже в обычном размере (1000 руб.). А вот единственному опекуну, попечителю (иначе, приемному родителю) двойной вычет полагается независимо от того, состоит он в браке или нет.

Итак, с работника, как единственного родителя, возьмите дополнительно копию его паспорта, чтобы удостовериться, что штампа о регистрации брака там нет. И само собой, основной документ, свидетельствующий, что второй родитель отсутствует. Это может быть:
— копия свидетельства о смерти второго родителя;
— выписка из решения суда о признании второго родителя безвестно отсутствующим или умершим;
— копия свидетельства о рождении ребенка, где в графе «Отец» стоит прочерк;
— справка о рождении ребенка, составленная со слов матери по ее заявлению, на основании которой заносились сведения об отце, либо иной подобный документ, выданный отделением ЗАГС (в отношении детей, родившихся до 1999 года);
— извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния (форма № 35, утвержденная постановлением Правительства РФ от 31 октября 1998 г. № 1274.

С единственного опекуна или попечителя достаточно получить акт органа опеки и попечительства о его назначении.

Второй родитель отказался от вычета на ребенка

Возможна и такая ситуация. Сотрудник вашей компании приносит заявление от своей супруги (или наоборот) о том, что второй родитель ребенка отказывается от своего права на детский вычет. В таком случае вы предоставите работнику удвоенную льготу по НДФЛ, то есть вычет в размере 2000 руб. Так поступить разрешает подпункт 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

В итоге у вас на руках должно оказаться три заявления. Первое — от второго родителя о том, что он отказался от вычета. Как может выглядеть этот документ, смотрите ниже. К этому документу второй родитель должен приложить копию или второй экземпляр подобного заявления об отказе, но адресованного уже своему работодателю, а не вам. Проследите, чтобы на таком документе стояла отметка о том, что бухгалтерия той компании его приняла.

И наконец, третье заявление напишет уже работник вашей организации — с просьбой предоставить ему удвоенный вычет (образец — ниже).

Но это еще не все. Ваш сотрудник (сотрудница) также должен передать вам от своей жены (мужа) справку 2-НДФЛ о своих доходах. За весь период с начала года. Ведь вам важно убедиться, что второй родитель, отказавшийся от вычета, вообще имел право на него. И что на момент отказа от льготы доход, облагаемый по ставке 13 процентов, не превысил 280 000 руб.

Подчеркнем, что передать свое право на детский вычет может лишь тот, кто в принципе работает и получает доходы, облагаемые по ставке 13 процентов. То есть сотрудник не вправе заявлять на удвоенную льготу на ребенка, если от вычета отказалась его неработающая супруга. Такие выводы есть и в письме Минфина России от 25 марта 2011 г. № 03-04-05/7-186.

Плюс ко всему необходима бумага, свидетельствующая о том, что отказавшийся от вычета родитель материально обеспечивает ребенка или что проживает вместе с ним (см. врез выше).

А если сотрудник принес «отказное» заявление от второго родителя в отношении ребенка-инвалида? Все просто. Двойной вычет вы будете предоставлять одновременно по двум основаниям. То есть ежемесячно в размере 4000 руб. (1000 руб. х 2 х 2).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Зарплата 30 ноября 2016 09:00 8 важных дел бухгалтера на декабрь

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка