Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Расчет компенсаций за неиспользованный отпуск.

18 июля 2011 213 просмотров

Если ваша компания на «упрощенке» Все рекомендации, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме, так и для применяющих упрощенную систему.

Не все сотрудники компании используют свое законное право на отпуск. Или используют, но не полностью. Тут есть два варианта. Во-первых, отгулять свой отпуск сотрудник может в следующем году — ведь неиспользованные дни никоим образом не сгорают. А во - вторых, вместо отдыха при определенных условиях работник может получить денежную компенсацию. Вот о ней мы и поговорим. Сначала напомним общий алгоритм расчета такой выплаты, а затем рассмотрим нестандартные случаи.

Кому полагается компенсация

Прежде всего скажем, что сейчас в большинстве случаев компенсация полагается только при увольнении.Расчету компенсаций за неиспользованный отпуск.

Если же сотрудник продолжает трудиться, то заменить отпуск деньгами он может только в одном случае (исключением здесь являются только некоторые категории работников) — если его ежегодный отпуск, не важно, дополнительный он или основной, превышает 28 календарных дней. Скажем, каждый год работнику полагается отпуск продолжительностью 35 календарных дней. Тогда 28 из них он может отгулять, а за оставшиеся 7 получить денежную компенсацию.

Однако следует учитывать, что замена части отпуска деньгами является правом, а не обязанностью работодателя. То есть он может и отказать сотруднику. Если же работник, например, в текущем году не отгулял 7 из 28 причитающихся ему дней отдыха, получить вместо них деньги, оставаясь в штате компании, он не сможет в любом случае.

Еще по этой теме О том, как безопасно «закрыть» накопленные дни отпуска, мы писали в статье (опубликована в журнале «Главбух» № 4, 2011).

Напомним, что по статье 116 Трудового кодекса РФ дополнительные отпуска полагаются, во-первых, сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда. Во-вторых, тем, у кого ненормированный рабочий день. И в-третьих, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Однако не запрещено устанавливать дополнительный отпуск и любым другим работникам, оговорив это в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

Как определить рабочий год, за который полагается отпуск

Расчет компенсаций за неиспользованный отпуск. В расчете компенсации вам поможет нехитрое правило — отсчет рабочего года начинается со дня трудоустройства, а не с 1 января. Например, если сотрудник начал работать 1 апреля 2011 года, его первый рабочий год истечет 31 марта 2012 года. Второй рабочий год — это период с 1 апреля 2012 года по 31 марта 2013 года и т. д. Иными словами, рабочий год по своей сути это тот стаж работы, за который сотруднику полагается полный отпуск.

Периоды, которые нужно включить в стаж, дающий право на отпуск, перечислены в статье 121 Трудового кодекса РФ (см. таблицу ниже). Так, время болезни, а также прошлых оплачиваемых отпусков нужно учесть при расчете отпускного стажа. Кроме того, в стаж включают отпуска за свой счет, не превышающие 14 дней в году.

Какие периоды учитывают в отпускном стаже, а какие нет

Какие периоды включаются в отпускной стаж Какие периоды не включаются в отпускной стаж
Время фактической работы Время отпусков без сохранения заработной платы сверх 14 календарных дней в течение рабочего года
Время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) Время отпусков по уходу за ребенком
Время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе Время, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин (в том числе если его отстранили от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 Трудового кодекса РФ)
Время отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине

Все те дни, которые работник отгулял без оплаты сверх такого предела, в стаж не входят. Это правило действует и в тех случаях, когда рабочий год отработан не полностью. Иными словами, у сотрудника, проработавшего в компании полгода, есть возможность взять за свой счет те же 14 дней без потерь в отпускном стаже.

Обратите внимание: если человек отдыхал за свой счет больше 14 календарных дней в году, рабочий год, за который предоставляется отпуск, «отодвигается».

Покажем это на примере.

Пример 1: Как определить рабочий год, если работник был в отпусках за свой счет

Сотрудник принят на работу 1 октября 2009 года. При этом он был в отпуске без сохранения заработной платы в период с 1 июля по 31 августа 2010 года. Предположим, что на текущий момент все остальные дни входят в отпускной стаж.

Ежегодный оплачиваемый отпуск в компании составляет 28 календарных дней.

Первый рабочий год — с 1 октября 2009 года по 30 сентября 2010 года. В это время работник был в отпуске за свой счет с 1 июля по 31 августа 2010 года включительно, или 62 дня. В стаж для отпуска включается 14 дней отпуска без сохранения заработной платы. Поэтому начало второго рабочего года отодвигается на 48 дней (62 – 14). Отсюда второй рабочий год, за который полагается отпуск, — с 18 ноября 2010 года по 17 ноября 2011 года включительно.

Кроме того, не забывайте, что время, проведенное в декрете, входит в общий стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. А вот период, когда работница была в отпуске по уходу за ребенком, из расчета исключается (абз. 9 ст. 121 Трудового кодекса РФ).

Вместе с тем, если сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени, период такой работы включается в ее отпускной стаж. Дело в том, что работа неполное время никак не ограничивает ни продолжительность ежегодного отпуска, ни трудовой стаж. Это оговорено в статье 93 Трудового кодекса РФ.

До какого знака округлять число дней неиспользованного отпуска

Количество неиспользованных дней отпуска, за которые положена компенсация, определяют по следующей формуле:

В итоге расчета зачастую целое число дней не получается. Официальных правил округления здесь нет. Поэтому традиционно подсчитанную итоговую величину берут с двумя знаками после запятой. Если же руководство компании решит округлить количество дней до целых единиц, то делать это нужно в большую сторону. Ведь организации не имеют права ухудшать положение работников. То есть выплатить компенсацию, скажем, не за 9,33 дня, а за 9 дней нельзя. Если уж округлять, то до 10 дней (письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17).

Какая компенсация полагается сотруднику, который отработал в рабочем году 10,5 месяца и больше

Расчет компенсаций за неиспользованный отпуск. По общему правилу за полный отработанный месяц принимают период, равный половине месяца или ее превышающий. Излишки же, составляющие менее половины месяца, из расчета исключают. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169 (далее — Правила). Этот документ хоть и принят уже очень давно, но действует до сих пор. Разумеется, в части, не противоречащей действующему законодательству.

Но бывает, что сотрудник на момент увольнения отработал в компании 11 месяцев или чуть более. Тем не менее компенсацию он должен получить как за полный год (п. 28 Правил). Конечно, если своим правом на отдых работник так и не воспользовался.

А как быть, когда сотрудник уволен, отработав, скажем, 10 месяцев и 20 дней или один (два, три и т. д.) год 10 месяцев и 20 дней? Какая компенсация полагается ему за последний рабочий год?

Давайте еще раз прочитаем пункты 28 и 35 Правил. В пункте 35 сказано, что излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Значит, в нашем случае получается 11 месяцев.

А пункт 28 Правил следует толковать так: если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно, компенсация полагается как за полный рабочий год. То есть за все 28 календарных дней, если именно столько составляет ежегодный оплачиваемый отпуск.

Пример 2: Как посчитать число дней неиспользованного отпуска, если работник увольняется, не отработав полный год

Используем условие предыдущего примера. Напомним, что второй рабочий год, за который сотруднику полагается отпуск, — с 18 ноября 2010 года по 17 ноября 2011 года включительно. Но предположим, что работник уволился 10 октября 2011 года.

Таким образом, во втором рабочем году он отработал 10 месяцев и 23 дня. Этот показатель округляется до 11 месяцев. Значит, работнику полагается компенсация как за полный рабочий год.

Условимся, что работник за все время работы использовал 42 календарных дня отпуска. Следовательно, ему полагается компенсация за 14 календарных дней (28 дн. : 12 мес. х 24 мес. – 42 дн.).

Как посчитать компенсацию, если работник уволился в последний день месяца

Если ваш работник покидает компанию, рассчитать его нужно в день увольнения. На практике такая дата может выпасть на последний день месяца. Возникает резонный вопрос: включать месяц увольнения сотрудника в расчетный период или нет (компенсация, как и отпускные, рассчитывается исходя из заработка за последние 12 календарных месяцев)? Тут возможно две ситуации (письмо Роструда от 22 июля 2010 г. № 2184-6-1). Первая — работник увольняется в последний календарный день месяца. Вторая — последний рабочий день месяца не совпадает с его окончанием, то есть после него остаются еще выходные.

Важная деталь Рассчитать сотрудника, который увольняется, нужно в день увольнения.

Работник увольняется в последний календарный день месяца. Тогда не забудьте включить этот месяц в расчетный период. Ведь день увольнения является последним рабочим (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ), а календарным месяцем признается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). И поскольку получается, что весь месяц сотрудник ходил на работу, исключать его из расчета оснований нет.

Пример 3: Как посчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, если работник уволился в последний календарный день месяца

30 июня 2011 года последний рабочий день в компании для работника ЗАО «Смена» Н.П. Северова Ему полагается компенсация за 14 дней неиспользованного отпуска. Расчетный период — с 1 июля 2010 года по 30 июня 2011 года.

На начало расчетного периода Северову был установлен оклад в размере 20 000 руб. в месяц. С 1 января 2011 года оклад был повышен до 25 000 руб. Эти изменения коснулись не всех сотрудников компании, поэтому индексировать выплаты не нужно.

В период со 2 по 29 августа 2010 года Северов был в отпуске. Его зарплата за отработанные в этом месяце дни составила 1818,18 руб. А на отработанное время приходится три календарных дня.

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время, бухгалтер ЗАО «Смена» определил так:

29,4 дн. х 11 мес. + 29,4 дн. : 31 дн. х 3 дн. = 326,2452 дн.

Далее сумма компенсации была рассчитана так:

(20 000 руб. х 5 мес. + 25 000 руб. х 6 мес. + 1818,18 руб.) / 326,2452 дн. х 14 дн. = 10 806,15 руб.

Как упростить работу Без ошибок рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск вам поможет «».

Работник увольняется в последний рабочий день месяца. Тут ситуация меняется. Как сказано в том же письме Роструда, в этом случае нельзя говорить о том, что весь месяц отработан сотрудником полностью. А потому и включать его в расчетный период не нужно. Как, например, в ситуациях, когда последним рабочим днем для сотрудника является 29 июля или 30 декабря 2011 года.

Как рассчитаться с работником, если он взял отпуск с последующим увольнением

Расчет компенсаций за неиспользованный отпуск. Теперь рассмотрим такую ситуацию. Работник пишет заявление на отпуск с последующим увольнением. На этот момент у него есть 28 неиспользованных дней ежегодного отпуска. Компания вправе предоставить ему эти 28 дней, по истечении которых сотрудника увольняют. При этом ему надо выплатить компенсацию за 2,33 дня отпуска, которые будут накоплены за последние 28 дней. Ведь, напомним, эти дни входят в отпускной стаж на общих основаниях, а датой увольнения в таком случае признается последний день отпуска.

Вместе с тем рассчитаться с сотрудником нужно перед отпуском, в его последний рабочий день. То есть фактически трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска. Именно такой вывод сделан в определении Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О. Как видим, в данном случае понятия «день увольнения» и «последний день работы» не совпадают. Такая же точка зрения отражена и в письме Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1. Следовательно, получается, что выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, в том числе и компенсацию за 2,33 дня отпуска, нужно до начала отдыха, в последний рабочий день сотрудника.

Пример 4: Правила расчета компенсации, если работник берет отпуск с последующим увольнением

Бухгалтер ЗАО «Сибирь» П. С. Соловьева с 14 июня 2011 года уходит в отпуск продолжительностью 28 календарных дней с последующим увольнением. То есть датой увольнения будет 11 июля. Предположим, что очередной рабочий год сотрудницы начался 5 июня 2011 года и на этот момент ей полагалось как раз 28 дней отпуска. Именно столько составляет ежегодный отпуск в компании. Период с 5 июня по 11 июля включает в себя один месяц и 7 дней, что округляется до одного месяца. То есть Соловьевой полагается компенсация еще за 2,33 дня (28 дн. / 12 мес.). Ее нужно посчитать исходя из заработка работницы за период с 1 июня 2010 года по 31 мая 2011 года и выплатить Соловьевой в ее последний рабочий день — 10 июня 2011 года.

Нужно ли платить с компенсации страховые взносы и НДФЛ

Страховые взносы. Компенсации за неиспользованный отпуск, в отличие от других выплат, предусмотренных законом при увольнении, от страховых взносов не освобождены. То, что на сумму такой компенсации нужно начислить страховые взносы, прямо предусмотрено подпунктом «д» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. А подпункт «и» обязывает начислять взносы и на выплату компенсации, не связанную с увольнением.

Важная деталь Компенсации за неиспользованный отпуск не освобождены от страховых взносов.

С 2011 года те же правила действуют и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев (ст. 20.1 и 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

НДФЛ. О том, что с суммы компенсации, выплачиваемой при увольнении, нужно удержать НДФЛ, прямо говорит абзац 6 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. А вот о ситуации, когда работник получает компенсацию, оставаясь при этом в компании, в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ прямо ничего не сказано.

Вместе с тем не нужно удерживать НДФЛ с компенсаций, предусмотренных действующим законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей. Выплата за неиспользованный отпуск этим требованиям соответствует. Тем не менее у налоговиков на этот счет иное мнение — с подобных компенсаций удерживать НДФЛ нужно в любом случае (письмо ФНС России от 13 марта 2006 г. № 04-1-03/133). Основание — пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Главное, о чем важно помнить

1. Если отпуск сотрудника не превышает стандартных 28 календарных дней, получить компенсацию за неиспользованные дни отдыха он может только при увольнении.

2. Если сотрудник отработал в рабочем году хотя бы 10,5 месяца, он получает право на полный ежегодный отпуск.

3. С любых компенсаций за неиспользованный отпуск нужно заплатить страховые взносы.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка