Журнал, справочная система и сервисы

Простой и безопасный вариант учета зарплатных карт

4 июля 2011 46 просмотров

Если ваша компания на «упрощенке» При расчете «упрощенного» налога можно учесть лишь сумму комиссии за перечисление зарплаты на карточные счета сотрудников. Простой и безопасный вариант учета зарплатных карт.

Конечно, перечислять заплату своим сотрудникам на банковские карты удобнее, чем выдавать ее из кассы. Если и ваше руководство наконец-то решило отдать предпочтение современному способу расчетов с персоналом, тогда эта статья для вас. Мы подскажем, как учесть затраты на банковские услуги, связанные с изготовлением и обслуживанием пластиковых карт.

Вы давно перешли на зарплатные карты? Тогда просто удостоверьтесь, что все затраты, связанные с перечислением денег на карточки, вы учитываете верно.

В бухгалтерском учете затраты на выпуск карт спишите сразу, на обслуживание — постепенно

Простой и безопасный вариант учета зарплатных карт. На практике чаще всего бывает так. Компания подписывает с кредитной организацией договор на выпуск и обслуживание пластиковых карт для своих работников. И сама же оплачивает банков-ские услуги. Хотя, конечно, есть и другой вариант — сотрудники самостоятельно заводят себе банковские карты. Тогда организация не заключает с банками никаких договоров, а просто переводит зарплату на карточные счета работников. Но этот случай мы брать во внимание не будем, поскольку ясно, что здесь работодатель никаких расходов по открытию и обслуживанию карт не несет. А значит, и учитывать нечего.

Предположим, ваша компания заключила с банком договор на выпуск и обслуживание карт для своих работников. И оплатила для начала стоимость услуг по изготовлению «пластика». Сумму таких разовых затрат в бухучете сразу отнесите к прочим (абз. 7 п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Осторожно! Стоимость годового обслуживания, перечисленную банку авансом, не стоит отражать на счете 97. Ведь это не что иное, как обычная предоплата за услуги.

За обслуживание же карт зачастую платят авансом на год вперед. В таком случае стоимость услуг вы будете списывать в расходы ежемесячно равными долями в течение года. Только при этом советуем вам обойтись без счета 97 «Расходы будущих периодов», а учесть предоплату за услугу как есть на счете 76. Тогда, заполняя бухгалтерский баланс в составе промежуточной отчетности, вам не придется гадать, в какую строку занести еще не списанный остаток — в балансе вы отразите его среди авансов выданных.

В бухгалтерском учете сделайте следующие проводки.

Когда перечислите деньги банку:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

— перечислен аванс за годовое обслуживание банковских карт.

А потом ежемесячно в течение года делайте запись:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 76

— включена в состав прочих расходов стоимость услуг банка за текущий месяц.

Кстати, те же проводки вы сделаете, даже если по каким-то причинам договор с банком оформлен на сотрудника, а стоимость карты оплатила ваша компания.

Возможно, руководство захочет, чтобы работники возместили компании ее расходы на открытие и обслуживание карт. Тогда предупредите начальство, что по закону удержать подобные суммы с сотрудников можно, только если те согласятся на это. Ведь перечень случаев, когда компания вправе взыскивать с работника деньги по умолчанию, ограничен. Он приведен в части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ. Но затрат на изготовление и обслуживание банковских карт в списке нет.

Договориться с сотрудником удалось? Пусть он напишет заявление. Из документа должно быть ясно, что человек согласен на то, чтобы бухгалтерия удержала с него определенную сумму. Образец мы привели ниже.

Если вы удержали стоимость банковских услуг из зарплаты сотрудника, сделайте проводки:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 76

— отнесены за счет сотрудника расходы по оплате стоимости банковской карты и ее годового обслуживания;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

— удержана из зарплаты сотрудника стоимость банковской карты и ее годового обслуживания.

Еще банк обычно взимает комиссию за то, что переводит деньги с расчетного счета компании на карточные счета работников. Эти суммы каждый раз относите тоже к прочим расходам.

При расчете налога на прибыль затраты по картам признавайте, только если договор с банком заключила компания

Простой и безопасный вариант учета зарплатных карт. Частая ошибка Если договор на открытие карточного счета заключил работник (а не компания), учесть расходы на выпуск и обслуживание карты не удастся.

Учесть платежи за выпуск и обслуживание зарплатных карт для работников при расчете налога на прибыль возможно, если выполнено два условия. Первое — договор с банком подписан от лица компании, а не отдельно взятого сотрудника. Причем в контракте сказано, что все расходы по нему оплачивает именно организация. И второе условие — безналичный способ выдачи зарплаты сотрудникам вы закрепили в трудовом или коллективном договоре либо в отдельном локальном акте, к примеру в положении об оплате труда. Если вы еще этого не сделали, поторопитесь оформить документ (образец дополнительного соглашения к трудовому договору ниже). Лишь после этого затраты по оплате услуг банка на изготовление и обслуживание карт станут экономически обоснованными.Простой и безопасный вариант учета зарплатных карт.

Ясно, что организация оплачивает услуги банка не в интересах каждого работника, а в своих собственных. Ведь переводя зарплату на пластиковые карты, организация значительно экономит на расходах. Не нужно оплачивать доставку «налички» из банка в кассу компании и обеспечивать охрану перевозки денег. Кроме того, чтобы выдать зарплату, больше не приходится отвлекать от работы сотрудников.

Однако предупредим, что сотрудники ИФНС на местах не всегда обращают внимание на вид отношений с банком. И нередко меняют свою точку зрения. Так, представители УФНС России по г. Москве сначала разрешают признавать расходы на открытие и обслуживание зарплатных карточек, если по условиям договора с банком такие затраты несет сама организация. Об этом их письмо от 2 июня 2005 г. № 20-12/40107. Но потом те же налоговики безоговорочно запрещают учитывать названные суммы, даже если договор с кредитной организацией заключен от имени компании. Пример тому — письмо столичного УФНС от 14 марта 2006 г. № 20-12/19599. Поэтому прежде, чем списывать «банковские» затраты в налоговом учете, узнайте, что по этому поводу думают в вашей налоговой инспекции.

Вы приняли решение признать в расходах стоимость услуг банка по изготовлению и обслуживанию карт? Тогда затраты на выпуск «пластика» можете учесть сразу в полном объеме. А если за обслуживание карточных счетов вам пришлось заплатить за год вперед, то сумму аванса равномерно распределите и признавайте в затратах ежемесячно в течение года. Это, конечно, справедливо для метода начисления (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ). При кассовом методе вы признаете расходы в полном объеме в день, когда перечислили деньги банку.

Остается теперь решить, по какой статье учесть затраты на изготовление и обслуживание карт. В Минфине России убеждены, что относить подобные суммы к расходам на банковские услуги нельзя. Такой вывод есть в письме от 14 июля 2009 г. № 03-11-06/2/124. Чиновники ссылаются на статью 5 Федерального закона от 2 декабря 1990 г. № 395-1, где есть перечень операций, которые можно считать банковскими. Услуги по выпуску и обслуживанию зарплатных карт в нем прямо не поименованы.

Что ж, идти наперекор позиции чиновников не стоит. Ведь можно найти ряд других оснований для признания затрат. Скажем, включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, опираясь на подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Либо отразить в числе внереализационных затрат, сославшись на подпункт 20 пункта 1 статьи 265 кодекса.

Ваша компания оплатила стоимость банковских карт несмотря на то, что договор с банком заключил сам работник? Увы, но при таких обстоятельствах учесть расходы при расчете налога на прибыль вы не сможете. Ведь тогда выходит, что компания понесла затраты явно в интересах работника. А такой вид расходов назван среди неучитываемых в пункте 29 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Плюс вам придется ежемесячно отражать в бухучете постоянное налоговое обязательство (если вы применяете ПБУ 18/02) со стоимости годового обслуживания. Постоянную разницу с платы за выпуск вы зафиксируете сразу. В каждом случае проводка одна:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства»

КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— отражена сумма постоянного налогового обязательства по расходам на выпуск и (или) обслуживание банковских карт.

Не стоит признавать затраты на выпуск и обслуживание зарплатных карт и в том случае, если работники возмещают компании все эти суммы. Более того, полученные от сотрудников деньги придется отразить в составе внереализационных доходов (см. письмо Минфина России от 7 февраля 2005 г. № 03-05-01/04/19).

Комиссию за перевод денег на карты работников можете учесть в любом случае

Банковскую комиссию за перечисление зарплаты на карты сотрудников вы можете смело признавать в налоговом учете. Даже если работники сами подписывали с банком договор. С этим чиновники Минфина России не спорят. Официально на этот счет они высказывались еще в письме от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74, но с тех пор их позиция не изменилась.

В Минфине России предлагают включать сумму комиссии в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание — подпункт 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Об этом свидетельствуют письма главного финансового ведомства от 14 июля 2009 г. № 03-11-06/2/124 и от 20 апреля 2009 г. № 03-03-06/2/88.

Но вы также можете отнести подобные суммы и к внереализационным расходам, опираясь на подпункт 15 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ. Ошибки не будет. При равных основаниях вы вправе сами решить, к какой именно группе отнести расходы на оплату услуг банка. На то есть пункт 4 статьи 252 кодекса.

НДФЛ и страховые взносы со стоимости карт не начисляйте

Простой и безопасный вариант учета зарплатных карт. Важная деталь Стоимость зарплатных карт не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Удерживать НДФЛ со стоимости карты и годового обслуживания вам не придется. Ведь речи о доходе сотрудника здесь нет. Вы просто обеспечиваете своевременную выплату зарплаты, как вас обязывает это делать закон, а именно статья 22 Трудового кодекса РФ. Поэтому стоимость выпуска и обслуживания карт не облагается НДФЛ. Именно такие выводы сделали представители Минфина России в письме от 28 октября 2010 г. № 03-04-06/6-255.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний тоже не начисляйте. Очевидно, что оплата услуг банка по изготовлению и обслуживанию зарплатных карт никак не связана с трудовой деятельностью сотрудников. А значит, нет оснований платить с этих сумм взносы в фонды (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Все то же самое можно сказать и про комиссию за перечисление денег на карточные счета работников. Ни НДФЛ, ни страховые взносы с нее тоже не платите.

Главное, о чем важно помнить

1. Расходы на изготовление и обслуживание зарплатных карт получится признать в налоговом учете, только если договор с банком заключила сама компания.

2. Банковскую комиссию за перечисление зарплаты на карты работников можно учесть независимо от того, на кого оформлен договор с кредитной организацией.

3. Ни НДФЛ, ни страховые взносы со стоимости банковских услуг платить не нужно.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка