Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как инспекции ужесточают работу с компаниями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как списывать расходы на командировки – новые требования чиновников

18 мая 2011 150 просмотров

При командировке за рубеж компания выдала работнику аванс в рублях

Как списывать расходы на командировки – новые требования чиновников? Часто, командируя работника за границу, бухгалтер выдает ему аванс в рублях. Как списывать расходы на командировки – новые требования чиновников.И уже сам сотрудник меняет их на нужную валюту. Так гораздо удобнее – не надо снимать валюту со счета, учитывать курсовые разницы. К тому же далеко не у всех компаний есть валютный счет.

Однако тут возникает вопрос: как учесть командировочные расходы? Как списывать расходы на командировки – новые требования чиновников.Ведь они будут выражены в валюте. Неясно, какой курс использовать для пересчета валюты в рубли: на день выдачи средств под отчет или на дату обмена денег работником? А может быть, нужно брать курс на момент, когда сотрудник потратил деньги согласно первичным документам? Или на день авансового отчета? В Налоговом кодексе РФ об этом ничего не сказано. Но вот наконец налоговики разрешили эту проблему в письме ФНС России от 21 марта 2011 г. № КЕ-4-3/4408. Их поддержали и чиновники Минфина (письмо Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/193). Итак, что же решили контролеры?

Для начала напомним, что покупать наличную валюту могут только граждане. Организации же должны проводить валютные операции через счета в банках. Поэтому, когда работник конвертирует полученный аванс в валюту, компания к этой операции отношения не имеет. И в учете ее отражать не нужно.

Затем уже за границей работник потратит валюту. Расходы он подкрепит первичными документами. Компания же должна компенсировать работнику его фактические расходы. Поэтому налоговики решили, что для учета расходов логично брать курс коммерческого банка, по которому сотрудник менял деньги. Понятно, что для этого нужна справка о покупке валюты.

А признать расходы нужно на дату, когда будет утвержден авансовый отчет (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Пример 1: Как учесть командировочные расходы, если есть справка банка о покупке валюты

16 марта 2011 года сотруднику ООО «Центр» П.К. Трифонову выдан аванс на командировочные расходы в размере 40 500 руб. Трифонов купил в банке 1000 евро по курсу 40,3 руб/EUR.

28 марта 2011 года Трифонов вернулся из командировки и обменял на рубли оставшиеся у него 40 евро по курсу 39,05 руб/EUR. Сумма расходов согласно первичным документам составила 960 евро. Авансовый отчет составлен и утвержден 28 марта 2011 года. Курс Банка России на эту дату равен 40,0156 руб/EUR. К отчету Трифонов приложил справки банка, подтверждающие покупку и продажу валюты.

Бухгалтер ООО «Центр» сделает в учете такие проводки.

16 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 40 500 руб. – выданы деньги под отчет.

28 марта:

Дебет 26 (44) Кредит 71
– 38 688 руб. (960 EUR х 40,3 руб/EUR) – учтены командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71
– 1762 руб. (40 EUR х 39,05 руб/EUR + 200 руб.) – возвращены неиспользованные суммы;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
– 50 руб. (40 500 – 38 688 – 1762) – списана разница из-за снижения курса валюты;

Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство»
Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 10 руб. (50 руб. х 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Что делать, если у работника нет справки об обмене валюты? Например, он ее потерял. В этом случае, по мнению чиновников, нужно взять курс на дату утверждения авансового отчета. Очевидно, что речь идет уже о курсе Банка России.

Пример 2: Как учесть командировочные расходы, если нет справки банка о покупке валюты

Воспользуемся условиями примера 1. Единственное отличие – Трифонов приложил к авансовому отчету только справку банка о продаже валюты. Покупал же евро Трифонов в обменнике, который не выдал никакого документа по валютной операции.

В этом случае бухгалтер ООО «Центр» отразит в учете командировочные расходы так.

16 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 40 500 руб. – выданы деньги под отчет.

28 марта:

Дебет 26 (44) Кредит 71
– 38 415 руб. (960 EUR х 40,0156 руб/EUR) – учтены командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71
– 1762 руб. (40 EUR х 39,05 руб/EUR + 200 руб.) – возвращены неиспользованные суммы;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
– 323 руб. (40 500 – 38 415 – 1762) – списана разница из-за снижения курса валюты;

Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство»
Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 65 руб. (323 руб. х 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Кстати, совет по поводу обмена валюты. Настоятельно рекомендуйте своим работникам иметь дело только c официальными подразделениями банков. Там и справку должны выдать, и мошенничества c курсами и комиссиями не стоит опасаться. Обязанность банков выдавать документ об обмене валюты предусмотрена инструкцией Банка России от 16 сентября 2010 г. № 136-И.

Теперь про бухучет. Мы считаем, что компания может установить в учетной политике такой же порядок, как в налоговом учете. То есть использовать курс валюты, указанный в справке банка, либо официальный курс на дату, когда утвержден авансовый отчет.

Выходит, что у компании есть выбор. Этим можно воспользоваться в случае резких колебаний курсов. Скажем, стоимость валюты успела серьезно упасть c тех пор, как работник ее купил. Тогда выгоднее учесть расходы по курсу, который указан в справке. Ведь их сумма таким образом будет больше. Если же валюта, наоборот, сильно подорожает, можно использовать курс на дату авансового отчета. А справку банка к нему не прикладывать.

Напомним, что авансовый отчет работник должен сдать в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из командировки.В данном случае составить отчет нужно в рублях.

Какой курс брать для учета командировочных расходов, если аванс выдали в рублях

Когда компания выдает аванс в рублях, возникает еще одна проблема. Неизрасходованный остаток денег сотрудник должен сдать в кассу. Так как выдавали ему рубли, то валюту вернуть нельзя. Поэтому остаток валюты сотрудник поменяет в банке на рубли. И если курс упал, за валюту работник получил меньше, чем заплатил при ее покупке. Так как Трудовой кодекс РФ обязывает компанию возместить работнику все расходы, связанные c командировкой, эту разницу нельзя относить за его счет. В бухучете ее можно включить в прочие расходы. Ведь их перечень открытый (п. 11 ПБУ 10/99). Отметим, что в данном случае без справки банка не обойтись. Иначе как установить, что работник продал валюту дешевле, чем купил?

А вот при расчете налога на прибыль расходы в виде разницы курсов лучше не учитывать. Работник конвертировал валюту от своего имени. Поэтому налоговики скорее всего не согласятся с тем, чтобы разница из-за курсов относилась на расходы организации.

Скажем и о такой немаловажной вещи. Организация должна определить, в каком порядке и размере она возмещает работникам расходы, связанные с командировками. Это нужно зафиксировать в положении о командировках или коллективном договоре. Как мы выяснили, возмещать расходы нужно с учетом курса, по которому работник конвертировал валюту. Это и нужно отразить в локальном акте. См. пример положения о командировках в части вопросов, которые мы рассматриваем.

Работник в командировке арендует автомобиль

Возможно, что командированному сотруднику придется переезжать из одного города в другой. В этом случае он может арендовать автомобиль. Обычно это выгоднее, чем покупать билеты на поезд. Бывают и другие ситуации, когда командированному сотруднику нужна машина. Но можно ли учесть при расчете налога на прибыль арендную плату, расходы на стоянку, бензин?

Раньше чиновники считали, что в состав командировочных можно включать только расходы на проезд в общественном транспорте. К счастью, недавно они высказались более лояльно. Так что компания может учесть расходы на аренду автомобиля (письмо Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742). При этом они должны быть экономически обоснованными. Чтобы у налоговиков не возникло в этом сомнений, вы можете составить бухгалтерскую справку. И в ней указать, что дает компании передвижение сотрудника на автомобиле. Например, оно позволяет быстрее перемещаться по городу, а значит, провести больше переговоров. Или сократить срок командировки, то есть снизить расходы на нее. Либо можно сравнить стоимость билетов на поезд c затратами на аренду автомобиля.

И конечно, нужны бумаги, которые подтверждают оплату услуг по аренде, а также парковки, стоянки. В числе таких документов контролеры назвали договор аренды, акт о передаче (возврате) автомобиля, счета, чеки. При этом вся «первичка» на иностранном языке должна иметь построчный перевод (п. 9 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Перевести документы может не только сторонний специалист, но и сотрудник компании.

Помимо указанных бумаг желательно еще иметь путевой лист. Тогда инспекторы смогут изучить маршруты поездок и убедиться, что они соответствуют служебному заданию.

Советуем также предусмотреть право работника арендовать автомобиль в положении о командировках. Либо можно разрешить брать в аренду автомобиль конкретному сотруднику, отразив это в приказе о направлении в командировку. Если же потребность в машине возникла уже в ходе поездки, можно составить отдельный документ. Например, разрешение на использование автомобиля. Разумеется, его должен утвердить руководитель. После чего документ можно выслать по факсу командированному сотруднику. Или сообщить ему о полученном разрешении по электронной почте.

Добавим также, что чиновники не обошли вниманием и ситуацию c НДФЛ. Они решили, что начислять этот налог на суммы возмещения работнику расходов на аренду автомобиля не нужно. Ведь законодательство не ограничивает виды транспорта, которые может использовать сотрудник в командировке (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Работник выехал в командировку раньше или вернулся позже

Расходы на проезд к месту назначения и обратно компания учитывает в составе командировочных (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но как быть, если дата в проездном документе не совпадает c днем начала (или окончания) командировки?

Чиновники рассудили, что организация в любом случае несет расходы на проезд (письмо Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-329). Независимо от того, раньше или позже выехал (вернулся) работник. Поэтому учесть стоимость билетов при расчете налога на прибыль в принципе можно. Но на задержку (или более ранний выезд к месту назначения) нужно иметь разрешение руководителя организации, которое подтвердит целесообразность расходов. Поэтому в данном документе советуем привести причину, по которой сотруднику разрешено выехать раньше (или позже). Например, не было билетов на нужную дату.

Другой вариант – приказом продлить срок командировки. Тоже по объективной причине. При этом вносить изменения в другие документы необязательно. См. список документов, которые нужно составлять при командировках.

Скажем и о суточных. Когда командировка продлена, работнику нужно доплатить суточные. Так же можно поступить и в случае, если приказ о продлении командировки не издавали, но работник пробыл в месте назначения дольше по объективным причинам. И на это есть разрешение руководителя.

Возможно, что, наоборот, работник был в командировке меньше, чем положено. Тогда часть суточных ему придется вернуть. Такой же подход можно использовать и для расходов на оплату жилья.

А если же работник остается в месте командировки на отпуск? Тогда тоже нужно запастись разрешением руководителя. И желательно, чтобы в положении о командировках или другом внутреннем документе была предусмотрена обязанность компании возмещать работнику расходы на проезд в данном случае.

Но все же не исключено, что инспекторы на местах не согласятся c обоснованностью расходов на проезд от места отпуска. Поэтому наиболее безопасный вариант – эти затраты не учитывать. Либо ссылаться на письмо чиновников Минфина и внутренние документы компании, если у инспекторов все-таки возникнут какие-то вопросы.

Возникнет ли в данном случае у работника доход в натуральной форме? Конечно, суммы возмещения командировочных расходов НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Но распространяется ли это на стоимость билета, если его дата не совпадает c периодом командировки?

Здесь чиновники рассуждают так. Если работник остался за границей на выходные или праздники, НДФЛ на стоимость обратного билета начислять не нужно. Аналогичный подход можно использовать и в случаях, когда сотрудник раньше выехал к месту командировки. Но если работник существенно задержался в месте командировки (например, провел там отпуск), ситуация другая. Раз компания оплачивает обратный билет, у сотрудника возникает экономическая выгода (ст. 41 кодекса). Значит, придется начислить НДФЛ на стоимость проезда. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 211 кодекса.

Пример 3: Как начислить НДФЛ, если работник остался отдыхать в месте командировки

Работник ООО «Союз» (г. Екатеринбург) В.Н. Русанов направлен в командировку в г. Сочи c 14 по 20 апреля 2011 года. В соответствии с графиком отпусков c 21 апреля у него начинается отпуск продолжительностью две недели. Русанов провел его в месте командировки.

ООО «Союз» полностью оплатило расходы на проезд из Екатеринбурга в Сочи и обратно в сумме 30 000 руб. Цена билета в одну сторону составила 15 000 руб. На стоимость обратного билета бухгалтер начислил НДФЛ в размере 1950 руб. (15 000 руб. х 13%).

Еще недавно чиновники высказались по поводу расходов на проезд и в такой ситуации. Работник выехал в командировку сразу после окончания отпуска прямо из места отдыха. Контролеры решили, что стоимость билетов можно учесть в расходах (письмо Минфина России от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762). Несмотря на то, что по общему правилу сотрудник выезжает в командировку c места постоянной работы (Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). И НДФЛ на стоимость проезда начислять не нужно.

Работник оплатил услуги гостиницы с помощью банковской карты

Как списывать расходы на командировки – новые требования чиновников? Недавно чиновники подтвердили, что расходы на бронирование номеров они считают дополнительной услугой гостиницы. Поэтому их можно без проблем учесть в составе командировочных (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Однако более интересно то, что в рассмотренной контролерами ситуации работник оплатил броню и номер пластиковой картой (письмо Минфина России от 10 марта 2011 г. № 03-03-06/1/131). Получается, они признали правомерность налогового учета расходов, которые оплачены таким образом. Но поскольку карты бывают разные, давайте рассмотрим подробнее возможные варианты.

Личная карта. Допустим, сотрудник оплатил командировочные расходы со своей зарплатной карты. Значит, компания перечислила ему на эту карту подотчетные деньги. Можно ли так делать?

Строго говоря, подотчетные суммы нужно всегда выдавать наличными. Это следует из пунктов 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (письмо Банка России от 4 октября 1993 г. № 18). И никакая выдача денег под отчет на карточный счет сотрудника законодательством не предусмотрена. Именно такие разъяснения давал Банк России (письмо от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408).

Но потом представители этого ведомства смягчили свою позицию (письмо от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Они сообщили, что перечень операций по картам физлиц открыт. Поэтому нужно ориентироваться на трудовое законодательство: допускает ли оно такой способ выдачи подотчетных сумм?

Ну а по Трудовому кодексу РФ организация сама определяет, как возмещать работнику командировочные расходы (ст. 168). Так что компания может воспользоваться разъяснениями Банка России. И установить в коллективном договоре или положении о командировках, что деньги под отчет зачисляются на карты сотрудников. Однако это не лучший вариант. Не исключено, что налоговики воспримут суммы, зачисленные на карту, как доход сотрудника. Чем это грозит, понятно – доначислят НДФЛ. Отбиться от этих претензий можно c помощью платежки, по которой компания перечислила суммы на счет работника. Если в ней четко указано назначение платежа как выдача денег под отчет.

Возможно, налоговики придерутся и к расходам по налогу на прибыль. Тогда тоже придется доказывать, что сотрудник потратил именно подотчетные суммы. Подтвердить это можно c помощью платежки и выписки банка по операциям c картой.

Корпоративная карта. Если бухгалтер хочет выплатить аванс на командировки безналом, рекомендуем использовать именно такой вариант. То есть выдать сотруднику корпоративную карту. Здесь уже возможность зачислять аванс и списывать суммы командировочных расходов прямо предусмотрена в пункте 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

Работники учредителя выезжают в командировки в интересах дочерней компании

Рассмотрим еще такую ситуацию. Работники учредителя выезжают в командировки для переговоров c контрагентами дочерней организации. Интерес компании в успешной деятельности «дочки» очевиден. Но чиновники не согласны, что такие расходы материнской компании экономически обоснованны (письмо Минфина России от 6 октября 2010 г. № 03-03-06/1/637).

Они заявили, что затраты на командировки учесть нельзя, если нет договорных отношений между компаниями. И документов, которые подтверждают факт и возмездность оказания услуг.

Впрочем, компания может заключить c «дочкой» договор на оказание услуг (маркетинговых и т. д.). Тогда затраты на командировки можно обосновать актами, отчетами об оказании услуг. При этом опасно устанавливать символическую или, наоборот, неоправданно высокую цену услуг. Ведь налоговики вправе проверять цены по сделкам между взаимозависимыми организациями.

Документы, которыми нужно оформить командировку

1. Приказ руководителя организации о направлении работника в командировку. Его составляют по форме № Т-9, если в командировку выезжает один работник, и по форме № Т-9а, если несколько.

2. Командировочное удостоверение по форме № Т-10 (при загранкомандировках составлять не нужно, за исключением поездок в страны СНГ).

3. Служебное задание для направления в командировку (форма № Т-10а). Все указанные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Кроме того, нужно сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма журнала содержится в приложении 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.


Главное, о чем важно помнить

1 Когда аванс на командировку выдали в рублях, для учета расходов используйте курс, по которому сотрудник купил валюту. Если же справки банка о покупке валюты нет, пересчитывайте затраты по официальному курсу на дату утверждения авансового отчета.

2 Если работник выехал в командировку (или вернулся) раньше срока, для учета расходов на проезд нужно запастись разрешением руководителя.

3 Затраты на аренду автомобиля, который сотрудник использует во время командировки, можно учесть.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка