Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О чем еще недавно спорили компании с проверяющими

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Решения проблем – на «горячей линии» по отпускным

27 апреля 2011 18 просмотров

Когда возникает право на отпуск

Когда работник может уйти в оплачиваемый отпуск?
По правилам Трудового кодекса РФ оплачиваемый отпуск положен работнику ежегодно (ст. 122 Трудового кодекса РФ). При этом имеется в виду рабочий, а не календарный год. Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного начинается не 1 января, а в день, когда работник был зачислен в штат компании. Решения проблем – на «горячей линии» по отпускным

За первый год работы право на отпуск возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

Но если руководство не против, оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и раньше, до истечения шести месяцев. А в случаях, перечисленных в статье 122 Трудового кодекса РФ, сделать это администрация компании просто обязана. Так, независимо от стажа оплачиваемый отпуск полагается женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него.

Какие периоды включаются в стаж, который дает право на отпуск?
В отпускной стаж прежде всего включается время фактической работы, а также время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Это определяет статья 121 Трудового кодекса РФ.

Теперь перечислим периоды, которые в стаж не включаются. Среди них:
– время, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин (в том числе если его отстранили от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 Трудового кодекса РФ);
– время отпусков по уходу за ребенком;
– время отпусков без сохранения заработной платы сверх 14 календарных дней в течение рабочего года.

По окончании отпуска по беременности и родам сотрудница вышла на работу на неполный рабочий день. При этом она оформила отпуск по уходу за ребенком. Нужно ли это время включать в стаж, дающий право на отпуск?

Период отпуска по беременности и родам включается в стаж, дающий право на отпуск. А вот время отпуска по уходу за ребенком по общему правилу в данном стаже не учитывается (ч. 2 ст. 121 Трудового кодекса РФ). Однако в вашем примере во время такого отпуска сотрудница трудилась (пусть и неполный рабочий день). Поэтому период работы, даже по графику неполного рабочего времени, должен быть включен в стаж, дающий право на отпуск.

Но при этом учтите: когда ваша сотрудница соберется отдыхать, посчитать ей отпускные вы должны исходя из фактически начисленных в расчетном периоде сумм.

Наш директор не был в отпуске с 2007 года. Может ли он сейчас отгулять все накопившиеся у него отпуска?

Да, конечно. Оставшиеся с прошлых лет отпуска никоим образом не «сгорают», и ваш директор может их отгулять сейчас. Но не забывайте, что статья 124 Трудового кодекса РФ запрещает не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. В противном случае не исключено, что инспекторы из Роструда оштрафуют вас при проверке за несоблюдение трудового законодательства.

Как определить расчетный период

Сотрудник принят на работу 12 мая 2010 года. С 11 апреля 2011 года он ушел в отпуск. Какой расчетный период я должна была установить? И как посчитать количество календарных дней, приходящихся на отработанное в мае 2010 года время?

В этом случае расчетным периодом будет промежуток времени, в течение которого работник числится в организации. При этом тот месяц, когда сотрудник уходит в отпуск, в расчет не принимается. То есть в вашем случае посчитать отпускные нужно исходя из заработка за период с 12 мая 2010 года по 31 марта 2011 года. А количество календарных дней за май 2010 года следует определить так:
29,4 дн. : 31 дн. х 20 дн. = 18,9677 дн.,

где 31 дн. – количество дней в мае, а 20 дн. – число дней, которые сотрудник отработал в мае 2010 года.

При этом за каждый полностью отработанный месяц возьмите 29,4 дн. Такой порядок определяет пункт 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Вообще же по общему правилу отпуск оплачивается исходя из среднего заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев (ст. 139 Трудового кодекса РФ). То есть, если работник планирует отдыхать в августе 2011 года, средний заработок для расчета отпускных нужно определить за период с 1 августа 2010 года по 31 июля 2011 года.

Работник трудится в компании с 1 декабря 2010 года. До этого он работал в другой организации. С 10 мая 2011 года этот сотрудник идет в отпуск. Должна ли я при расчете отпускных учитывать его заработок в прошлой компании?

Нет, у вас нет никаких оснований учитывать заработок сотрудника до его трудоустройства в вашу организацию. В отличие от нового порядка расчета пособий заработок на прошлых местах работы на сумму отпускных никак не влияет. Их размер определяется только исходя из тех выплат, которые сотрудник получил именно в вашей компании.

Одна из сотрудниц написала заявление на отпуск с 12 мая 2011 года, но заработка в предыдущие 12 месяцев у нее нет, поскольку она идет отдыхать сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком. Как определить расчетный период в такой ситуации? Она работает в нашей организации с 2005 года, находится в декретном отпуске с 4 марта 2008 года.

В таком случае вам нужно брать в расчет последние 12 календарных месяцев, в течение которых сотруднице начислялась зарплата.

То есть в вашем примере это период с 1 марта 2007 года по 29 февраля 2008 года. Это определяет пункт 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Сотрудник в расчетном периоде был в отпуске, а также на больничном. Как мне это учесть при расчете ему отпускных?

Отпускные и больничное пособие в общий заработок сотрудника не включайте. Также из расчета исключите и само время отпуска и болезни. Об этом сказано в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Как не ошибиться при индексации выплат

У нас на предприятии в марте этого года всем подняли зарплату и премии к ней на 10 процентов. В апреле один из работников идет в отпуск. Из расчета какой зарплаты ему должны быть рассчитаны отпускные?

Тут без индексации не обойтись.

Вообще пересчитывать средний заработок нужно при повышении заработной платы в организации, филиале либо структурном подразделении. То есть, если, скажем, зарплата выросла только у одного или нескольких сотрудников, новый оклад берется с момента повышения. Отдельный пересчет прежних выплат делать не нужно.

А вот если, как в вашем случае, приказом по предприятию увеличены оклады всем сотрудникам компании, то в такой ситуации выплаты до повышения надо скорректировать.

Чтобы правильно сделать пересчет, вы должны рассчитать специальный коэффициент. Причем в настоящее время он зависит не только от того, на сколько повысился оклад, но и от того, поменялись ли при этом связанные с ним ежемесячные выплаты.

Предположим, сотруднику вашей компании повысили оклад с 20 000 руб. до 22 000 руб. и премию к нему с 10 000 руб. до 11 000 руб.

Коэффициент индексации в таком случае составит:
(22 000 руб. + 11 000 руб.) : (20 000 руб. + 10 000 руб.) = 1,1.

Сотрудник в отпуске с 16 мая 2011 года. А с 1 июня 2011 года в целом по организации планируется повышение заработной платы. Как в таком случае рассчитывать отпускные?

В таком случае также потребуется проиндексировать сумму отпускных, но только за период отдыха начиная с 1 июня. При этом перед отпуском никаких индексаций делать не нужно. Пересчитать отпускные и доплатить работнику разницу следует уже после повышения. Покажем расчет на конкретном примере.

Пример: Расчет отпускных при повышении зарплаты после начала отдыха

С 16 мая 2011 года сотрудник ЗАО «Мир» А.С. Соколов уходит в отпуск на 28 календарных дней. Расчетный период – с 1 мая 2010 года по 30 апреля 2011 года. Сведения об исключаемых из него периодах приведем в таблице ниже.

Периоды, исключаемые из расчетного при определении среднего заработка

Учитывая, что десять месяцев отработаны Соколовым полностью, количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:
10 мес. х 29,4 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. х 23 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. х 3 дн. = 319,3852 дн.

В течение расчетного периода оклад Соколова составлял 20 000 руб. и не изменялся. Предположим, что других сумм работник не получал. Тогда размер его отпускных на момент начала отдыха составит:
(20 000 руб. х 10 мес. + 15 238,10 руб. + 1818,18 руб.) : 319,3852 руб. х 28 дн. = 19 028,98 руб.,

где 15 238,10 руб. и 1818,18 руб. – суммы, начисленные Соколову за отработанные им дни в июне и августе 2010 года соответственно.

А теперь предположим, что оклад Соколова в рамках общего повышения по компании вырос с 20 000 руб. до 25 000 руб. с 1 июня 2011 года. В таком случае на коэффициент индексации корректируется только сумма отпускных, начисленная за период с 1 июня, то есть за 12 дней (напомним, что отпуск начался 16 мая). Коэффициент пересчета составит 1,25 (25 000 руб. : 20 000 руб.). Перед уходом в отпуск работник получил такую сумму за период с 1 июня:
(20 000 руб. х 10 мес. + 15 238,10 руб. + 1818,18 руб.) : 319,3852 руб. х 12 дн. = 8155,28 руб.

Рассчитаем сумму доплаты:
(20 000 руб. х 10 мес. + 15 238,10 руб. + 1818,18 руб.) х 1,25 : 319,3852 дн. х 12 дн. – 8155,28 руб. = 2038,82 руб.

Сотрудник идет в отпуск с 3 мая 2011 года. Оклад на начало расчетного периода был 13 300 руб. плюс ежемесячная премия 20 000 руб., а с января 2011 года оклад составляет 20 000 руб. + премия 15 000 руб. Изменение системы оплаты труда произошло в целом по компании. Как в таком случае посчитать коэффициент индексации?

Поскольку изменение системы оплаты труда произошло в целом по компании, рассчитать отпускные нужно с учетом коэффициента индексации.

В вашем случае коэффициент надо определить следующим образом:
(20 000 руб. + 15 000 руб.) : (13 300 руб. + 20 000 руб.) = 1,051.

Данный порядок следует сейчас из пункта 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Значит, все выплаты до изменения системы оплаты труда нужно умножить на 1,051. То есть сумма за полный месяц, принимаемая в расчет, составит:
(13 300 руб. + 20 000 руб.) х 1,051 = 34 998,30 руб., что соответствует нынешнему заработку работника.

Когда платить и как начислять отпускные

Работник уходит в отпуск в первых числах месяца. Когда мы ему должны выплатить отпускные?

По общему правилу выплатить отпускные нужно за три дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса РФ). И никаких исключений эта статья кодекса не содержит. И если, например, отпуск начинается 2 июня 2011 года, отпускные должны быть выплачены не позднее 30 мая. Если же 31 мая работник заболеет, то впоследствии размер выплаченных ему отпускных можно будет уточнить. Обратите внимание: выплачивать вместе с отпускными и заработную плату за отработанное до начала отпуска время вовсе не обязательно.

А как учитывать отпускные при расчете налога на прибыль и в бухучете, если они рассчитаны и выплачены в одном месяце, а весь отпуск или его часть приходятся на следующий месяц?

Начнем с налогового учета. По мнению Минфина России, начисленную сотруднику сумму отпускных нужно включить в состав расходов в месяце, на который фактически приходятся дни отпуска (письмо Минфина России от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/323).

Это объясняется тем, что отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 Налогового кодекса РФ). А такие выплаты – это та же зарплата, только выданная вперед. Значит, к отпускным применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Вместе с тем есть и аргументы в пользу того, чтобы учесть отпускные единовременно независимо от того, на какой период приходится отпуск. Ведь отпускные сотруднику нужно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска. Значит, уже в этот день их можно признать в налоговом учете. Подтверждает такую точку зрения, например, постановление ФАС Московского округа от 24 июня 2009 г. № КА-А40/4219-09.

Теперь что касается бухучета. С 1 января 2011 года утратил силу пункт 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н. Этот пункт позволял организациям выбирать, создавать им резерв на оплату отпусков или нет.

Теперь же никаких сомнений не осталось – резерв надо создавать. То есть суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца включать не нужно. Вместо этого достаточно сделать на отчетную дату одну проводку:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44 …)
Кредит 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»
– произведены отчисления в резерв на предстоящие отпуска.

А после расчета отпускных сделайте запись:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»
Кредит 70
– начислены отпускные сотруднику.

При этом такую проводку нужно делать сразу на всю сумму отпускных. Даже в том случае, если время отдыха затрагивает несколько месяцев. Такие разъяснения мы получили в отделе методологии бухучета и отчетности Минфина России.

Как упростить работу

Быстро и без ошибок рассчитать отпускные вы можете с помощью «Безошибочного расчетчика зарплат», которым все подписчики могут пользоваться бесплатно по адресу на нашем сайте.

Еще по этой теме

Подробно о том, как создать резерв на оплату отпусков, читайте в этом номере журнала в статье «Как создать и использовать резерв на отпускные, без которого с 2011 года не обойтись».

Главное, о чем важно помнить

1 В отличие от нового порядка расчета пособий считать отпускные по-прежнему нужно исходя из заработка за последние 12 месяцев. И учитывать заработок сотрудника на прошлых местах работы не нужно.

2 Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного начинается не 1 января, а в день зачисления работника в штат компании.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка