Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как списать долг по «дебиторки» и какие бумаги для этого понадобятся

21 апреля 2011 78 просмотров

Как списать долг по «дебиторки» и какие бумаги для этого понадобятся. Дебиторская задолженность по договору поставки может возникнуть в двух случаях. Первый: покупатель не расплатился за отгруженный ему товар. Второй: поставщик не отгрузил продукцию, за которую получил аванс. Именно эти ситуации мы и рассмотрим. Как списать долг по «дебиторки» и какие бумаги для этого понадобятся. Как списать долг по «дебиторки» и какие бумаги для этого понадобятся

Как списать долг в налоговом учете

На расходы можно списать дебиторскую задолженность, которая признана безнадежной. Для этого должно выполняться одно из следующих условий (ст. 266 Налогового кодекса РФ):
1) истек срок исковой давности;
2) обязанность уплатить прекращена на основании акта государственного органа;
3) должник ликвидирован;
4) обязательство прекращено, потому что его невозможно исполнить (например, из-за чрезвычайных ситуаций: пожара или, скажем, наводнения).

Сразу скажем, что последний случай на практике встречается редко. Поэтому его мы рассматривать не будем.

Итак, если долг соответствует одному из вышеперечисленных условий, его можно списать на внереализационные расходы. Или за счет резерва по сомнительным долгам, если компания его создала. А если сумма долга превышает резерв, разницу можно учесть при расчете налога на прибыль. Далее мы будем говорить о том, как учесть долг в расходах. При этом подразумевая в том числе и вариант, когда задолженность списывают за счет резерва.

Кстати, на расходы можно списать не только сумму основного долга, но и штраф (пени, неустойку), который ранее компания учла в доходах. Например, покупатель подписал акт сверки, в котором фигурировала сумма санкций. Компания учла сумму штрафа в доходах в периоде, когда была проведена сверка. Но контрагент так штраф и не заплатил. Так вот, неуплаченную сумму санкций можно будет списать как безнадежный долг. Скажем, если истек срок исковой давности или возникло другое основание признать долг безнадежным (письмо УФНС России по г. Москве от 8 апреля 2008 г. № 20-12/034110).

Отметим и такой немаловажный момент. Возможно, что и у самой компании есть долг перед контрагентом. В таком случае рекомендуем провести взаимозачет. Иначе налоговики не согласятся с тем, что компания списала долг на расходы, в то время как имела возможность его зачесть.

Обратите внимание: «упрощенщики» списать долг поставщика на расходы не могут. Все потому, что безнадежных долгов нет в закрытом списке расходов, которые приведены в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

У «дебиторки» истек срок исковой давности

Как списать долг по «дебиторки» и какие бумаги для этого понадобятся. Если прошло три года с момента, когда возник долг, его можно списать. Это подтвердили чиновники в письме Минфина России от 16 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/725. При этом списать долг нужно в последний день отчетного периода, в котором истек срок давности. Если же компания сделала это позднее, лучше всего подать «уточненку».

Напомним, что срок давности надо исчислять со следующего дня после даты, когда должник должен был исполнить обязанность.

Пример 1: Как рассчитать срок исковой давности

Компания ООО «Поставщик» поставила ООО «Покупатель» товары 16 апреля 2008 года. В соответствии с договором оплатить их нужно было в течение семи календарных дней после отгрузки. То есть до 23 апреля 2008 года включительно.

В этом случае срок исковой давности исчисляется с 24 апреля 2008 года. И заканчивается 24 апреля 2011 года.

По состоянию на 24 апреля 2011 года оплата от ООО «Покупатель» так и не поступила. Отчетный период для ООО «Поставщик» – квартал. Таким образом, ООО «Поставщик» должно списать долг ООО «Покупатель» 30 июня 2011 года.

Но со сроком давности не все так просто. Дело в том, что он может прерываться. Во-первых, если контрагенты провели сверку задолженности. Во-вторых, когда компания подает иск в суд на должника. В-третьих, должник может совершить другие действия, из которых следует, что он признает долг. Например:
– оплатить часть долга;
– уплатить проценты за просрочку платежа;
– написать письмо с просьбой отсрочить платеж;
– письменно признать претензию;
– подписать соглашение о реструктуризации долга.

После того как срок прервался, он исчисляется заново. Это следует из статьи 203 Гражданского кодекса РФ.

Здесь для бухгалтера особенно важен такой момент. Если компания хочет списать «дебиторку», не нужно составлять акт сверки с контрагентом. В противном случае расходы можно будет признать только через три года с даты сверки. На это указали и налоговики в письме ФНС России от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955.

Пример 2: Как рассчитать срок исковой давности, если он прерывался

Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, 15 декабря 2008 года ООО «Покупатель» подписало акт сверки задолженности с ООО «Поставщик». В акте указана сумма долга по договору поставки товаров, которые отгружены 16 апреля 2008 года.

Таким образом, срок исковой давности прервался 15 декабря 2008 года. Он отсчитывается заново с 16 декабря 2008 года и истекает 16 декабря 2011 года.

В данном случае ООО «Поставщик» может списать сумму долга ООО «Покупатель» только в ІV квартале 2011 года.

Отметим, что иногда инспекторы на местах не соглашаются с тем, что компания списала долг, не предприняв никаких мер, чтобы взыскать задолженность. Такие претензии контролеров незаконны, и компания может в данном случае ссылаться как на письма чиновников, так и на решения судов. В качестве примера приведем постановление ФАС Московского округа от 15 декабря 2010 г. № КА-А40/15446-10.

Должник ликвидирован
Ликвидация организации завершается только с момента, когда запись об этом внесена в ЕГРЮЛ. Причем информации с сайта ФНС России о том, что должник ликвидирован, недостаточно. В данном случае компании нужно иметь выписку из ЕГРЮЛ о ликвидации должника.

Стоит это 200 руб. (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438). После чего долг можно смело списывать.

А если контрагент находится в стадии банкротства? Значит, списывать долг рановато. Даже если уже есть определение суда о завершении конкурсного производства. Хотя на этом процедура банкротства кончается, нужно все-таки дождаться ликвидации и получить выписку из реестра. На это указали чиновники в письме Минфина России от 11 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/276.

Рассмотрим еще одну ситуацию. Должника исключают из ЕГРЮЛ по решению налоговиков. Такое право у инспекторов есть в отношении компаний, которые в течение года не сдавали отчетность и не проводили операций по банковскому счету (ст. 21.1 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). В данном случае организация исключается из ЕГРЮЛ по специальному основанию, которое не связано с ликвидацией (постановление Пленума ВАС РФ от 20 декабря 2006 г. № 67). Поэтому долг списать не получится (письмо Минфина России от 7 июля 2008 г. № 03-03-06/1/309). Но с момента, когда налоговики решили исключить должника из реестра, компании дается три месяца, чтобы заявить свои требования. Тогда начнется процедура банкротства. Есть еще вариант. Если налоговики уже исключили компанию из реестра, можно в течение года это обжаловать (п. 8 ст. 22 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ).

Компания взыскивает долг через суд
Типичная ситуация. Компания выиграла дело в суде. Но вот исполнить его решение проблематично. Приставам не удалось найти ни должника, ни его имущества. Поэтому они возвращают компании исполнительный лист. И выносят постановление об окончании исполнительного производства (подп. 4 п. 1 ст. 46 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ).

Долгое время контролеры считали, что в этом случае нет оснований списывать долг. Но все-таки чиновники Минфина решили пойти навстречу налогоплательщикам. Ведь нередко у компаний висят миллионные долги, и что с ними делать, непонятно.

Итак, чиновники решили, что зависшую «дебиторку» в этом случае можно списать как безнадежный долг. Ведь задолженность можно отнести на расходы на основании акта госоргана. А документ пристава вполне можно считать таковым (письмо Минфина России от 15 марта 2011 г. № 03-03-06/2/42).

Тем не менее налоговики не так давно высказали противоположное мнение. Обосновано оно следующим. Списать задолженность можно, только если обязательство должника прекращено. Но постановление об окончании исполнительного производства не прекращает обязательства перед кредитором. Этот документ лишь констатирует, что на определенный момент долг взыскать не удалось (письмо ФНС России от 6 сентября 2010 г. № ШС-37-3/10674).

Однако чиновники Минфина свою позицию по этому поводу направили в ФНС и попросили довести до инспекций (письмо Минфина России от 22 октября 2010 г. № 03-03-05/230). Они согласны, что по-хорошему в Налоговый кодекс РФ нужно внести изменения. Но пока этого нет, нужно учитывать арбитражную практику. А судьи ВАС в определении от 7 марта 2008 г. № 2727/08 разрешили списывать долги по постановлениям приставов. Поэтому при необходимости можно показать инспекторам указанные выше письма чиновников Минфина России.

Можно ли списать долг, если решение суда так и не исполнено, а срок исковой давности уже прошел? Лучше этого не делать. Ведь срок исковой давности – это период для защиты своего права в суде. А в данном случае компания уже подала иск и поэтому использовала право на судебную защиту. Это подтверждает и недавнее письмо чиновников. Они указали, что если кредитор реализовал право на судебную защиту, списать долг из-за того, что истек срок исковой давности, невозможно (письмо Минфина России от 22 октября 2010 г. № 03-03-05/230).

Как быть, если суд разрешил взыскать только часть долга? Бывают случаи, когда компания выиграла дело в арбитраже. Но суд решил взыскать с контрагента только часть долга. Получается, что оставшаяся сумма останется непогашенной. Так вот, чиновники запрещают списывать ее на расходы (письмо Минфина России от 18 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/591).

Аналогичная ситуация возникает и когда суд вообще отказал компании. Тогда списать на расходы ничего не получится.

Можно ли списать долг, по которому в суде заключено мировое соглашение? Возможно, компания решила простить партнеру долг или его часть. Чиновники рассматривают эту сделку как безвозмездную передачу имущественных прав. А из этого следует, что в расходах списанную сумму признать нельзя (п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Однако не все так однозначно. И компания может оспорить позицию контролеров, ссылаясь на мнение судей ВАС. Из чего исходят судьи?

Прежде всего, чиновники часто забывают, что перечень внереализационных расходов не является исчерпывающим. В том числе не запрещено учесть убытки, которые возникли в результате прощения долга. Главное, чтобы эта сделка для компании имела коммерческий интерес. Так, компания обратилась в суд, требуя взыскать задолженность с контрагента. В результате заключено мировое соглашение. Его цель – погасить долг, но в меньшем размере. Судьи заявили, что в этом случае компания может списать часть прощенного долга на расходы. Иначе получается несправедливость. Организация, которая предпринимала усилия, чтобы взыскать долг, не может учесть списанную сумму в расходах. В отличие от налогоплательщика, который просто ждет, когда истечет срок исковой давности (постановление Президиума ВАС РФ от 15 июля 2010 г. № 2833/10).

Как списать «дебиторку» в бухучете

В бухгалтерском учете долги называются не безнадежными, а нереальными для взыскания. Кроме того, с 2011 года в бухучете резерв по сомнительным долгам создается в обязательном порядке (не по желанию, как в налоговом учете). И наконец, в бухучете нет закрытого перечня случаев, когда долг можно списать. Так что относить на расходы можно любую «дебиторку», взыскание которой невозможно. За счет резерва долг списывают так:

Дебет 63 Кредит 62 (60, 76)
– списана за счет резерва сумма дебиторской задолженности.

А если резерва недостаточно, то разницу относят на расходы:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 62 (60, 76)
– списана сумма задолженности, превышающая резерв.

Ну и после этого задолженность нужно отражать за балансом в течение пяти лет:

Дебет 007
– учтена за балансом сумма списанной задолженности.

Какие документы нужны, чтобы списать долг

Перечень всех необходимых бумаг мы привели в таблице. Начнем с самого главного – это «первичка». Сразу скажем, что без нее все другие бумаги будут бесполезны: налоговики расходы не признают. И договор первичные документы тоже, увы, не заменит. Об этом заявили контролеры в письме ФНС России от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955. Так что для того, чтобы списать долг, потребуются накладные, акты приемки-сдачи работ (услуг) и другие бумаги, которые подтверждают долг.

Документы по инвентаризации
Чтобы не было проблем, инвентаризацию долгов надо проводить в конце каждого отчетного периода. Все потому, что, если компания спишет долг позже, чем положено, неизбежны претензии инспекторов.

Веским доводом здесь является позиция судей ВАС. Они подтвердили, что компания должна на последнюю дату отчетного (налогового) периода выявлять «дебиторку», по которой срок исковой давности истек, и другие долги, нереальные к взысканию. После чего списывать их (постановление Президиума ВАС РФ от 15 июня 2010 г. № 1574/10). Объясняется это просто. Расходы нужно учитывать в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся (ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Перед тем как начать инвентаризацию, руководитель компании издает приказ о ее проведении по форме № ИНВ-22 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Потом на реквизиты этого приказа нужно будет сослаться в акте инвентаризации.

После инвентаризации составьте акт по форме № ИНВ-17 (утверждена постановлением Госкомстата России). Заполните справку, то есть приложение к акту. В ней укажите реквизиты контрагентов, суммы задолженности и основания, по которым она возникла, со ссылками на подтверждающие документы.

Потом на основе справки составьте акт. Этот документ состоит из двух разделов: по «дебиторке» и «кредиторке». В каждом разделе суммы задолженности нужно разделить на:
– те, с которыми обе стороны согласны: есть подписанный акт сверки или переписка, из которой следует, что контрагент не оспаривает сумму долга;
– неподтвержденные суммы;
– задолженность с истекшим сроком давности.

Акт составляют в двух экземплярах. Его подписывают все члены инвентаризационной комиссии.

Бухгалтерская справка
Далее на основании акта нужно составить бухгалтерскую справку. В ней укажите реквизиты должника, сумму долга, основание и дату, когда он образовался, ссылки на первичные документы, причины списания задолженности.

Приказ руководителя
В нем нужно указать, что «дебиторку» учитывают в расходах в качестве безнадежного долга. Все бумаги нужно хранить в течение пяти лет с момента, когда долг списан.

Что делать с НДС по безнадежным долгам

Марина Емельянцева, юрист юридической компании "Налоговик"

– Допустим, компания списала сумму безнадежной дебиторской задолженности по договору поставки. А что делать с НДС, уплаченным с отгрузки? Ведь компания перечислила его в бюджет, а с покупателя деньги так и не получила. К вычету налог поставить нельзя. Зато чиновники Минфина России разрешают отнести его на расходы вместе с суммой долга (письмо Минфина России от 3 августа 2010 г. № 03-03-06/1/517).

Рассмотрим другую ситуацию. Организация уплатила аванс за товар. Налог на добавленную стоимость с предоплаты был принят к вычету. Но товары от поставщика так и не поступили, задолженность была списана. Так вот, восстанавливать налог на добавленную стоимость, принятый к вычету, в данном случае не требуется. Ведь такое требование не содержится в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Там, напомним, перечислены все ситуации, когда надо восстановить «входной» налог.

Бухгалтерская справка. Образец

Еще по этой теме

О том, как провести взаимозачет долгов, мы писали в журнале «Главбух» .

Подробнее о том, как создать резерв по сомнительным долгам в бухучете, вы можете прочитать в журнале «Главбух» .

Документы, на основании которых можно списать зависшую задолженность

1. Акт инвентаризации задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

2. Бухгалтерская справка.

3. Приказ руководителя о списании задолженности на расходы (за счет резерва).

4. Договор, в котором указан срок платежа.

5. Товарные накладные или акты приемки-сдачи работ (услуг).

6. Платежные документы.

Также, если должник ликвидирован, потребуется выписка из ЕГРЮЛ. А если компания списывает долг потому, что приставы не смогли его взыскать, — акт пристава о невозможности взыскания долга и постановление об окончании исполнительного производства.

Главное, о чем важно помнить

1 Списывать просроченную задолженность нужно только в том периоде, когда истек срок исковой давности.

2 Инвентаризацию «дебиторки» нужно проводить в каждом отчетном периоде по налогу на прибыль (квартале или месяце).

3 Списывая задолженность, проверьте наличие полного комплекта документов, включая акт инвентаризации и «первичку».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка