Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Обработка персональных данных: что надо знать

21 сентября 2013 76 просмотров

Сайт журнала «Зарплата в учреждении»

Электронный журнал «Зарплата в учреждении»

Чем руководствоваться

Порядок обработки и защиты персональных данных регулируется Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Обрабатывая информацию о работнике или ином физическом лице, учреждение выступает оператором (ст. 3 Закона № 152-ФЗ). К обработке персональных данных можно отнести такие действия с ними, как сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, использование, передача, удаление. При этом статья 18.1 Закона № 152-ФЗ содержит требование о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных.

Поэтому уже на стадии заключения трудового или гражданско-правового договора учреждение обрабатывает персональные данные. Причем по общему правилу это можно делать при наличии согласия человека на их обработку (ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Согласие на обработку требуется не всегда

Согласие человека на обработку персональных данных не требуется, когда данные обрабатываются в целях исполнения договора, одной из сторон которого он является ( п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ ).

На этом основании не требуется получение согласия на обработку персональных данных работника (так как она выполняется в рамках трудового договора), а также лица, привлекаемого к каким-либо работам по гражданско-правовому договору, например, по договору подряда.

Роскомнадзор дал разъяснения по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников и соискателей, в которых указал, в каких еще случаях согласие физлиц на обработку персональных данных не требуется. Рассмотрим основные из них.

Размещение информации в интернете

Законодательство зачастую обязывает бюджетные учреждения раскрывать, в том числе размещать в сети интернет, определенную информацию, включающую и персональные данные. Так, например, в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 79 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» медорганизация обязана информировать граждан о медицинских работниках, уровне их образования и квалификации.

Аналогичные требования в отношении образовательных учреждений предусмотрены Правилами размещения в сети интернет и обновления информации об образовательном учреждении, утвержденными постановлением Правительства РФ от 18 апреля 2012 г. № 343. В них сказано, что образовательное учреждение должно размещать на своем официальном сайте в сети интернет информацию, содержащую следующие персональные данные:

  • фамилию, имя, отчество учредителя образовательного учреждения, его местонахождение, график работы, адрес электронной почты;
  • фамилию, имя, отчество руководителя образовательного учреждения, его местонахождение, график работы, адрес электронной почты, справочный телефон;
  • фамилии, имена, отчества, должности руководителей структурных подразделений, включая филиалы и представительства, места их нахождения, графики работы, адреса электронной почты;
  • информацию о персональном составе педагогических (научно-педагогических) работников, их фамилии, имена, отчества, занимаемые должности, их уровень образования, квалификацию, наличие ученой степени, ученого звания.

В таких случаях получать согласие на обработку персональных данных не нужно, поскольку их обнародование предусмотрено законодательством.

Сведения о близких родственниках

Не требуется получать согласие на обработку персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2 . Или же в случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к гостайне, оформление соцвыплат). Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Передача данных третьим лицам

Передавать персональные данные работника третьим лицам без его согласия можно в случае, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами. Так, сведения о каждом работнике учреждение подает в налоговую инспекцию по форме 2-НДФЛ ежегодно, а индивидуальные сведения в ПФР – ежеквартально. В таких ситуациях согласие на обработку не потребуется, ведь в обоих случаях представление таких сведений – обязанность работодателя (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152ФЗ). В таком же порядке персональные данные работников передаются в военные комиссариаты, профсоюзные органы.

Согласие работника, госслужащего не требуется также при передаче его персональных данных в случаях, связанных с выполнением им должностных обязанностей, в том числе при его командировании. Это следует из Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490, нормативных правовых актов в сфере транспортной безопасности.

Кроме того, согласие работника не требуется при получении работодателем мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, от госинспекторов труда при осуществлении ими госнадзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством.

Персональные данные работника кредитным организациям, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления зарплаты, передаются без его согласия в следующих случаях:

а) договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником, и в его тексте предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;

б) наличие у работодателя доверенности на представление интересов работника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;

в) соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 Трудового кодекса РФ).

Кроме того, если бюджетное учреждение привлекает сторонние организации для ведения кадрового и бухгалтерского учета, передача им персональных данных работников осуществляется только с согласия последних.

Обработка персональных данных уволенных работников

Роскомнадзор также дал пояснения относительно обработки персональных данных уволенных работников, указав, в частности, что такая обработка допускается в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Содержание согласия работника должно быть конкретным и информированным, (содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных). 

Согласие работника может быть оформлено как в виде отдельного документа, так и закреплено в тексте трудового договора и отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию согласия, согласно части 4 статьи 9 Закона № 152-ФЗ.

Данные, получаемые для заключения договора

Роскомнадзор поясняет, что обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей предполагает получение согласия этих лиц на обработку на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети интернет, доступного неограниченному кругу лиц.

Кроме того, в случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем. В качестве возможных вариантов таких мероприятий названы приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратная связь посредством электронной почты и т. д.

При поступлении же в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физлицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.

В случае отказа в приеме на работу сведения, представленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней. Исключение составляют случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя составляет три года.

Если данные соискателей собирают с использованием типовой формы анкеты соискателя, утвержденной оператором, она должна содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу, а также соответствовать требованиям пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687.

Получение согласия также обязательно при направлении работодателем запросов о соискателе в иные организации, в том числе на его прежние места работы. Если же трудовой договор заключается с бывшим госслужащим, то учреждение обязано сообщить об этом на его прежнее место службы независимо от согласия такого работника.

Обязанность получения согласия также не распространяется на обработку персональных данных соискателей, подавших документы на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы. Ведь перечень представляемых документов определен Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе…» и пунктом 7 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ (утверждено Указом Президента РФ от 1 февраля 2005 г. № 112 ). А форма анкеты, предполагающая внесение персональных данных заявителя, утверждена распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 г. № 667-р.

Данные, включенные в кадровый резерв

Персональные данные лиц, включенных в кадровый резерв, как поясняет Роскомнадзор, можно обрабатывать только с их согласия (за исключением случаев нахождения в кадровом резерве действующих сотрудников, а также ведения кадрового резерва органом государственной власти). Согласие на внесение соискателя в кадровый резерв учреждения оформляется либо в форме отдельного документа, либо путем проставления соискателем отметки в соответствующем поле электронной формы анкеты соискателя, реализованной на сайте организации в сети интернет. Обязательным при этом является ознакомление соискателя с условиями ведения кадрового резерва в учреждении, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения его из кадрового резерва.

А.И. Ильина,

юрист компании «Арбитражные споры»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка