Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как хранить лицевые счета работников и другие документы

16 сентября 2015 3242 просмотра

Сайт журнала «Зарплата в учреждении»

Электронный журнал «Зарплата в учреждении»

Напомним порядок хранения лицевых счетов и других «зарплатных» документов сотрудников.

По каким правилам комплектуется архив

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

  • определение источников комплектования архива;
  • определение состава документов, подлежащих приему в архив;
  • организацию передачи документов в архив (Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., далее – Правила).

Основные источники комплектования архива – структурные подразделения, подведомственные организации и физические лица. Документы хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 2.4.5 Правил).

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Законодательством РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Каким образом выдавать работникам справки

Работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия этого работника, за исключением случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других ситуациях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами (ст. 88 Трудового кодекса РФ).

Бухгалтерия выдает различного рода справки по заявлению работника для представления в социальные службы, а также на получение кредита: 2-НДФЛ, о заработной плате за три последних месяца, за шесть последних месяцев и т. п.

В связи с необходимостью при расчете пособия по временной нетрудоспособности учитывать начисленную заработную плату за предыдущий период у другого работодателя при увольнении работника из организации работодатель обязан выдать справку о сумме начисленной заработной платы, иных выплат и вознаграждений. Форма такой справки утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н. Справка выдается в день прекращения работы у работодателя. При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет бывшему работнику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте.

После прекращения работы справка выдается по письменному заявлению работника (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) работодателем заявления.

Как предоставлять бумаги для ПФР

Что касается справок для установления размера пенсий, нужно отметить следующее.

Работодатель по требованию работника должен выдать ему справку о среднемесячном заработке за 2000–2001 годы или 60 месяцев подряд до 1 января 2002 года в течение трудовой деятельности (п. 2 приложения к постановлению Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па). С 1 января 2002 года работодатель самостоятельно представляет индивидуальные сведения в Пенсионный фонд РФ.

В те же сроки, что установлены для представления отчетности, каждому работнику нужно передавать копии индивидуальных сведений (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Для этого используются формы:

В день увольнения нужно подготовить сведения за отчетный период по дату увольнения. А если копии сведений работникам не выдавались, то и за весь период работы.

Кроме того, по запросу работника для назначения пенсии подаются сведения по форме СПВ-2, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21 июля 2014 г. № 237п.

В учреждении индивидуальные сведения должны храниться в течение 5 лет как в бумажном, так и в электронном виде, если отчетность в ПФР представлялась в электронном виде (письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314).

Сколько хранить архивные документы

Бюджетные учреждения, как и все другие организации, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Срок хранения документов в архиве и их перечень установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Документы по оплате труда в архиве хранятся так:

Документы по личному составу

Сроки хранения

Приказы, распоряжения, документы к ним по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов), изменение фамилии, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (зарплаты), дежурства по профилю основной деятельности, длительные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 лет

Штатные расписания организации, изменения к ним по месту разработки и/или утверждения

Постоянно

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые) по месту разработки и/или утверждения

Постоянно, индивидуальные работников – 75 лет

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 лет

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др.

Если лицевые счета работников отсутствуют – 75 лет

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные

5 лет при условии проведения проверки

Лицевые карточки, лицевые счета работников

75 лет

Коллективные договоры

Постоянно

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет

Тарификационные ведомости (списки)

75 лет

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

75 лет

Личные карточки работников, в том числе временных работников

75 лет

Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников; б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений; в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет

Аттестационные заключения, документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел

75 лет

Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала

75 лет

Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к наградам, присвоении званий, присуждении премий: а) в награждающих организациях; б) в представляющих организациях

Постоянно 75 лет

Листки нетрудоспособности и книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности

5 лет

Т. Фисенко,
главный бухгалтер МУ «Централизованная бухгалтерия»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка