Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
Срочно заберите все!
№24

График отпусков и последствия за нарушения

20 января 2010 134 просмотра

График отпусков и последствия за нарушения. Утверждать график отпусков (форма № Т-7) положено не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 Трудового кодекса РФ). То есть подписать график на 2010 год нужно было до 17 декабря 2009 года (включительно). Если это не сделано, советуем исправить этот недочет как можно скорее – иначе компанию и руководство могут оштрафовать.

Но на этом работа с графиком отпусков не заканчивается. Ведь этот документ не просто формальность. Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать указанные в нем сроки. Проверяющие из трудовой инспекции считают это правилом, за нарушение которого также грозит штраф.

В то же время реальность такова, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно.Отпуска переносятся по желанию работников, по правилам законодательства, по инициативе руководства... В каждой из этих ситуаций график отпусков нарушается. Но штрафа по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (он составляет от 30 000 до 50 000 руб. для компании и от 1000 до 5000 руб. – для руководителя) можно избежать – достаточно правильно оформить документы.

Работник попросил перенести отпуск на более удобное время

График отпусков и последствия за нарушения.В большинстве случаев вопрос о переносе отпуска по желанию работника решается по договоренности с руководством. Подтверждением того, что договоренность достигнута, является разрешительная подпись руководителя на заявлении работника.

Однако есть случаи, когда работодатель обязан пойти сотруднику навстречу и перенести отпуск на удобное для него время. Они названы в Трудовом кодексе РФ, а также в некоторых федеральных законах. В частности, право на выбор времени отпуска имеют:
– внешние совместители (ст. 286 Трудового кодекса РФ требует оформлять им отпуск в тот же период, на который приходится отпуск по основному месту работы);
– сотрудницы, желающие использовать ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам, непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
– сотрудники-мужчины во время отпуска жен по беременности и родам (ст. 123 Трудового кодекса РФ);
– супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ);
– работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 Трудового кодекса РФ).

Фактически такие сотрудники могут взять отпуск в любое время. Тем не менее указывать ориентировочные дни их ежегодного отдыха в утверждаемом до начала года графике отпусков необходимо. И пустых строк напротив их фамилий тоже лучше не оставлять. Проверяющие расценят это как неправильное составление графика.

По заявлению работника перенести его отпуск на более поздний срок работодатель также обязан, если:
– сотруднику вовремя на выплачены отпускные (ст. 136 Трудового кодекса РФ обязывает выдавать их не позднее чем за три дня до начала отпуска);
– сотрудника не предупредили о времени начала отпуска (ст. 123 Трудового кодекса РФ требует делать это за две недели).

Такие правила приведены в статье 124 Трудового кодекса РФ.

Отпуск начинается раньше запланированного срока

В этом случае достаточно, чтобы сотрудник написал обычное заявление о предоставлении отпуска. В нем должна быть указана дата, с которой он хочет начать ежегодный отдых, а при необходимости еще и причина, по которой работодатель обязан предоставить отпуск именно в это время (со ссылкой на соответствующую норму Трудового кодекса РФ или федерального закона). Эта форма заявления, как правило, более удобна. Ведь в большинстве компаний сотрудников просят писать такие заявления, даже если они уходят в отпуск по графику (хотя формально в этом случае заявления вообще необязательны).

В Указаниях (утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, далее – Указания) сказано, что перенос отпуска должен быть оформлен документом, составленным в произвольной форме. Таким документом может быть приказ о переносе отпуска. Но мы считаем, что в рассматриваемой ситуации можно обойтись и без него. Достаточно сразу составить приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6. Правила Трудового кодекса РФ при этом нарушены не будут.

Если отпуск перенесен на месяцы текущего года, в графе 8 графика отпусков можно указать реквизиты именно этого документа. А в графе 9 нужно отразить новую дату начала отпуска. Если отпуск перенесен на следующий год, соответствующие сведения лучше привести в графе 10 «Примечание».

Отпуск начинается позже запланированного срока

Сообщить о желании перенести отпуск сотрудник должен до того, как наступит указанный в графике день начала отпуска. Просто проигнорировать эту дату и оформить документы на отпуск позже нельзя. Ведь в этом случае трудовики могут заявить, что работодатель не соблюдает график отпусков.

Оформить документы о переносе отпуска можно двумя способами. Первый – по вышеописанной упрощенной схеме (то есть без приказа о переносе отпуска). Этот способ удобен, если дата начала отпуска сдвигается незначительно (скажем, на одну-две недели) и работник уверен в том, что новая дата нарушена не будет.

Второй способ заключается в следующем. Работник пишет заявление о переносе отпуска (в произвольной форме). В нем он прописывает новую дату отпуска, даже если он в ней сомневается. На основании этого заявления издают приказ о переносе отпуска. Составить его можно в произвольной форме (см. образец). Данные этого приказа отражают в графах 8 и 9 графика отпусков (или в графе 10 – если отпуск перенесен на следующий год). Если впоследствии дата начала отпуска не изменится, на основании этих документов составляют приказ по форме № Т-6. Требовать от работника еще одно заявление перед началом отпуска необязательно.

Этот способ предпочтителен, когда дата начала отпуска переносится на несколько месяцев. Ведь издавать приказы по форме № Т-6 за несколько месяцев не принято. Также этот способ выбирают, когда назвать новую дату отпуска работник затрудняется. Скажем, муж хочет взять дни отдыха во время декретного отпуска жены, но еще не известно, когда он начнется.

Во время отпуска работник болел, учился, выполнял гособязанности

Существуют ситуации, в которых работодатель обязан продлить или перенести сотруднику отпуск, так как этого требует Трудовой кодекс РФ. То есть фактически независимо от желания работника. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

1. Во время отпуска сотрудник заболел (ст. 124 Трудового кодекса РФ). В этом случае отпуск продлевают на время болезни, только если оформлен больничный лист по нетрудоспособности самого работника. Если же сотрудник ухаживал за заболевшим членом семьи, удлинять (переносить) время отдыха не надо.

2. На время ежегодного отпуска пришлись дни учебного отпуска, и это подтверждено справкой-вызовом. Предоставлять работнику не использованные из-за учебы дни ежегодного отпуска в другой период Трудовой кодекс РФ напрямую не обязывает. В то же время сотрудник имеет право воспользоваться каждым из отпусков.

3. Во время отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности (например, был на военных сборах, работал в качестве члена избирательной комиссии, участвовал в судебном заседании в качестве присяжного заседателя). В этом случае отпуск должен быть продлен или перенесен, если по законодательству сотрудника на необходимое время освобождают от работы (ст. 124 Трудового кодекса РФ). Основанием для изменения даты окончания отпуска являются повестки, вызовы и другие аналогичные документы.

Работник решил перенести часть отпуска на более позднее время

В этом случае сотрудник выходит на работу в утвержденный по графику день и пишет заявление с указанием даты, с которой хочет использовать часть отпуска. Больничный лист (справку-вызов, повестку в суд и т. п.) он прикладывает к этому заявлению. На основании этих документов составляется приказ о переносе части отпуска и внесении изменений в график отпусков (в произвольной форме) либо сразу приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6. Реквизиты приказа и дату начала отпуска отражают в графике отпусков в графах 8 и 9 (или 10). В графе 10 можно также сделать пометку о том, что на другое время перенесены не все дни запланированного отпуска, а часть.

Работник решил продлить свой отпуск

Теперь рассмотрим ситуацию, когда работник решил использовать оставшиеся дни отпуска сразу после болезни, учебы, выполнения гособязанностей. Об этом он должен заранее сообщить руководству. Сделать это необходимо до того, как наступит первый день выхода на работу по ранее утвержденному графику. Появляться на рабочем месте в этот день необязательно – достаточно просто позвонить или известить о случившемся другим способом.

Допустим, по истечении отпуска сотрудник вышел на работу. Возникает вопрос: а нужно ли требовать с него заявление о продлении отпуска и издавать соответствующий приказ? Из статьи 124 Трудового кодекса РФ следует вывод, что делать это необязательно. Достаточно, чтобы сотрудник просто представил соответствующий документ – листок нетрудоспособности, справку-вызов, повестку в суд и т. п. К тому же Указания требуют оформлять специальным документом лишь перенос отпуска, а не его продление.

Однако трудовые инспекторы считают: изменения в график отпусков нужно вносить в том же порядке, в котором был принят этот документ. Это означает, что они должны быть утверждены руководителем организации. Поэтому приказ о продлении отпуска безопаснее все-таки составлять. Информацию о продлении срока отпуска можно указать в форме № Т-7 в графе 10 «Примечание».

Руководитель перенес отпуск работника по своей инициативе

Работодатель имеет право перенести отпуск сотрудника на другое время текущего года. При этом он должен учесть пожелания работника. В исключительных случаях (если отсутствие сотрудника может негативно отразиться на работе компании) с его согласия возможен и перенос отпуска на следующий рабочий год (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Оформить согласие работника на перенос отпуска можно двумя способами. Первый – в виде отдельного заявления от имени работника. На основании этого заявления составляют приказ о переносе отпуска. В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причину его переноса.

Второй способ – сразу издать приказ о переносе отпуска, предусмотрев в нем графу, в которой работник распишется, подтвердив свое согласие. Этот способ более удобен в ситуации, когда есть уверенность, что сотрудник, предварительно изъявив устное согласие, потом не откажется подписать приказ.

Реквизиты соответствующего приказа и новую дату начала отпуска нужно указать в графике отпусков в графах 8, 9 или 10.

Эти правила не распространяются на ситуации, когда речь идет о сотрудниках до 18 лет и сотрудниках, занятых на работах с вредными (опасными) условиями труда. Переносить отпуска таких сотрудников по инициативе руководства нельзя.

В течение года приняты или уволены работники

В организацию приняты новые работники или кто-то из сотрудников увольняется. В этом случае в график отпусков нужно внести поправки. Иначе график будет содержать неактуальную информацию, что трудовики считают нарушением законодательства.

Как именно нужно оформлять изменения в график отпусков, ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Указаниях не сказано. По нашему мнению, неувязку с присутствием в графике уволенного работника можно устранить просто – сделать пометку о дате его ухода из компании в графе 10 «Примечание».

Теперь о проблеме с отсутствием в графике новых работников. На практике ее решают двумя способами.

Первый – делают дополнения к графику отпусков. Для этого можно использовать унифицированную форму № Т-7, переименовав ее, например, в «График отпусков. Дополнение». Утверждать этот документ нужно по той же схеме, как и основной график. То есть согласовывать с начальниками подразделений и профсоюзным органом (если таковой есть) и подписывать у руководителя кадровой службы и директора.

Заметим, что применять эту процедуру нужно только в отношении тех работников, которые приняты в первом полугодии. Ведь сотрудники, принятые на работу позже, по общему правилу получают право на отпуск только через шесть месяцев. А значит, будут внесены в график отпусков уже на следующий год.

Второй вариант – изменить график отпусков и утвердить его заново уже с учетом новых сотрудников и тех, кто уволился. Плюс этого способа в том, что в результате все сотрудники и даты их отпусков будут находиться в одном списке. Однако назвать этот способ безопасным нельзя.

Трудовым инспекторам может не понравиться, что на один и тот же год существует сразу несколько графиков отпусков. Ведь законодательство упоминает только об одном графике, утверждаемом раз в год.

Сотрудника отозвали из отпуска

Право отозвать сотрудника из отпуска предоставляет работодателю статья 125 Трудового кодекса РФ. Но реализовать его он может, только если сам сотрудник согласен вернуться на работу. Если работник не желает прерывать свой отпуск, обязать его сделать это нельзя.

Оформить согласие на отзыв нужно в письменном виде. Самый простой вариант – предусмотреть в приказе графу «На отзыв из отпуска согласен», в которой сотрудник должен расписаться с указанием даты.

Однако возможен и более формальный вариант. Он применяется, когда нет уверенности в том, что сотрудник пойдет руководству навстречу. Тогда ему предварительно направляют уведомление с просьбой прервать отпуск и выйти на работу. Если работник делает на нем отметку о своем согласии, на основании уведомления издают приказ об отзыве. Сведения об отзыве и переносе части отпуска на другое время отражаются в графике отпусков в графах 8 и 9 (или 10).

Часть отпуска, которая осталась неиспользованной, сотрудник может взять в любое удобное для него время в текущем году или присоединить к отпуску за следующий год.

Эти правила не распространяются на ситуации, когда речь идет о работниках моложе 18 лет, беременных женщинах и сотрудниках, занятых на вредных и опасных работах. Отзывать таких людей из отпуска нельзя, даже если они дали свое согласие.

Главное, о чем важно помнить

1. Информацию о переносе отпусков на другое время нужно отражать в графике отпусков в графах 8, 9 и 10.

2. Если в первой половине года принят новый сотрудник, лучше издать дополнение к графику отпусков.

3. Изменения в график отпусков нужно оформлять в том же порядке, в котором утверждается сам график.

Приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска. Образец

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка