Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Верно ли вы считаете зарплату и пособия

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Путевой лист, и расходы на ГСМ

20 января 2010 231 просмотр

Когда понадобится путевой лист

Путевой лист, и расходы на ГСМ. Чаще всего топливо для служебных автомобилей сотрудники покупают за наличный расчет на АЗС. Реже для расчета за бензин применяются специальные талоны или топливные карты. Однако в любом случае, чтобы подтвердить расходы на ГСМ, бухгалтеру потребуются путевые листы. Именно эти документы показывают, что топливо было израсходовано в служебных целях. На основании путевого листа бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44 …)    Кредит 10 субсчет «Топливо»
– списана стоимость израсходованного топлива.

Одновременно стоимость использованного бензина будет учтена при расчете налога на прибыль.

В каком виде составить документ

Путевой лист, и расходы на ГСМ. Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако применять эти бланки обязаны лишь автотранспортные предприятия. Поэтому компании вправе разработать свои формы.

Обратите внимание: бланки, составленные организацией, должны содержать все обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (далее – Обязательные реквизиты). К таковым относятся наименование и номер путевого листа, данные о сроке его действия, данные о транспортном средстве и его собственнике, сведения о водителе. Об этом чиновники Минфина России напомнили в письме от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161. Кроме того, собственные формы должны отвечать всем требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Бланки путевых листов, отличные от унифицированных форм, надо закрепить в учетной политике.

Как правило, организации, разрабатывающие собственные бланки, берут за основу официальную форму и вносят в нее небольшие поправки, учитывающие специфику бизнеса компании. На примере упрощенной унифицированной формы путевого листа легкового автомобиля (см. образец) расскажем, какие строки этого документа требуют особого внимания бухгалтера.

Что обязательно должно быть в путевом листе

Путевой лист, и расходы на ГСМ. Путевой лист оформляют в одном экземпляре на каждую машину. Если в течение дня (или иного периода времени) на автомобиле ездят несколько водителей, то на одну машину можно заполнить несколько путевых листов. Путевые листы нумеруют и заверяют штампом организации. Рассмотрим те реквизиты, контролировать которые надо в первую очередь.

Срок действия документа. По общему правилу путевой лист оформляют на один день. Но организации могут заполнять документ и на большие промежутки времени (например, на неделю или месяц). Минфин России подтвердил этот подход в письме от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129.

Сведения о транспортном средстве и его собственнике. Если машиной владеет компания, то в путевом листе указывают ее наименование, организационно-правовую форму, адрес и номер телефона. Индивидуальные предприниматели – собственники авто прописывают свою фамилию, имя, отчество, адрес, а также телефон.

В путевом листе указывают тип транспортного средства, его регистрационный знак, время выезда и заезда в гараж. Если путевой лист оформлен на несколько дней, то необходимо указать также даты первого выезда и последнего заезда. Все эти сведения в транспортных организациях должен указывать диспетчер-нарядчик. В остальных компаниях эти данные может прописать сам водитель. Он же вправе подтвердить исправность автомобиля (при отсутствии должности штатного механика). В момент выезда и заезда из гаража надо снять данные о пробеге.

Сведения о водителе. В путевом листе указывают фамилию, имя и отчество водителя (сведения о его удостоверении и лицензионной карточке должны указывать только транспортные компании). Также правила требуют прописать дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя (п. 7 Обязательных реквизитов).

Понятно, что далеко не у каждой организации в штате есть медицинский работник, который вправе проводить освидетельствование. В большинстве случаев налоговики это понимают и не снимают затраты на ГСМ, подтвержденные путевыми листами без отметки о медосмотре.

Поэтому споры относительно данных о медицинском освидетельствовании возникают только между транспортными компаниями и органами автодорожного надзора. Последние при отсутствии штампа о медосмотре могут оштрафовать транспортную организацию по статье 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (за нарушение условий лицензии).

Движение горючего. В путевом листе указывают данные о количестве горючего на момент выезда и возвращения машины в гараж.

Также следует отметить, какое количество бензина было выдано на машину по заправочному листу. Этот документ, как правило, заполняют только транспортные организации. Остальные компании в соответствующей графе могут указать номер чека, полученного на АЗС.

Далее нужно вычислить расход бензина – по норме и фактический. Отметим, что в налоговом учете безопаснее списывать расходы на ГСМ именно в пределах нормы. При этом руководствоваться следует лимитами, которые утверждены распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. В дополнение к ним для некоторых марок автомобилей можно применять нормы, которые содержатся в письме ФНС России от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337@.

Именно такой позиции в данный момент придерживаются федеральные чиновники (см. письмо Минфина России от 14 января 2009 г. № 03-03-06/1/15).

Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только в отношении автомобилей, для которых законом нормы не установлены. Если компания спишет затраты на бензин сверх установленных норм, то «лишние» расходы налоговые инспекторы скорее всего не признают.

Отстоять свою позицию компания может только в арбитражном суде. При этом организация вправе сослаться на то, что Налоговым кодексом РФ нормирование ГСМ вообще не предусмотрено (пример положительного исхода дела – определение ВАС РФ от 14 августа 2008 г. № 9586/08).

Маршрут следования. Сведения о маршруте указывают на оборотной стороне путевого листа. Эту информацию нужно прописать максимально конкретно, с указанием точных адресов назначения. Общие формулировки (например, «поездка на склад», «доставка товаров покупателю» или «поездки в аэропорт») наверняка привлекут внимание налоговиков, которые впоследствии могут снять затраты.

Также на оборотной стороне бухгалтер может рассчитать зарплату водителя, если его труд оплачивается по сдельной системе – в зависимости от количества часов за рулем или пройденных километров.

Путевой лист легкового автомобиля. Образец (стр. 1)

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

У вас порядок в документах или бардак?

Где вы храните бухгалтерские документы?

Как часто вы подшиваете документы?

Вы следите за сроками хранения документов?

Как вы уничтожаете документы, по которым истек срок хранения?

В бухгалтерии есть ненужные документы, которые жалко выбросить?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Упрощенка 29 марта 2017 17:00 Расчет пеней в 2017 году
Бюджетник 29 марта 2017 12:00 Форма СЗВ-М 2017
РНК 28 марта 2017 13:00 СЗВ-М за март 2017 года

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка