Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Осторожнее с больничными листами бывших сотрудников

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Что предпринять, если пропали первичные документы

17 марта 2010 132 просмотра

 Зафиксировать причины пропажи документов

Что предпринять, если пропали первичные документы. Как действовать, если утрачены документы, нигде в бухгалтерском законодательстве не сказано. Но первое, что рекомендуют сделать в такой ситуации налоговики – назначить комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов. Для этого руководитель компании издает приказ. Так поступить предписывает пункт 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. Заметим, что данный документ актуален по сей день.

Члены комиссии не только выявляют, но и документально подтверждают причину утраты документов. Поэтому иногда к ревизии помимо собственных сотрудников организации привлекают представителей госорганов. Так, факт пожара засвидетельствует сотрудник противопожарной службы. Аварии, связанные с коммунальными сетями (например, затопление помещения), подтвердят представители коммунальных служб, а кражу – милиция.

По результатам работы комиссии оформляют специальный акт, утверждаемый руководителем компании. См. образец акта. Наряду с этим документом, если речь идет о пожаре, краже или стихийном бедствии, стоит получить также официальную справку из соответствующей службы.

 Составить список пропавших бумаг

После того как комиссия зафиксировала причину утраты документов, необходимо составить максимально подробную (насколько это возможно) опись недостающих бумаг (см. образец). Она поможет не запутаться в том, какие документы нужно восстанавливать.

  Сообщить об утере «первички» в инспекцию

Что предпринять, если пропали первичные документы. Далее рекомендуем сообщить в свою ИФНС о факте утери или пропажи документов. Налоговое законодательство этого не требует, однако так поступить в интересах самой компании. Особенно если период, к которому относилась часть утраченной «первички», налоговики еще не проверяли. Заранее предупредив инспекторов о случившемся, у компании будут основания попросить время на восстановление документации. И отсрочить представление в ИФНС запрошенных бумаг.

Заявление в налоговую инспекцию можно составить в произвольной форме. К заявлению стоит приложить документы, подтверждающие причины утраты документов (собранные справки, акт комиссии).

Одновременно можно попросить у своего инспектора копии налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности (если таковые были утрачены). Вообще ИФНС не обязана предоставлять дубликаты бумаг, но на практике инспекторы иногда идут навстречу.

  Восстановить часть документов самостоятельно

Исходящие первичные и внутренние документы оформляют сотрудники компании, в частности бухгалтеры. Например, кассовые ордера, платежные ведомости. Такие бумаги можно восстановить самостоятельно. Хорошо, если сохранились бухгалтерские и налоговые регистры. Тогда задача облегчается. Идеальный вариант, конечно, когда информация в электронном виде не пострадала.

Если же практически все бумаги и данные учета были утрачены (при пожаре, потопе или в результате кражи), остается надежда на помощь обслуживающих банков и внешних контрагентов.

 Запросить данные в банке

Сведения о движении денег на расчетном счете нужно запросить в своем банке. Там же есть информация по валютному и другим счетам. Безусловно, с такой просьбой необходимо обратиться во все кредитные организации, обслуживающие компанию.

Получив из банка ответ, наверняка удастся восстановить список контрагентов, с которыми компания работала по безналичному расчету. И вообще воссоздать полную картину проведенных платежей.

 Связаться с контрагентами

По списку, составленному по банковским выпискам или другим источникам, надо подготовить официальные запросы в адрес контрагентов. В письме попросить их предоставить дубликаты бумаг – договоров, накладных, счетов-фактур и других документов, свидетельствующих о взаимных сделках. Бизнес-партнеры обычно идут навстречу пострадавшей организации. Наряду с этим со всеми контрагентами стоит провести сверку расчетов.

Однако не исключено, что кто-то из поставщиков или покупателей сменил свой адрес. В таком случае компания, утратившая документы, вправе обратиться с запросом в единые госреестры – юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. За плату можно получить все необходимые сведения о контрагенте.

 Если «первичку» восстановили не полностью, безопаснее пересчитать налоги

По восстановленной «первичке» придется заново сформировать налоговую отчетность. Показатели новых деклараций нужно сверить с теми, что значатся в копиях отчетности, если их предоставила инспекция. Или же с суммами, уплаченными в бюджет согласно полученным из банка выпискам. Если данные совпали, можно считать, что компании удалось восстановить утраченную документацию в полном объеме. Но, увы, так получается редко.

Если расхождения между итогами старых и новых отчетов все же есть, часть налогов лучше пересчитать. В первую очередь налог на прибыль. Ведь основное требование к расходам в налоговом учете – они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Поэтому те суммы затрат, в отношении которых восстановить документы не удалось, стоит исключить из состава расходов.

Следом за налогом на прибыль придется пересчитать и НДС – если расходы не подтверждены, то и НДС принять к вычету не получится. В итоге в ИФНС придется подать «уточненки».

Если же исправления не вносить, при отсутствии «первички» инспекторы сами доначислят налоги расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса РФ). При этом ревизоры вправе исходить как из имеющейся у них информации о самом налогоплательщике, так и из данных об аналогичных компаниях. Оспаривать подобные доначисления компаниям приходится в арбитраже.

Акт по расследованию пропажи документов. Образец

Опись документов, утраченных в результате пожара. Образец

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка