Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Акт, который понадобится при смене главбуха, чтобы разграничить ответственность

31 марта 2010 262 просмотра

Новый главный бухгалтер, придя в компанию, заинтересован принять дела от прежнего специалиста, что называется, «под роспись». Ведь в этом случае ему не придется отвечать за чужие ошибки. Однако процедура передачи бухгалтерской и налоговой документации в действующем законодательстве не прописана.

Единственный нормативный документ, в котором есть упоминание об акте приема-передачи дел, – это постановление Совмина СССР от 24 января 1980 г. № 59, которое действует по сей день. Но форма акта в нем не определена, поэтому ее можно разработать самостоятельно. Акт, который понадобится при смене главбуха, чтобы разграничить ответственность .

Что нужно сделать перед подписанием акта

Перед тем как передать дела новому главбуху, руководитель компании, как правило, подписывает специальный приказ, в котором указаны:
– люди, ответственные за прием и передачу дел;
– срок, в течение которого будут переданы все документы и ценности;
– разграничения обязанностей и полномочий между прежним и новым главным бухгалтером (если какой-то период времени они будут работать вместе);
– дата, на которую должны быть завершены все бухгалтерские и налоговые операции прежним бухгалтером;
– сроки и порядок проведения инвентаризации (если требуется);
– порядок документального оформления самой процедуры передачи дел (см. образец приказа).

Инвентаризация обязательна только при смене материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Поэтому ее необходимо проводить, если условие о полной материальной ответственности есть в трудовом договоре с главбухом (абз. 10 ст. 243 Трудового кодекса РФ). Это возможно, когда главный бухгалтер выполняет еще и функции кассира. В такой ситуации нужно обязательно провести инвентаризацию денежных средств в кассе. Результаты инвентаризации «налички» следует оформить актом по форме № ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности составляют инвентаризационную опись по форме № ИНВ-16.

Кроме того, в процессе передачи дел не лишним будет провести сверку по налогам и взносам с бюджетом и внебюджетными фондами, а подписанный акт сверки приложить ко всем передаваемым документам.

В каком виде составить акт и что в нем указать

В акте нужно указать всех людей, принимающих участие в передаче документации. Ведь помимо главного бухгалтера к этому можно привлечь других сотрудников бухгалтерии или пригласить внешних аудиторов. Состав участников должен быть утвержден руководителем.

Передавать нужно только ту документацию, за которую нес ответственность уходящий главбух. Так, если в компании учет заработной платы ведет отдельный сотрудник, то эти документы передавать и указывать в акте не нужно.

Новый главбух должен удостовериться в том, что ему переданы бухгалтерские документы за последние пять лет. Дело в том, что именно такой срок хранения предусмотрен статьей 17 Федерального закона № 129-ФЗ для «первички», бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности.

Сроки хранения конкретных видов документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом 6 октября 2000 года. Здесь же определены сроки хранения статистической отчетности.

Налоговики могут проверить компанию за последние три года. Это правило прописано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру нужно очень тщательно проверить наличие документов, относящихся именно к этому периоду.

Особое внимание следует уделить следующим документам:
– книгам покупок и книгам продаж;
– журналам учета полученных и выставленных счетов-фактур;
– журналам регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
– кассовым книгам (форма № КО-4);
– журналам кассира-операциониста (форма № КМ-4);
– книгам выдачи доверенностей;
– журналам регистрации путевых листов.

Если обязанности кассира в компании выполняет главный бухгалтер, прежний главбух обязан передать не только документы, но и денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности, ключи от сейфа и кассы.

Акт приема-передачи можно составить в краткой форме, а к нему приложить опись всех передаваемых документов (см. образец такого акта). Если перечень имеющихся документов небольшой, то их все можно указать в акте. Тогда отдельную опись делать не придется.

Кто подписывает документ

Акт приема-передачи подписывают прежний главбух и новый. Но если замену уходящему найти не успели, то документы временно можно передать кому-то из сотрудников бухгалтерии. Если таковых нет, то документы может принять и сам директор.

Рассмотрим ситуацию, когда новый сотрудник найден и уже вышел на работу. Как правило, некоторое время два главбуха трудятся вместе, ведь передача документов – дело не быстрое. При этом нового специалиста оформляют в штат не сразу, а только после официального увольнения предыдущего. Это неверно. С новым сотрудником нужно заранее заключить трудовой договор: передавать печати, документы, ключи от сейфа и другие ценности постороннему человеку компания не может. А так как двух главбухов в компании быть не может, то его временно оформляют на другую должность. Например, как заместителя главного бухгалтера.

Возможна другая ситуация. Компания решила передать ведение учета в аутсорсинговую компанию. Тогда принимать дела под роспись будет сотрудник этой специализированной бухгалтерии. В этом случае основанием для передачи документов будет заключенный между компаниями договор об оказании услуг по ведению учета.

Если увольняющийся бухгалтер отказывается подписывать акт приема-передачи, то это нужно зафиксировать документально в присутствии двух свидетелей в форме акта. Кроме того, директор должен приказом назначить комиссию, которая зафиксирует общее состояние бухгалтерского учета в компании и составит опись документов. Если каких-то документов будет впоследствии не хватать, то подобный акт и опись снимут с нового главбуха ответственность.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка