Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как узнать КБК по взносам и налогу на упрощенке

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Техника безопасности при смене материально ответственного сотрудника, какие документы необходимо оформить

14 апреля 2010 66 просмотров

Техника безопасности при смене материально ответственного сотрудника, какие документы необходимо оформить? Сначала поясним, какого работника следует считать материально ответственным лицом. Этот тот, с кем был заключен договор о полной материальной ответственности. То есть когда на человека официально возложили обязанности хранить и беречь имущество компании. И если вдруг по вине такого работника вверенные ему вещи испорчены (сломаны), он в любом случае должен будет полностью (!) возместить предприятию сумму ущерба. Здесь действуют правила статей 242, 243 Трудового кодекса РФ.

А вот если порча имущества произошла по вине работника, с которым договор о полной материальной ответственности оформлен не был, речь ведут уже об ограниченной материальной ответственности. В данном случае работодателю удастся взыскать с человека лишь сумму в пределах его среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ).

Материально ответственным лицом в полной мере может быть не каждый сотрудник. А лишь тот, чья должность есть в Перечне, утвержденном постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В частности, к таким работникам относятся кассиры, заведующие складом, администраторы торговых подразделений, продавцы.

Рассмотрим, что надо предпринять, если на место одного материально ответственного работника приходит другой.

Провести инвентаризацию

Техника безопасности при смене материально ответственного сотрудника, какие документы необходимо оформить при смене сотрудника? Смена материально ответственного лица – это как раз тот случай, когда обязательно проводят инвентаризацию. В ходе ревизии проверяют имущество, за которое отвечал человек. Такие правила прописаны в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Напомним, что инвентаризацию проводят согласно Методическим указаниям, которые утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Порядок следующий. Руководитель приказом назначает комиссию. До начала проверки ответственный работник сдает председателю комиссии последние составленные им бумаги: приходные и расходные кассовые документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

После того как председатель проверит и завизирует такие документы, бухгалтерия сверяет остатки по учетным данным. При этом материально ответственный работник дает расписку о том, что к началу инвентаризации все документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. Обязательно указывается, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.

Затем члены комиссии проверяют наличие имущества и денег, ранее закрепленных за человеком (в зависимости от того, кто меняется: кассир, кладовщик, продавец). Результаты заносят в инвентаризационные описи или акты (формы № ИНВ-1, № ИНВ-3 и др.). Выявленные недостачи или излишки отображают в сличительной ведомости.

Повторимся, что в случае недостачи виновник (то есть сменяемый материально ответственный работник) должен возместить причиненный ущерб в полном размере. Если добровольно выплачивать сумму ущерба человек откажется, задолженность можно взыскать из зарплаты. Или если человек увольняется и последних выплат при увольнении недостаточно для погашения долга, взыскать ущерб можно через суд в течение года (ст. 392 Трудового кодекса РФ).

Но обратите внимание: сотрудник возмещает ущерб полностью только при недостаче ценностей, вверенных ему по договору. В других случаях он отвечает на равных основаниях с остальными работниками. Допустим, если выявлена нехватка денег в кассе, с кассира взыщут всю сумму недостачи. А если он же по неосторожности сломает офисный телефон, то возмещать ущерб он будет только в пределах среднего заработка, как и любой сотрудник.

Заключить новый договор о полной материальной ответственности

Техника безопасности при смене материально ответственного сотрудника, какие документы необходимо оформить? Прежде чем передать все бумаги и имущество под полную ответственность нового сотрудника, с ним надо заключить соответствующий договор. Напомним, что такой документ можно оформить только с совершеннолетним сотрудником (ст. 244 Трудового кодекса РФ).

Есть форма договора, утвержденная постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. Но если надо, ее можно изменить или дополнить необходимыми положениями. Главное перечислить в договоре непосредственные обязанности работника, которые возлагаются на него в связи с принятием полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб. Также в договоре должно быть сказано, что компания обязуется обеспечить надлежащие условия для хранения имущества. Например, в договоре о материальной ответственности кассира надо предусмотреть требование об установке на входных дверях кассы дополнительного сейфового замка (см. образец договора).

Заключенный договор действует все то время, пока человек использует в работе вверенное ему имущество или вообще занимает должность, предполагающую обращение с ценными вещами, деньгами. Кстати, если работника переводят с одной должности, подпадающей под полную материальную ответственность, на другую должность с такой же ответственностью, договор надо перезаключить. Так происходит, если, скажем, продавец становится кладовщиком. Ведь при переводе изменяется круг обязанностей сотрудника, в том числе по обеспечению сохранности вверенного ему имущества. Также как и меняется состав передаваемых вещей, их ценность.

Условие о материальной ответственности стоит также прописать в трудовом договоре (допсоглашении к трудовому договору) нового сотрудника. Но обратите внимание: пункт о полной материальной ответственности в трудовом договоре работника – это лишь дополнительная мера защиты работодателя. Если прописать это условие только в контракте, не заключая договор о материальной ответственности, компания не сможет предъявить работнику к возмещению всю сумму ущерба (если таковой возникнет).

Передать ценности новому материально ответственному лицу

Техника безопасности при смене материально ответственного сотрудника, какие документы необходимо оформить? Итак, инвентаризация завершилась, и новый материально ответственный сотрудник подписал все бумаги. Теперь сменяемый дает расписку, подтверждающую, что имущество проверили в его присутствии и никаких претензий к членам комиссии он не имеет. Для этого предусмотрен отдельный раздел в инвентаризационной описи (акте). Расписаться надо в трех экземплярах описи: один передается в бухгалтерию компании, второй и третий – остаются у каждого из материально ответственных лиц. Затем имущество передается преемнику. Этот факт нужно зафиксировать документально. Лучше составить отдельный акт, где подробно перечислить передаваемое имущество (см. образец).

Главное, о чем важно помнить

1. Материально ответственный работник полностью возмещает компании сумму ущерба, если испортил вверенное ему имущество. Но таким сотрудником считается только тот, чья должность есть в специальном Перечне и с кем компания заключила договор о полной материальной ответственности.

2. При смене материально ответственного работника обязательно надо провести инвентаризацию вещей, за которые он отвечал.

3. Прежде чем передать все бумаги и имущество новому ответственному работнику, с ним надо заключить договор о полной материальной ответственности и внести отдельный пункт в трудовой контракт.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 8 декабря 2016 15:00 Приказ об увольнении

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка