Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Расчет отпускных: частые ошибки

28 апреля 2010 20 просмотров

Расчет отпускных осуществляется по сложным м запутанным правилам. Особенно если расчетный период отработан не полностью, а выплаты работнику не ограничиваются одной зарплатой. Что, согласитесь, чаще всего и бывает. В итоге ошибиться в расчете не так уж и сложно. Мы расскажем о самых распространенных оплошностях в расчете отпускных. А заодно о том, как их исправить.

На каких этапах расчета отпускных немудрено ошибиться

Алгоритм расчета отпускных состоит из нескольких шагов. И допустить ошибку можно на каждом из них. Разберем наиболее опасные этапы.

Расчет календарных дней

Как известно, отпускные рассчитываются исходя из заработка за последние 12 календарных месяцев (расчетный период). Вот только далеко не всегда эти 12 месяцев сотрудник находится на своем рабочем месте. В течение этого времени он может болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. Так вот, из расчетного исключаются любые периоды, когда за работником сохранялся средний заработок (единственное исключение – перерывы для кормления малыша), а также периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.

При этом не забывайте, что из подсчета исключается не только время, но и начисленные за эти периоды суммы. То есть не нужно включать в общий заработок сотрудника отпускные, пособия по временной нетрудоспособности, оплату за время командировки и т. д.

Сам расчет календарных дней, приходящихся на отработанное время, выглядит так, как показано на схеме.

Правила расчета календарных дней, приходящихся на отработанное время

Пример 1: Расчет календарных дней, приходящихся на отработанное время

С 18 мая 2010 года сотрудник ЗАО «Мир» Смирнов С.В. уходит в отпуск на 21 календарный день. Расчетный период – с 1 мая 2009 года по 30 апреля 2010 года.

Сведения об исключаемых из него периодах приведены в таблице.

Поскольку девять месяцев отработаны Смирновым полностью, следовательно, количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

9 мес. х 29,4 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. х 25 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. х 3 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. х 22 дн. = 312,8097 дн.

Учет премий

При подсчете отпускных учитываются только те премии, которые начислены в рамках расчетного периода. Исключение – вознаграждения по итогам работы за год. Их учитывают независимо от того, в какой момент они начислены – в течение расчетного периода или нет. Главное, чтобы компания выплачивала их за предшествующий календарный год. То есть, если работник идет в отпуск в 2010 году, можно учесть только годовую премию за 2009 год.

При этом, если работник отдыхал, скажем, в январе 2010 года, а в феврале ему начислили премию за 2009 год, следует пересчитать отпускные, учитывая годовую премию, и доплатить человеку разницу.

Что касается других премий за период, превышающий месяц, то тут действует такое правило. Промежуток времени, за который начислены премии и вознаграждения, не должен превышать продолжительность расчетного периода. Так, во внимание можно принять только четыре квартальные премии (4 х 3 = 12 мес.). Кроме того, если не весь расчетный период отработан, включить премию в заработок в полной сумме можно не всегда. Как учитывать премии в таком случае, показано на схеме.

Какую сумму премий за период свыше месяца можно взять в расчет, если расчетный период отработан не полностью

Пример 2: Учет квартальных премий, если расчетный период отработан не полностью

Работнику ООО «Смена» Соловьеву В.С. предоставляется отпуск продолжительностью 14 календарных дней начиная с 15 июня 2010 года. Расчетный период – с 1 июня 2009 года по 31 мая 2010 года – отработан Соловьевым не полностью. В период с 13 по 26 июля 2009 года он также был в отпуске.

За расчетный период ему начислено четыре квартальные премии:
– в июле 2009 года – за II квартал 2009 года в сумме 10 000 руб.;
– в октябре 2009 года – за III квартал 2009 года в сумме 8000 руб. (премия начислена с учетом фактически отработанного времени в этом квартале);
– в январе 2010 года – за IV квартал 2009 года в сумме 12 000 руб.;
– в апреле 2010 года – за I квартал 2010 года в сумме 15 000 руб.

В этом случае при расчете отпускных последние три премии нужно учесть в той сумме, в которой они начислены. Первое полугодие 2010 года отработано сотрудником полностью, а премия за III квартал 2009 года начислена с учетом фактически отработанного времени.

А вот премию за II квартал 2009 года учесть в полной сумме не получится. Ведь она начислена за период, который не полностью вошел в расчетный. Такая премия пересчитывается пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Всего на расчетный период приходится 249 рабочих дней. Из них сотрудник отработал 239. Следовательно, в расчет можно принять такую сумму премии:

10 000 руб. : 249 дн. х 239 дн. = 9598,39 руб.

Индексация выплат

Допустим в компании, филиале либо структурном подразделении в течение расчетного периода, а также во время отпуска повышались оклады. Тогда средний заработок нужно проиндексировать на ту величину, на которую увеличена зарплата. Разумеется, это касается только тех выплат, которые начислены до повышения. И если этого не сделать, будут нарушены нормы трудового законодательства.

Всего возможно три случая, когда может произойти повышение тарифных ставок или должностных окладов:
– в пределах расчетного периода;
– после расчетного периода до первого дня отпуска;
– во время отпуска.

Причем корректировать (кроме собственно заработной платы) нужно только те выплаты, которые увеличиваются одновременно с окладом, то есть зависят от него. Иными словами, если сумма надбавки не изменяется, корректировать ее на коэффициент повышения не надо. А вот если она установлена в процентах к окладу, тогда она также подлежит корректировке. Причем процент должен быть фиксированным, а не плавающим.

Покажем технику пересчета на примере.

Пример 3: Расчет отпускных при повышении зарплаты

Воспользуемся условием примера 1. Напомним, что сотрудник ЗАО «Мир» Смирнов С.В. уходит в отпуск с 18 мая 2010 года на 21 календарный день. Расчетный период – с 1 мая 2009 года по 30 апреля 2010 года. Работнику в течение всего этого времени начислялся только оклад.

Рассмотрим три варианта его повышения (при условии, что зарплата поднималась в целом по организации).

Вариант 1

Оклад Смирнова вырос с 20 000 руб. до 25 000 руб. с 1 января 2010 года. Коэффициент пересчета составит 1,25 (25 000 руб. : 20 000 руб.). Отсюда заработок работника будет равен:
(20 000 руб. х 5 мес. + 15 238,10 руб. + 952,38 руб. + 13 636,36 руб.) х 1,25 + 25 000 руб. х 4 мес. = 262 283,55 руб.,
где 15 238,10 руб., 952,38 руб. и 13 636,36 руб. – суммы, начисленные Смирнову за отработанные им дни в июне, августе и октябре 2009 года соответственно.

Теперь посчитаем сумму отпускных:
262 283,55 руб. : 312,8097 дн. х 21 дн. = 17 608 руб.

Вариант 2

Оклад Смирнова вырос с 20 000 руб. до 25 000 руб. с 1 мая 2010 года. В таком случае на коэффициент 1,25 корректируется уже вся сумма заработка:
(20 000 руб. х 9 мес. + 15 238,10 руб. + 952,38 руб. + 13 636,36 руб.) х 1,25 = 262 283,55 руб.

То есть сумма отпускных будет такой же, как в варианте 1:
262 283,55 руб. : 312,8097 дн. х 21 дн. = 17 608 руб.

Вариант 3

Оклад Смирнова вырос с 20 000 руб. до 25 000 руб. с 1 июня 2010 года. В таком случае на коэффициент 1,25 корректируется только сумма отпускных, начисленная за период с 1 июня, то есть за семь дней (поскольку отпуск заканчивается 7 июня). Перед уходом в отпуск работник получил такую сумму за период с 1 по 7 июня:
(20 000 руб. х 9 мес. + 15 238,10 руб. + 952,38 руб. + 13 636,36 руб.) / 312,8097 дн. х 7 дн. = 4695,47 руб.

Рассчитаем сумму доплаты:
(20 000 руб. х 9 мес. + 15 238,10 руб. + 952,38 руб. + 13 636,36 руб.) х 1,25 : 312,8097 дн. х 7 дн. – 4695,47 руб. = 1173,86 руб.

Учет изменений трудового договора, происшедших в расчетном периоде

Если менялись условия трудового договора, важно правильно учесть все начисленные работнику выплаты. Рассмотрим три возможные ситуации.

Работник сначала трудился как внешний совместитель, а потом принят в штат

Если сотрудник переведен с работы по совместительству на основную работу без увольнения, то отпускные будут рассчитываться за 12 месяцев, предшествующих отпуску. То есть в том числе и за период, когда он был совместителем. При этом в расчет нужно брать фактические выплаты данному работнику. А вот если сотрудник сначала уволился с работы по совместительству, а затем снова принят к тому же работодателю уже на основную работу, тогда расчетным периодом будет только время, отработанное на основной работе. Учитывать выплаты по совместительству уже не нужно.

Если произошла реорганизация

В этом случае расчет отпускных зависит от способа, которым переводят персонал. Если сотрудника не увольняли, а просто перевели – во внимание принимают выплаты за последние 12 месяцев, в том числе начисленные до реорганизации. Если же человека переводили через увольнение, то учитывают только те выплаты, которые ему начислены уже во вновь созданной организации.

Работник трудился в компании с перерывом

Представим такую ситуацию. Сотрудник уволился из компании, но спустя, скажем, месяц вновь в нее устроился. Если после этого он соберется в отпуск и в расчетный период попадет время до увольнения, учитывать его не нужно. В этом случае принимать в расчет нужно только время и начисленные суммы с момента повторного трудоустройства. Причем временной разрыв между увольнением и обратным приемом на работу никакого значения не имеет.

Как можно быстро исправить ошибку, обнаруженную в расчете

Если вы делали расчет отпускных и обнаружили в нем ошибку, воспользуйтесь нашими рекомендациями.

Доплатите или удержите с работника лишнее

Допустим, ошибка в исчислении отпускных привела к тому, что сотрудник получил меньше. Тогда недостающая сумма просто доплачивается сотруднику. Сложнее обстоит дело с переплатой отпускных. По общему правилу заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законов или иных нормативных правовых актов), не может быть с него взыскана. Среди исключений – счетная ошибка. На практике таковой считают неточность, допущенную в арифметических расчетах. То есть, к примеру, если бухгалтер неправильно сложил или умножил цифры.

А вот если он использовал неверный алгоритм расчета отпускных, ошибка счетной не считается. Соответственно, взыскать деньги с работника не получится. В то же время сотрудник может возместить переплату по собственному желанию.

Что при расчете отпускных вызывает у вас наибольшие трудности?

Пересчитайте налоги и внесите корректировки в отчетность

Любая ошибка в расчете выплат, полагающихся работнику, ведет к пересчету налогов и взносов. Если, конечно, она не обнаружена, что называется, по горячим следам. Рассмотрим, в каком порядке следует вносить исправления.

Налог на прибыль

После того как вы исправили ошибку, которая привела к переплате отпускных, сумма расходов, учтенных при расчете прибыли, уменьшится. Следовательно, налог на прибыль окажется заниженным. Поэтому надо его доначислить и доплатить в бюджет. А также рассчитать и уплатить пени. После этого в инспекцию нужно представить «уточненку» за тот период, в котором совершена ошибка. Если, напротив, отпускные будут занижены, сумма налога на прибыль окажется завышенной. Тогда можно либо подать «уточненку», либо исправить ошибку в текущем периоде (п. 1 ст. 54 Налогового кодекса РФ). Однако лучше составить уточненную декларацию, поскольку в данном случае завышение налога на прибыль сопровождается занижением зарплатных платежей.

Страховые взносы

Исправлять ошибки в расчете взносов в ПФР, медстрах и ФСС РФ в целом нужно по тем же правилам, что установлены для налогов. Но за одним исключением – исправить переплату в текущем периоде не получится. То есть в любом случае придется подавать «уточненки».

Налог на доходы физических лиц

Переплата отпускных означает, что часть налога, которая на нее приходится, работодатель оплатил за счет собственных средств. И ее можно вернуть из бюджета или зачесть в счет будущих платежей (ст. 78 Налогового кодекса РФ).

Недоплата, напротив, означает, что налог с доплачиваемой суммы нужно удержать. Если оплошность обнаружена уже после сдачи сведений о суммах удержанного в данном календарном году НДФЛ, придется представить уточненную справку по форме 2-НДФЛ.

Взносы на страхование от несчастных случаев

Наконец, последнее, что нужно сделать – это внести исправления в форму-4 ФСС РФ также в той ее части, которая касается взносов на страхование от несчастных случаев.

Частые вопросы о расчете отпускных

Можно ли для отпускных брать расчетный период менее 12 месяцев?


Да, можно. Однако в подобной ситуации отпускные придется рассчитывать дважды (за 12 месяцев и за установленный расчетный период). Дело в том, что отпускные не могут быть меньше суммы, исчисленной исходя из годового заработка.

Учитывается ли при расчете отпускных материальная помощь?


Нет, не учитывается. При подсчете отпускных не учитываются выплаты, не связанные с результатами труда: дивиденды, материальная помощь, премии ко дню рождения или к празднику, займы, страховки.

Нужно ли индексировать выплаты, если работник получил новую позицию с повышением?


Нет. Рассчитать отпускные следует исходя из начисленных сумм. Дело в том, что пересчитывать средний заработок нужно только при повышении зарплаты в целом по компании либо подразделению.

Включаются ли в средний заработок для расчета отпускных выплаты за время командировки?


Нет, не включаются. Пока сотрудник был в командировке, ему полагается средний заработок. И данные суммы, а также само время командировки учитывать при расчете отпускных не следует.

Внесите исправления в бухучет

Чтобы исправить ошибку в учете, нужно доначислить или сторнировать конкретную сумму. Основанием для такой проводки служит бухгалтерская справка. В следующем примере покажем, как ее составить.

Пример 4: Исправление ошибки в учете с помощью бухгалтерской справки

Используем условия примеров 1 и 3. Предположим, что зарплата в компании повышалась с 1 января 2010 года, но бухгалтер, рассчитывая в мае отпускные Смирнову, этого не учел.

В результате бухгалтерия начислила работнику следующую сумму отпускных:
(20 000 руб. х 5 мес. + 15 238,10 руб. + 952,38 руб. + 13 636,36 руб. + 25 000 руб. х 4 мес.) : 312,8097 дн. х 21 дн. = 15 429,07 руб.

Между тем начислить нужно было такую сумму:
((20 000 руб. х 5 мес. + 15 238,10 руб. + 952,38 руб. + 13 636,36 руб.) х 1,25 + 25 000 руб. х 4 мес.) : 312,8097 дн. х 21 дн. = 17 608 руб.

То есть недоплата составила 2178,93 руб. (17 608 – 15 429,07).

Ошибку обнаружили в июле 2010 года. Бухгалтер компании составила бухгалтерскую справку (см. образец).

О чем важно помнить

1. Отпуск предоставляется в календарных днях. Значит, заработок сотрудника нужно делить на календарные дни, приходящиеся на отработанное время.

2. Чтобы включить премию в расчет отпускных, она должна быть начислена в рамках расчетного периода. Исключение – премия за предшествующий год.

3. Если бухгалтер использовал неверный алгоритм расчета отпускных и ошибся в большую сторону, взыскать переплату с работника не получится.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка