Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Компенсации сотрудникам за использование в работе своего имущество

19 мая 2010 42 просмотра

Компенсации сотрудникам за использование в работе своего имущество. Не всегда компания может приобрести все необходимое ей имущество. На чем-то приходится экономить. А решить проблему со срочно понадобившимся автомобилем, компьютером, мобильным телефоном или швейной машинкой можно, если использовать имущество, принадлежащее сотрудникам организации. Выплачивая им за это заранее оговоренную денежную компенсацию. Такой вид «товарно-денежных отношений» между сотрудником и работодателем предусмотрен статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Подобные компенсации можно учитывать в расходах при расчете налога на прибыль. Кроме того, они не облагаются страховыми взносами и с них не нужно удерживать налог на доходы физлиц. По этой причине налоговики не очень любят компенсации, рассматривая их порой как скрытую форму оплаты труда или арендной платы.

Наша статья подскажет, как документально оформить компенсации, чтобы не вызывать подозрений у инспекторов.

Если ваша компания на «упрощенке» При расчете «упрощенного» налога вы сможете учесть только компенсацию по легковым автомобилям и мотоциклам в пределах норм.

Условия выплаты компенсации прописывают в специальном соглашении

Компенсации сотрудникам за использование в работе своего имущество. Соглашение об использовании личного имущества в производственных целях заключают, если сотрудник готов работать, скажем, на своем собственном компьютере, автомобиле или швейной машинке, а работодатель готов платить за это компенсацию. В соглашении нужно назвать вид имущества и его технические характеристики, а также порядок, в котором имущество будет использоваться.

Размер компенсации можно установить фиксированным – за месяц. А можно определять компенсацию расчетным путем – например, в зависимости от того, как часто имущество используют в течение месяца.

По мнению специалистов главного финансового ведомства, компенсацию можно начислять только за те дни, когда имущество фактически использовалось в служебных целях. Если же сотрудник болел, находился в очередном оплачиваемом отпуске либо отсутствовал на работе по любым другим причинам, компания за эти дни компенсацию платить не должна. Этот вывод подтвержден, в частности, письмом Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87.

Важная деталь Компенсацию можно начислять только за те дни, когда имущество фактически использовалось в служебных целях.

Размер компенсации складывается из платы за пользование имуществом и суммы его износа (амортизации). Это следует из статьи 188 Трудового кодекса РФ. Если же, используя свое имущество в работе, сотрудник несет еще и эксплуатационные расходы, они также компенсируются. И это также нужно прописать в соглашении.

Срок действия соглашения не ограничен. Поэтому соглашение может действовать в течение всего срока заключенного трудового договора.

Очень важный момент: в соглашении обязательно надо подчеркнуть, что имуществом будет пользоваться только его хозяин. Другими словами, сотрудник остается полноправным владельцем, например, того же компьютера, а компания платит за то, что компьютер используется для ее нужд. Кто-либо другой, кроме сотрудника, работать с его имуществом не может. В этом заключается принципиальное отличие использования личного имущества в рабочих целях от его аренды.

При аренде компьютера доступ к нему получат любые сотрудники компании. И работодатель за это будет платить сотруднику арендную плату. Страховые взносы на арендную плату не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А вот НДФЛ удерживать надо (подп. 4 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ) (см. образец соглашения).

Чтобы обосновать компенсацию, издают приказ и ежемесячно составляют акт

После того как соглашение с сотрудником подписано, руководитель компании издает приказ о выплате ежемесячной компенсации (см. образец ниже).

В бухгалтерском учете компенсацию отражают на тех же счетах учета затрат, что и заработную плату сотрудника, использующего имущество. Основанием для этого будет акт, который составляют раз в месяц. Точно так же по этому акту компенсацию в полном размере можно учитывать при расчете налогооблагаемой прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Исключением являются лишь компенсации по легковым автомобилям и мотоциклам. Их в налоговом учете признают в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Нормы невелики, для легковушек – от 1200 до 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя. Для мотоциклов – 600 руб. в месяц. Хуже того, по мнению специалистов финансового ведомства, эти суммы включают в себя не только затраты на износ автомобиля, техобслуживание и ремонт, но и стоимость горюче-смазочных материалов (п. 3 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). То есть, выплачивая работнику компенсацию за легковой автомобиль, вы уже не сможете по отдельной статье расходов учесть стоимость бензина.

Мало кто из сотрудников согласится ездить на своем авто по служебным целям и на своем бензине за 1200 или 1500 руб. в месяц. Поэтому, как правило, компании выплачивают компенсацию в большем размере. Либо платят компенсации по нормам, но стоимость ГСМ возмещают отдельно в размере фактических затрат. Вы можете выбрать любой вариант и прописать его в соглашении с сотрудником. Но сверхнормативный расход учесть при расчете налога на прибыль, к сожалению, не получится.

Пример: Расчет компенсации по нормам и сверх норм

ООО «Ветер» выплачивает своему сотруднику Петрову Н.И. компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Компенсация платится из расчета 270 руб. за один рабочий день. Стоимость ГСМ сверх этой суммы не возмещается.

Расчет компенсации по соглашению от 28 мая 2010 г. № 1 проводится бухгалтерией в последний день каждого месяца. В июне 2010 года Петров Н.И. использовал свой автомобиль в служебных целях 21 ра– бочий день. Бухгалтер начислила Петрову компенсацию в размере 5670 руб. (270 руб/дн. х 21 дн.). Результаты расчета оформлены актом.

Заработная плата Петрова учитывается на счете 44. На этом же счете 30 июня 2010 года бухгалтер отразил компенсацию за использование личного автомобиля:

Дебет 44 субсчет «Компенсации сотрудникам за использование имущества» Кредит 70
– 5670 руб. – начислена компенсация Петрову Н.И. за июнь.

Объем двигателя у автомобиля — 1,6 л. Значит, норматив компенсации равен 1200 руб. в месяц. Эту сумму бухгалтер ООО «Ветер» в налоговом учете отразила в составе прочих расходов июня. А сверхнормативная компенсация в размере 4470 руб. (5670 – 1200) учитываться не будет.

Страховые взносы на компенсацию не начисляют и НДФЛ не удерживают

В конце прошлого года специалисты финансового ведомства признали, что компенсации, выплачиваемые сотруднику за пользование его имуществом, не облагаются НДФЛ. Размер компенсаций значения не имеет. Соответствующее разъяснение содержится в письме Минфина России от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387. И Федеральная налоговая служба довела это разъяснение до нижестоящих налоговых инспекций письмом от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15@. Поэтому независимо от того, сколько денег ваша компания выплачивает сотруднику за использование его имущества, налог из выплаты удерживать не нужно.

Важная деталь Независимо от того, сколько денег компания выплачивает сотруднику за использование его имущества, НДФЛ с выплат удерживать не нужно.

Основанием для этого является пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что НДФЛ не облагаются компенсации, если они установлены законодательством и выплачиваются сотруднику при исполнении им своих трудовых обязанностей.

Что касается страховых взносов, то их также не начисляют на компенсации, выплачиваемые в связи с исполнением трудовых обязанностей по законодательству (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ). Поэтому на компенсацию за использование личного имущества в служебных целях страховые взносы начислять не нужно. Не нужно с таких выплат платить и взносы по травматизму (п. 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Главное, о чем важно помнить

1. Выплачивать компенсацию можно, если сотрудник сам использует свое имущество в работе.

2. Размер компенсации, порядок ее расчета и выплаты нужно подробно прописать в соглашении между сотрудником и работодателем.

3. Страховые взносы и НДФЛ с компенсаций не уплачиваются. Что касается налога на прибыль, то при его расчете нормируют лишь компенсации по легковым автомобилям и мотоциклам.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка