Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Работник сменил фамилию

19 мая 2010 32 просмотра

Работник сменил фамилию.

Взять с сотрудника заявление и оформить приказ

Разумеется, из-за смены фамилии работника (а может быть, и имени) придется вносить изменения во многие документы. Но чтобы на то появились законные основания, устного сообщения сотрудника недостаточно. Нужны письменные доказательства.

Если ваша компания на «упрощенке» Все рекомендации в данной статье подойдут и для тех компаний, которые платят «упрощенный» налог.

Итак, с человека, недавно сменившего фамилию, возьмите сначала заявление на имя руководителя компании с просьбой внести изменения в соответствующие документы. При этом снимите копии с нового паспорта сотрудника и с бумаг, подтверждающих смену его личных данных. Зачастую это свидетельства о браке или разводе. Но может быть и просто свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества, выданное отделом ЗАГСа.

Копии заверьте печатью организации и своей подписью (если вы выполняете функции начальника отдела кадров). Потом вы их подошьете в личное дело работника.

Теперь надо издать приказ об изменении анкетных данных сотрудника за подписью руководителя. Строго установленной формы для такого приказа нет. Ваша воля составить его так, как посчитаете нужным. Только обязательно перечислите и старые, и новые данные работника, а также реквизиты тех документов, копии которых вы недавно сделали.

Чтобы вам помочь, в этой статье мы разместили примерный образец приказа ниже. Да, и не забудьте ознакомить с документом под роспись самого работника.

Исправить личные данные в трудовом договоре

Безусловно, фамилию и паспортные данные работника в трудовом договоре надо исправить на новые. Но четких правил, как это сделать, в законодательстве нет. Предлагаем на ваш выбор два варианта.

Первый вариант. Можно составить к трудовому договору дополнительное соглашение, где прописать, что с такой-то даты (например, с даты издания приказа) договор следует читать в новой редакции. И перечислить, где по тексту контракта вносятся изменения или просто изложить его с учетом новых персональных данных.

Вообще закон, а точнее, статья 72 Трудового кодекса РФ, не требует в подобных случаях заключать соглашение. Ведь, по сути, условия самого трудового договора остаются прежними. В то же время, подписав дополнительное соглашение, вы точно ничего не нарушите.

Второй вариант более трудоемкий. Вносить исправления надо прямо в текст трудового договора. Причем в экземпляре работника тоже.

Устаревшую фамилию от руки нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было ее прочитать. Затем сверху или сбоку вписать новые сведения. Здесь же надо уместить на– именование и реквизиты документа, который явился основанием для исправлений (допустим, свидетельства о заключении брака). Рядом, на полях, сделать запись «Исправлено», поставить дату внесения изменений и свою подпись.

Печать в данном случае не потребуется. Раздел «Реквизиты сторон» тоже поправьте – там будут уже новые паспортные данные работника.

Внести изменения в трудовую книжку

Исправить фамилию в трудовой книжке надо обязательно. На то есть требования пункта 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Там же написано, как правильно это сделать.

Принцип вам уже знаком. Прежнюю запись аккуратно зачеркните, чтобы она осталась легкочитаемой, а сверху (или рядом, где есть место) запишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки трудовой книжки надо пояснить, на основании каких документов были внесены изменения, указав их номера и даты. Данную запись обязательно заверьте печатью организации (кадровой службы) и своей подписью, если именно вы ответственны за ведение книжек (см. наглядный пример ниже).

Исправить данные о работнике в личной карточке и других документах

Итак, вы уже сделали немало: на основании заявления работника, копий нового паспорта и свидетельства составили приказ, исправили текст трудового договора (или заключили допсоглашение к нему), внесли изменения в трудовую книжку. Но это еще не все, а только половина пути. Теперь перед вами должны быть следующие документы:
– личная карточка работника (форма № T-2);
– лицевой счет (формы № Т-54, Т-54А);
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
– график отпусков (форма № Т-7);
– табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12, Т-13);
– налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ);
– карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов.

В этих регистрах придется тоже менять анкетные данные человека. Хорошо, если кадровый учет, также как и расчет зарплаты, вы ведете в электронном виде – это упростит задачу. Достаточно в базе один раз изменить фамилию работника, и соответствующие исправления будут автоматически внесены во все документы. Вам останется только удостовериться, везде ли, где нужно, программа заменила данные.

Если какие-то регистры вы ведете традиционно на бумаге, используйте привычный метод. Старые данные зачеркните, впишите новые с соответствующей ссылкой на документ и заверьте своей подписью.

Переоформить пенсионную карточку и полис медстрахования

Надо вспомнить и о тех документах, которые есть на руках у работника, но их оформление ложится на плечи работодателя (точнее, бухгалтера-кадровика). Главным образом речь идет о свидетельстве пенсионного страхования и медицинском полисе. Их надо переоформить, если застрахованный работник меняет личные данные, в том числе фамилию.

Сначала скажем про пенсионную карточку. В территориальное отделение Пенсионного фонда вам надо подать:
– заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2), подписанное работником;
– опись документов по форме АДВ-6.

Еще по этой теме Подробнее о правилах оформления пенсионных карточек читайте в статье , опубликованной в журнале «Главбух» № 8, 2009.

Сотрудники фонда в течение месяца примут решение об обмене карточки и направят вам новую. Как только придет переоформленное свидетельство, в недельный срок выдайте его сотруднику. Вместе с карточкой будет еще сопроводительная ведомость – пусть в ней работник распишется, когда заберет у вас свидетельство. После этого не забудьте в течение месяца отправить ведомость обратно в отделение ПФР.

В то время, пока в фонде оформляют новую пенсионную карточку, позаботьтесь об обмене медицинского полиса. Вид страхования – добровольный или обязательный – здесь не важен. О том, что один из ваших работников сменил фамилию, сообщите в страховую компанию, выдавшую полис. Там вам скажут точно, какие документы предоставить. В итоге изготовят полис с обновленными данными.

Что еще надо сделать, если фамилию сменил директор

Когда фамилию меняет руководитель, внести изменения в документы, о которых написано в статье, недостаточно. Остается еще ряд действий, причем очень важных.

Известить налоговую инспекцию. Личные данные руководителя содержатся в ЕГРЮЛ. Поэтому новые сведения о таком особом работнике надо сообщить в ИФНС, чтобы инспекторы внесли изменения в базу ЕГРЮЛ. Для этого подайте заявление по форме Р14001, заверенное у нотариуса. Через 5 дней налоговики выдадут вам свидетельство о внесении изменений и выписку из реестра. Если директор заодно является соучредителем (участником) организации, изменения вносятся и в учредительные документы компании. Плюс еще одно заявление в налоговую – по форме Р13001.

Уведомить банк и контрагентов. В банк, обслуживающий вашу компанию, предоставьте новую банковскую карточку. В ней будут новые данные руководителя, с подписью. Затем надо выбрать время и просмотреть договоры с контрагентами. Если где-то есть пункт, обязывающий сообщать о любых изменениях в реквизитах компании (в том числе фамилии руководителя), его надо выполнить.

Главное, о чем важно помнить

1. Старую фамилию работника надо исправить на новую во всех документах, где содержатся персональные данные. Самое главное – изменить надо трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку. Кроме того, работодатель обязан обменять пенсионную карточку и полис медстрахования работника.

2. Прежде чем вносить изменения в кадровые бумаги, от работника надо получить копии нового паспорта и подтверждающего свидетельства из ЗАГСа. Со слов сотрудника делать исправления нельзя.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка