Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новые коэффициенты‑дефляторы на 2017 год

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Карточка 1-НДФЛ, в которой вам будет удобно учитывать доходы работников

23 июня 2010 261 просмотр

Кому и зачем необходимо вести карточку 1-НДФЛ

Вообще карточку 1-НДФЛ ведут все налоговые агенты по НДФЛ. Карточка 1-НДФЛ, в которой вам будет удобно учитывать доходы работников? А это в первую очередь российские организации и индивидуальные предприниматели, выплачивающие доход своим работникам. Кроме того, налоговыми агентами могут быть филиалы иностранных компаний на территории нашей страны, частные нотариусы и адвокаты. Такой перечень приведен в пункте 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Заметьте, что налоговым агентом по НДФЛ ваша компания становится и в том случае, если, к примеру, арендует помещение у обычного человека, не являющегося ни ее сотрудником, ни предпринимателем. Тогда на такого человека вам тоже придется заводить карточку 1-НДФЛ. А вот если речь идет о покупке какой-либо вещи, обязанности налогового агента исполнять не придется (п. 1 ст. 228 кодекса).

Для чего нужна подобная ведомость? В течение года в ней собирается вся информация о доходах человека, предоставленных ему налоговых вычетах, суммах удержанного НДФЛ. И именно отсюда вы потом берете данные для заполнения годовой справки по форме 2-НДФЛ.

Если ваша компания на «упрощенке» В компаниях, применяющих упрощенную систему налогообложения, также необходимо вести учет выплачиваемых работникам (и не только) доходов в карточках 1-НДФЛ.

В какой форме лучше составить документ

Сейчас строго утвержденной формы 1-НДФЛ нет. Та карточка, что осталась с 2003 года (см. приказ МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583), давно не актуальна. Это и неудивительно, ведь с тех пор внесено немало поправок в главу 23 Налогового кодекса РФ. А новую форму Минфин так и не утвердил. Зато чиновники финансового ведомства не против того, чтобы каждый бухгалтер разработал самостоятельно бланк карточки. Подтверждение тому – письмо Минфина России от 21 января 2010 г. № 03-04-08/4-6.

Не пугайтесь, это вовсе не значит, что вам теперь придется с нуля придумывать новую форму для учета доходов работников. Вы все также можете использовать карточку 1-НДФЛ, утвержденную когда-то МНС. Но у вас есть возможность доработать эту форму, чтобы сделать ее не только современной, но и удобной в использовании. Бланк можно смело дополнять новыми таблицами, отдельными разделами, строками или графами.

Подскажем, где именно в карточке можно (а иногда и нужно) внести исправления или дополнения. Основные изменения коснутся раздела 3 старой формы.

Сначала приведите форму в соответствие с действующим законодательством. Проверьте в пункте 3.2 раздела 3 размеры стандартных вычетов на детей. Напомним, что сегодня на ребенка установлен вычет в размере 1000 руб., для единственного родителя (опекуна, попечителя) – 2000 руб. То есть в старом бланке значения 300 и 600 соответственно надо заменить.

Важная деталь Стандартный вычет на ребенка сегодня составляет 1000 руб.

Также можно добавить вычет в размере 4000 руб. Это на тот случай, если работник является родителем-одиночкой (опекуном или попечителем) ребенка-инвалида.

Затем в разделе 6 карточки уточните ставку налога для дивидендов. Там, где раньше было написано «по ставке 6%» должно стоять «по ставке 9%».

Теперь для удобства расчета налоговой базы и самого НДФЛ в разделе 3 можно добавить отдельные графы для имущественного и социального вычетов. Но только тех, которые предоставил работодатель. Напомним, что вы можете предоставить человеку по месту работы социальный вычет только по расходам на негосударственное пенсионное обеспечение и добровольное пенсионное страхование. Такое правило прописано в пункте 2 статьи 219 Налогового кодекса РФ. Все другие на лечение или обучение – работник оформляет сам через инспекцию, поэтому отразить их в карточке не получится. Не забудьте в каждом случае предусмотреть дополнительные строки с кодами – так же, как это сделано для стандартных вычетов.

После таблицы введите строки, где можно будет сослаться на документальное подтверждение права работника на имущественный (или социальный) вычет. Это можно сделать по аналогии с тем, как написано в справке 2-НДФЛ.

Как удобнее вести учет доходов

Карточка 1-НДФЛ, в которой вам будет удобно учитывать доходы работников? Вот пара советов, как сделать учет доходов и начисленных сумм НДФЛ проще.

Выплаченные доходы фиксируйте не только ежемесячно, но и по видам выплат. Так вам будет проще определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ. Особенно когда речь идет о доходах, которые переходят с одного месяца на другой. Например, отпускные, выплаченные авансом.

Отдельно показывайте суммы налоговых вычетов, которые причитаются и которые вы предоставили на самом деле. Скажем, сумма стандартных вычетов по какой-то причине превысила доход сотрудника в текущем месяце. Тогда разницу в суммах, которой не воспользовался человек в этом периоде, вы перенесете на следующий месяц. Только не забудьте, что это правило работает в пределах одного календарного года.

Как отражать различные выплаты

При заполнении карточки по-прежнему можно руководствоваться отдельными положениями Порядка, утвержденного приказом МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583. Конечно, нужно брать во внимание только те правила, которые не противоречат действующей редакции главы 23 Налогового кодекса РФ. Кроме того, можно пользоваться и Рекомендациями по заполнению формы 2-НДФЛ, утвержденными приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. № САЭ-3-04/706. Там же вы найдете справочники с кодами доходов и вычетов, которые будете заносить в форму.

Есть ряд общих правил, о которых важно помнить, заполняя карточку 1-НДФЛ (см. ниже). Сейчас остановимся на том, как отражать в бланке разные виды выплат.

Что важно помнить, заполняя карточку 1-НДФЛ

1. Учет доходов необходимо вести индивидуально по каждому человеку. И на каждого заводить форму 1-НДФЛ.

2. Доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, в налоговой карточке отражать не нужно. Например, пособия по беременности и родам, алименты и пр. (ст. 217 НК РФ).

3. В карточку вы заносите только те доходы, которые выплачивает ваша компания. Доходы, которые человек получил от других организаций и предпринимателей, никак не отражайте (п. 3 ст. 226 НК РФ).

4. Учитывать нужно доходы, выплаченные как в денежной, так и в натуральной форме. А также доходы в виде материальной выгоды.

5. Следите за изменениями кодов доходов и вычетов. Последний раз в соответствующие Справочники дополнения были внесены приказом ФНС России от 22 декабря 2009 г. № ММ-7-3/708.

Больничные и отпускные. Сумму пособия по временной нетрудоспособности отражайте по коду 2300 в ячейке того месяца, когда вы не только ее начислили, но и выдали работнику. На этом давно настаивают чиновники Минфина России (см. письмо от 10 октября 2007 г. № 03-04-06-01/349). Они считают, что больничные – это не оплата труда, а значит, дату фактического получения дохода надо определять как день реальной выплаты. То есть по правилам подпункта 1 пункта 1 статьи 223 кодекса.

Осторожно! По мнению чиновников Минфина, больничные и отпускные надо отражать в доходах на дату их реальной выплаты, а не по факту начисления.

В отношении отпускных используйте аналогичный порядок. Данный вид дохода заносите в карточку 1-НДФЛ в том месяце, когда он был выплачен человеку. А не в том, на который приходится сам отдых (письмо Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49). Выплата отпускных соответствует коду дохода с номером 2012.

Дивиденды. Отражайте в карточке 1-НДФЛ только реально выплаченные дивиденды. То есть те суммы, которые вы перечислили на банковский счет участника или выдали ему наличными из кассы. Просто начисленные выплаты заносить в бланк не нужно. Это предусмотрено пунктом 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.

Доходы в виде дивидендов налоговых резидентов и нерезидентов учитывайте в разных разделах карточки. Ведь ставки НДФЛ в таком случае будут отличаться: 9 процентов – для первой категории и 15 процентов – для второй (ст. 224 кодекса). Так, в старой форме для дивидендов налоговых резидентов отведен раздел 4. Для идентификации дохода везде используйте код 1010 «Дивиденды».

Материальная помощь. В доходы включите только те суммы единовременной материальной помощи, которые по закону облагаются НДФЛ. Если же льгота установлена лишь частично, то сумму лимита впишите в графу «Налоговые вычеты, за исключением стандартных», а все, что превысило, – в доходы. Выплату, полностью освобожденную от налога, в карточке не отражайте вовсе.

Важная деталь Суммы материальной помощи, которые по закону полностью не облагаются НДФЛ, заносить в форму 1-НДФЛ не требуется.

Напомним, что полный перечень «льготных» видов матпомощи приведен в пункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Предположим, вы оформили и выплатили работнику денежную помощь при рождении ребенка в течение первого года в размере 60 000 руб. Тогда в карточку вы впишете доход в размере 10 000 руб., а с 50 000 руб. налог удерживать не требуется – эту сумму вы отнесете к вычетам.

Коды берите в зависимости от вида матпомощи. Так, для выплаты, связанной с рождением ребенка у работника, – код 2762.

Подарки. Вообще по закону (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ) компания станет налоговым агентом только в том случае, если сделает человеку подарок стоимостью свыше 4000 руб. Тогда соответствующую сумму дохода надо занести в бланк 1-НДФЛ. Выходит, что выданные презенты дешевле установленного лимита отражать в карточке не нужно? На первый взгляд вроде бы так. Но в действительности чиновники убеждены, что надо вести учет всех подарков и выигрышей персонифицированно по каждому человеку. Даже если их стоимость меньше 4000 руб. Вот, например, последнее на этот счет письмо главного финансового ведомства – от 29 января 2010 г. № 03-04-06/6-4.

Позиция финансистов понятна. Поскольку лимит установлен на год, не исключено, что сумма следующего презента в совокупности с первым как раз его и превысит. Однако заметьте: речь идет о подарках не только для работников компании, но и для тех, кто таковыми не является (клиенты, покупатели). Неужели по каждому такому случаю на чужого человека придется заводить карточку 1-НДФЛ? Если следовать разъяснениям Минфина – да. Правда, на практике обычно ведут учет всех подарков только в отношении сотрудников. Мы считаем, что о презентах дороже 4000 руб. в адрес посторонних достаточно известить инспекторов.

Рассматриваемые виды доходов проходят по коду 2720 «Стоимость подарков» или 2740 «Стоимость выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг».

Пример: Заполнение формы 1-НДФЛ по разным видам выплат

ООО «Марс» в 2010 году (за период с января по май) выплатило своему работнику Маркину Н.Н. следующие доходы.

1. Заработную плату ежемесячно. Оклад равен 20 000 руб.

2. Отпускные за май в размере 8050 руб. Эта сумма выплачена Маркину 5 мая вместе с заработной платой за апрель.

3. Пособие по временной нетрудоспособности в размере 2120 руб. за апрель. Больничные выплачены 19 апреля 2010 года вместе с авансом по заработной плате за этот месяц.

4. 15 февраля 2010 года ко дню рождения работнику выдали 8000 руб. в виде материальной помощи.

Маркин Н.Н. женат, у него двое детей – пяти и восьми лет. Один из них инвалид. Работник написал заявление о предоставлении стандартных налоговых вычетов на себя и детей. В разделы 1 и 2 бухгалтер занес данные компании и работника (см. заполненный образец). Ни дивидендов, ни доходов, облагаемых по ставке 35 процентов, у сотрудника не было: соответствующие разделы пока пусты.

Карточка 1-НДФЛ, в которой вам будет удобно учитывать доходы работников?

Образец заполнения раздела 3 формы 1-НДФЛ

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка