Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О новых КБК по взносам и декабрьских платежах

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как безопаснее списывать ГСМ для автомобилей вашей компании

21 июля 2010 242 просмотра

Как только компания приобретает либо берет в аренду автомобиль, в учете появляется постоянная статья расходов – бензин. Как безопаснее списывать ГСМ для автомобилей вашей компании? Его можно списывать на основании данных о фактически выработанном топливе. То есть брать те цифры, которые указывают водители в путевых листах. Однако часто работодатели не готовы верить водителям на слово и предпочитают контролировать расход бензина при помощи норм. О том, как это лучше делать, – наш материал.

Если ваша компания на «упрощенке» Рекомендации о том, как обосновать расходы на бензин, подойдут как компаниям с обычной системой налогообложения, так и тем, кто применяет «упрощенку».

Пропишите порядок списания топлива в учетной политике

Прежде всего вам нужно определиться, как вы будете учитывать приобретенное топливо.

И прописать типовые проводки в учетной политике для целей бухучета. Обычно бензин покупают сами водители на автозаправочных станциях. Для этого они получают деньги под отчет. После того как водитель сдает авансовый отчет с приложением чеков АЗС, вы приходуете бензин по счету 10 «Материалы».

Другой вариант: по договору с сетью АЗС компания оплачивает бензин безналичным путем. Тогда в конце месяца вы получаете полную информацию о том, сколько бензина, по какой цене было отпущено вашим сотрудникам по топливным картам или талонам. Бензин вы также приходуете на счет 10. Для учета топлива на счете 10 лучше выделить специальный субсчет.

Следующий момент, который вам нужно прописать в учетной политике, – это списание бензина. В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива нужно учитывать на счете 26 «Общехозяйственные расходы» либо счете 44 «Расходы на продажу». Выбор зависит от того, какой деятельностью занимается ваша компания. Списываете бензин на основании данных из путевых листов. Эти первичные документы в обязательном порядке должны заполнять ваши водители. И указывать в них маршрут, километраж, объем топлива в баке на начало поездки и на ее конец. Разница между этими показателями и будет фактическим расходом топлива, который вы должны списать. Списываете бензин по фактической себестоимости, средней либо методом ФИФО. Выбранный метод пропишите в учетной политике. Причем он может отличаться от того, каким вы списываете другие группы материалов (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

Теперь что касается учетной политики для целей налого– обложения. При расчете налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов можно включать в материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Либо относить на прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 кодекса). Ни в одной из этих статей кодекса не сказано о том, что расходы на бензин нужно нормировать. А значит, их можно списывать в объеме фактических затрат. Это же косвенно подтверждает и недавнее письмо Минфина России от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61. Однако при этом чиновники указывают на то, что расходы должны быть экономически обоснованны. И для того чтобы контролировать величину расходов, финансовое ведомство рекомендует использовать нормы.

Осторожно! Чтобы списать затраты на бензин, они должны быть экономически обоснованны. Под этим чиновники понимают соответствие расхода топлива установленным нормативам.

Поэтому в налоговой учетной политике вам нужно, во-первых, прописать, по какой статье вы будете учитывать топливо: материальные расходы или прочие. А во-вторых, каким образом компания контролирует обоснованность расходов.

Определитесь, будете ли вы контролировать расход горючего при помощи норм

Вообще для большинства марок автомобилей уже есть готовые нормы – их утвердил Минтранс России своим распоряжением от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Однако эти нормы больше соответствуют идеальным дорожным условиям, нежели реальным. Они разработаны для прямой трассы и качественного дорожного покрытия. Минимального количества светофоров и поворотов. Средней температуры воздуха и полного отсутствия пробок на дороге.

Если же ваши машины колесят по городу на невысоких скоростях, да еще и с грузом в жару или холод – расход топлива будет значительно выше предлагаемых норм. И вы столкнетесь с необходимостью постоянной корректировки базовой нормы на те проценты, которые предлагает Минтранс.

Например, в вашей автомашине есть кондиционер или система «климат-контроль». Значит, во время их работы летом расход топлива будет больше. Минтранс предлагает корректировать норму на 7-10 процентов. А в зимнее время норма расхода бензина у автомобиля увеличивается на 5-20 процентов в зависимости от климатического района (п. 5 распоряжения № АМ-23-р). Корректировать базовую норму нужно и в том случае, если ваши машины ездят в сельской местности. Либо в густонаселенных городах. Так, если в городе проживают свыше 1 миллиона человек, норму можно увеличить на 20 процентов. А если более 3 миллионов человек – на 25 процентов.

Как видите, даже нормы Минтранса нужно брать на вооружение с учетом корректировок. Поэтому если вы решили ими руководствоваться – будьте внимательны.

Другой вариант контроля – разработать свои нормативы. Чтобы избежать при этом вопросов проверяющих, можно установить, что собственные нормы вы разработали на основании показателей, предлагаемых Минтрансом. Но при этом учли реальные транспортные условия, а также техническое состояние автомобилей.

Этим способом обычно пользуются компании со значительным парком машин. Вначале директор издает приказ о необходимости провести замеры расхода топлива для тех автомашин и по тем маршрутам, которые они обслуживают. Например, вы доставляете товары в магазины, расположенные в черте города. Значит, замеры нужно сделать в то время, когда обычно происходит доставка, чтобы учесть влияние такого фактора, как загрузка машины и скорость движения. Замеры делает специальная комиссия, состав которой утверждает руководитель в своем приказе (см. образец такого приказа ниже).

Приказ о проведении замеров расхода топлива. Образец

Результаты замеров вам нужно оформить актами. На каждый автомобиль заполнить отдельный документ. Подобных подсчетов расхода топлива по каждой автомашине будет достаточно, чтобы у проверяющих не возникло сомнений в обоснованности затрат (см. образец акта ниже).

Акт контрольного замера нормы расхода топлива для автомобиля. Образец

По результатам замеров директор компании утверждает внутренние нормы расхода бензина.

С этими нормами нужно ознакомить водителей под роспись. Можно разработать своего рода Положение о контроле за расходом бензина, в котором прописать нормы, а также предусмотреть их корректировку в случае форс-мажорных обстоятельств. Если по каким-то причинам происходит крупный перерасход – водитель пишет объяснительную. На основании этой бумаги компания принимает решение, как поступить с перерасходом – учесть при налогообложении прибыли, списать за счет собственных средств компании или удержать с водителя.

Установите порядок, в котором водители заполняют путевые листы

Как безопаснее списывать ГСМ для автомобилей вашей компании? Теперь переходим к последнему шагу – непосредственное оформление первичных документов по расходу топлива. Таким документом является путевой лист. Его типовая форма № 3 утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Вы можете пользоваться этим бланком, а можете его изменить. Главное предусмотреть в нем все обязательные реквизиты. Согласно приказу Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, путевой лист должен содержать следующую информацию:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа, собственнике (владельце) машины, а также о самом транспортном средстве;
3) информация о водителе.

Минфин России в своем письме от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161 упомянул о том, что путевой лист, содержащий указанные реквизиты, может являться одним из документов, подтверждающих расходы. И как видите, среди этих реквизитов нет информации о маршруте и расходе топлива. А ведь именно эти данные подтверждают экономическую обоснованность затрат. Поэтому указывать их все-таки стоит. Причем делать это лучше максимально подробно: в описании маршрута лучше указывать конкретные адреса. В противном случае налоговики скорее всего признают расходы на ГСМ необоснованными.

Важная деталь Самым важным реквизитом путевых листов являются данные о маршруте транспорта и расходе топлива.

Также нужно учитывать, что организации, не относящиеся к автотранспортным, не обязаны составлять путевые листы на каждый день поездки. Вы сами определяете, с какой периодичностью вам составлять путевые листы – еженедельно или ежемесячно. Главное, чтобы на основании этих документов можно было определить расход ГСМ. Это разъяснено в письме Минфина России от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77.

Главное, о чем важно помнить

1. В налоговом учете бензин можно списывать в размере фактических затрат. Но при этом обоснованными считаются расходы на ГСМ в пределах норм.

2. Компания может использовать нормы Минтранса или может утвердить и свои показатели, обосновав их собственными замерами расхода топлива.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка