Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в налогах и учете

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Перерасчет отпускных и налогов, работника отозвали с отпуска, штраф за уклонения от этого

4 августа 2010 112 просмотров

Предположим, в компании случилось непредвиденное, скажем кража или пожар. Необходимо провести инвентаризацию, а материально ответственного сотрудника нет – он в ежегодном отпуске. В такой ситуации начальство вправе вызвать нужного работника с отдыха досрочно. Тот, конечно, может и отказаться – имеет законное право (ст. 125 Трудового кодекса РФ). И все же, как правило, подчиненные идут навстречу своему руководству. Конечно, если действительно есть возможность вернуться из отпуска раньше. Перерасчет отпускных и налогов, работника отозвали с отпуска.

Раз отдых оказался короче, значит, и отпускные работник получил больше, чем нужно. Их сумму придется пересчитать. Очевидно, что налоги надо скорректировать тоже. Какие именно – зависит от того, когда сотрудника отозвали из отпуска: в том месяце, когда он начался, или в следующем. Подсказки для каждого случая вы найдете в статье. Но прежде чем приступить к расчетам, позаботьтесь, чтобы для этого имелись все основания – оформите отзыв из отпуска по всем правилам.

Если ваша компания на «упрощенке» Порядок расчетов с сотрудником, досрочно вышедшим из отпуска, един для всех компаний — как на общей системе налогообложения, так и на упрощенной.

Основанием для пересчета отпускных и налогов станет согласие работника и приказ

Допустим, вы позвонили отдыхающему работнику, попросили его в связи с форс-мажором выйти на работу раньше положенного, и он не стал возражать. То есть предварительное устное согласие от отпускника вы получили. Поэтому в день, когда он придет в офис, можете смело составлять приказ об отзыве из отпуска за подписью руководителя (см. образец ниже).

Приказ об отзыве из отпуска. Образец

В этом же приказе пропишите, каким образом компания компенсирует работнику ту часть отпуска, которую он не использовал. Здесь выбор за сотрудником: отгуляет ли он оставшиеся дни в любое удобное для него время в текущем году или вы перенесете их на следующий рабочий год. Такая альтернатива предусмотрена статьей 125 Трудового кодекса РФ.

Как оформить согласие сотрудника досрочно приступить к работе, в трудовом законодательстве не сказано. Чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, лучше зафиксируйте это согласие письменно. Либо это будет отдельное заявление сотрудника в произвольной форме, либо просто сделайте отметку на приказе: «На отзыв из отпуска согласен» – естественно, с подписью работника.

Излишки выплаченных отпускных удобнее всего зачесть в счет предстоящей зарплаты

Согласие работника прервать отпуск вы получили, приказ составили. Теперь у вас есть законные основания пересчитать сумму отпускных, которые выплатили сотруднику за три дня до начала отдыха, как того требует статья 136 Трудового кодекса. Ведь в тот момент вы еще не знали, что придется просить человека досрочно вернуться на работу и сокращать дни его отпуска.

Определить новую сумму выплаты несложно. Достаточно из общей суммы отпускных вычесть те, которые приходятся на не отгулянные работником дни. И не забудьте начислить, как обычно, зарплату за период, отработанный человеком вместо отпуска. Безусловно, сумму удержанного НДФЛ вам тоже нужно будет пересчитать в меньшую сторону. В бухучете на сумму излишков сделайте соответствующие сторнировочные записи.

Осторожно! Не забудьте пересчитать не только отпускные, но и сумму удержанного НДФЛ.

Пример 1: Пересчет отпускных в связи с досрочным выходом работника из отпуска

Заведующей складом ООО «Море» Пономаревой М.Н. был предоставлен основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней – с 9 по 22 августа 2010 года. Ее оклад – 20 000 руб. Среднедневной заработок Пономаревой (для расчета отпускных) – 756 руб/дн.

Бухгалтер начислил работнице отпускные в размере 10 584 руб. (756 руб/дн. х 14 дн.). С этой суммы был удержан НДФЛ – 1376 руб. Доход Пономаревой к августу 2010 года превысил 40 000 руб. Детей у нее нет. Поэтому стандартные вычеты по НДФЛ не предоставляются.

Отпускные сотруднице выплатили 6 августа в сумме 9208 руб. (10 584 – 1376). В этот же день налог на доходы физических лиц с выплаты был перечислен в бюджет.

В связи с производственной необходимостью (проведением в ООО «Море» инвентаризации) 16 августа Пономареву отозвали из отпуска. Выйти на работу она согласилась. В связи с этим бухгалтер пересчитал отпускные исходя из того, что фактически работница была в отпуске 7 дней (с 9 по 15 августа):

756 руб/дн. х 7 дн. = 5292 руб.

НДФЛ с отпускных составил 688 руб. (5292 руб. х 13%)

Таким образом, Пономаревой были излишне выплачены отпускные в размере 4604 руб. (9208 – 4604). Переплата по НДФЛ составила 688 руб. (1376 – 688).

Всего за август с учетом корректировок Пономаревой были начислены отпускные в сумме 5292 руб. и зарплата за отработанные дни в период с 1 по 8 августа и с 16 по 31 августа 2010 года (17 рабочих дней).

В августе 2010 года – 22 рабочих дня. Зарплата сотрудницы за этот месяц равна 15 455 руб. (20 000 руб. : 22 дн. ? 17 дн.). Всего за август Пономаревой было начислено 20 747 руб. (15 455 + 5292). При этом НДФЛ по итогам месяца составил 2697 руб. (20 747 руб. х 13%). Бухгалтер уменьшил эту сумму налога на сумму, излишне перечисленную в бюджет (688 руб.). В итоге НДФЛ к удержанию за текущий месяц равен 2009 руб. (2697 – 688).

А в бюджет НДФЛ был перечислен за вычетом ранее уплаченного с отпускных налога:

2697 руб. – 1376 руб. = 1321 руб.

Таким образом, доход Пономаревой, причитающийся к выплате за август, за вычетом излишков отпускных составил 13 446 руб. (20 747 – 2009 – 5292).

Как вы видите из примера, излишне выплаченные отпускные можно удержать из зарплаты сотрудника. Но обратите внимание: в таком случае с работника надо взять заявление, где он просит вас так сделать. Без этого вы не вправе урезать зарплату на сумму излишков. Иначе нарушите статью 137 Трудового кодекса РФ. Возможны и другие варианты действий:
– договориться с сотрудником, что он вернет деньги в кассу;
– оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату.

Потом, когда работник пойдет отгуливать оставшуюся часть отпуска, средний заработок вы рассчитаете, как обычно, применив новый расчетный период.

Скорректируйте налоги и взносы в зависимости от того, когда вернулся работник

Самая простая ситуация – если работник досрочно вышел из отпуска в том же месяце, когда отдых начался. Тогда вам придется пересчитать лишь удержанный налог на доходы физических лиц (см. пример 1). Страховые взносы во внебюджетные фонды, в том числе по травматизму, корректировать не потребуется. Ведь по общим правилам вы рассчитаете их в конце месяца (ч. 3 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И значит, во внимание примете сумму отпускных за реально использованные дни отдыха.

Немного сложнее обстоят дела, если работник вынужден был прервать свой отдых в месяце, следующем за тем, в котором он начался. В таком случае может измениться сумма не только НДФЛ, но и страховых взносов и налога на прибыль. Но сразу успокоим: подавать уточненные декларации или расчеты не понадобится. Достаточно в текущем месяце сделать в бухучете обычные сторнировочные записи. И тем самым вы уменьшите (или увеличите) сумму начислений. Давайте разберемся со всеми налогами и взносами по порядку.

НДФЛ и страховые взносы. В отношении НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды, включая взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, при отзыве сотрудника из отпуска может возникнуть только переплата. Ведь вы начислили (удержали) названные платежи заранее (в месяце начала отпуска) и в большей сумме, чем оказалось на самом деле.

Раз речь идет об излишне перечисленных взносах, уточненный расчет вы подавать не обязаны. Основание на то есть в части 2 статьи 17 Закона № 212-ФЗ. Что же касается НДФЛ, то справку по форме 2-НДФЛ вы в любом случае представите инспекторам по итогам года (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ). Вот тогда и отразите в ней излишне удержанный из доходов сотрудника налог. Уточненную форму составлять не нужно. Сумму же излишка НДФЛ не забудьте вернуть работнику. Вернее, спишите его, когда придет время начислять очередную зарплату, – просто удержите меньше на эту сумму.

Важная деталь Если работник прервал свой отпуск в месяце, который следует за тем, когда начался отдых, по НДФЛ и страховым взносам возникнет переплата. Подавать «уточненку» в этом случае вы не обязаны.

Налог на прибыль. Итак, сумма страховых взносов, которую вы включили в расходы в прошлом месяце, уменьшилась. Выходит, что налог на прибыль увеличится. Если вы используете кассовый метод, то на корректировку налоговой базы также повлияет и сумма выплаченных отпускных. При методе начисления этого не происходит, потому что сумму отпускных делят между месяцами, на которые приходится отдых. То есть лишнего в расходы прошлого месяца вы не списали.

Мы пришли с вами к выводу, что в ситуации, когда отпускные были начислены в одном месяце, а человек досрочно вернулся на работу в другом, по налогу на прибыль возникает «временная» недоимка (независимо от метода признания расходов). Подавать ли уточненную декларацию? С одной стороны, речь идет о занижении налоговой базы за прошлый месяц. И значит, пересчитать налог и представить «уточненку» требует пункт 1 статьи 54 Налогового кодекса.

Но с другой стороны, названное правило работает, если причиной недоимки стала ошибка в расчетах. Вы же на момент начисления рассчитали налоги верно. Просто потом ситуация изменилась. К тому же если сотрудник вернул часть отпускных, данная сумма уменьшит начисления того периода, в котором это произошло. То же самое произойдет, если излишне выплаченное вы зачтете позже (например, когда сотрудник решит использовать перенесенный отпуск). То есть в конечном счете перерасчет отпускных к занижению (или завышению) налоговых расходов на оплату труда не приводит. Поэтому оснований, чтобы уточнять обязательства по налогу на прибыль за прошлые периоды, нет.

К сожалению, чиновники до сих пор не высказали официальную точку зрения на этот счет. И не исключено, что инспекторы вашей ИФНС в ходе проверки посчитают, что на сумму недоимки вы обязаны были подать уточненную декларацию в любом случае. Если хотите избежать конфликтов с контролерами наверняка, лучше сделайте это сразу.

Пример 2: Пересчет налогов и взносов, если работника отозвали из отпуска в месяце, который следует за началом отдыха

У ООО «Ветер» отчетные периоды по налогу на прибыль – январь, январь-февраль и т. д. В налоговом учете суммы взносов бухгалтер учитывает в периоде их начисления.

Менеджеру ООО «Ветер» Павлову Г.П. (1960 г. р.) предоставлен очередной отпуск с 26 июля по 15 августа 2010 года. Его оклад – 25 000 руб. Среднедневной заработок (для расчета отпускных) – 1100 руб/дн.

В июле 2010 года – 22 рабочих дня. За проработанное в июле время (17 рабочих дней – за период с 1 по 25 июля) сотруднику была начислена зарплата в размере 19 318 руб. (25 000 руб. : 22 дн. х 17 дн.). Сумма отпускных, рассчитанная исходя из среднедневного заработка (1100 руб/дн.), составила 23100 руб. (6600 руб. – за 6 дней отпуска в июле, 16 500 руб. – за 15 дней отпуска в августе).

Сумма отпускных и зарплаты за июль (19 318 руб. + 6600 руб. = 25 918 руб.) вошла в налоговую базу по НДФЛ за июль. Сумма отпускных за август (16 500 руб.) – в налоговую базу августа. Однако бухгалтер удержал НДФЛ со всей суммы отпускных при их выплате, то есть в июле. Страховые взносы бухгалтер включил в расходы по налогу на прибыль в июле в полной сумме.

С 9 августа 2010 года менеджера Павлова отозвали из отпуска. В августе 2010 года бухгалтер ООО «Ветер» пересчитал отпускные и налоги, которые были начислены за 7 дней отпуска, не использованного в августе. На сумму излишне начисленных отпускных была уменьшена налоговая база по НДФЛ и страховым взносам за август 2010 года.

Базу по налогу на прибыль в части расходов по страховым взносам за июль 2010 года бухгалтер не стал пересчитывать. Сумма отпускных, приходящаяся на август, в налоговых расходах июля не отражалась. Поэтому уточненную налоговую декларацию по налогу на прибыль за июль 2010 года бухгалтер ООО «Ветер» подавать не будет.

Главное, о чем важно помнить

1. Отозвать работника из ежегодного оплачиваемого отпуска можно лишь с его письменного согласия.

2. Излишки отпускных можно по заявлению работника удержать из зарплаты либо зачесть в счет аванса.

3. При досрочном выходе из отпуска вместе с отпускными нужно пересчитать НДФЛ. А если это произошло в месяце, следующем за тем, в котором отдых начался, придется пересчитать и страховые взносы.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка