Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Местная администрация запрашивает сведения о зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как арендатору на упрощенной системе списать затраты на «коммуналку»

1 сентября 2010 137 просмотров

Арендатор возмещает собственнику стоимость коммунальных услуг сверх арендной платы

Как арендатору на упрощенной системе списать затраты на «коммуналку»? Начнем, пожалуй, с самой распространенной ситуации. Допустим, компания, у которой вы арендуете помещение, самостоятельно оплачивает стоимость электроэнергии, воды и отопления, потребленных вашей организацией. А вы потом возмещаете этому арендодателю понесенные им расходы на «коммуналку».

Частая ошибка Если «коммуналку» вы компенсируете арендодателю сверх арендной платы, проследите, чтобы в договоре и выставленных им документах говорилось именно о возмещении расходов, а не плате за коммунальные услуги.

Такие дополнительные суммы, которые ваша компания перечисляет собственнику площадей сверх арендной платы, естественно, должны быть как-то обозначены на бумаге. Условие о возмещении затрат арендодателя на содержание помещения (в том числе и на оплату «коммуналки») обычно прописывают либо в самом договоре аренды, либо в отдельном соглашении. Причем важно, чтобы в документах это звучало именно как возмещение расходов, а не плата за коммунальные услуги. Ведь прямой договор с ресурсоснабжающими предприятиями арендодатель заключил на свое имя, и именно ему предоставляют коммунальные услуги. Вы лишь компенсируете владельцу помещений ту часть «коммуналки», которой ваша организация воспользовалась в рамках договора аренды.

Как учесть затраты при расчете «упрощенного» налога
Те суммы, которые вы выплатите арендодателю в качестве компенсации стоимости потребленных коммунальных услуг, можете смело учитывать в составе материальных расходов. Право на это дает подпункт 5 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. И следуя ссылке на статью 254 кодекса, данной в пункте 2 статьи 346.16, среди учитываемых затрат вы найдете как раз расходы на покупку любого вида топлива, воды и энергии. Само собой, названное правило действует, если ваша компания находится на «упрощенке» с объектом «доходы минус расходы».

В тот день, когда вы перечислите сумму компенсации на расчетный счет арендодателя или выплатите ему деньги из кассы, понесенные затраты отразите в графе 5 книги учета доходов и расходов.

Важная деталь На «упрощенке» расходы отражают только после их фактической оплаты.

Какими документами подтвердить расход
Перво-наперво от арендодателя вы получите отдельный счет, где он укажет стоимость коммунальных услуг, которую вам необходимо возместить. Наряду с этим проследите, чтобы к счету были приложены бумаги, подтверждающие предъявленную вам сумму. Это может быть акт о потреблении коммунальных услуг или просто расчет. Главное, чтобы там было написано, сколько электроэнергии и воды реально потратил арендатор (то есть ваша компания) за прошедший месяц.

Перечисленные документы арендодатель может составить в произвольной форме на основании счетов от коммунальщиков, естественно, не забыв об обязательных реквизитах. Либо за него это можете сделать вы, тогда арендодателю останется только расписаться в акте и поставить свою печать (см. примерный образец акта ниже).

Акт о потреблении коммунальных услуг арендатором. Образец

Не лишним будет попросить у собственника и платежные документы, которые подтвердят, что он действительно оплатил возмещаемые ему расходы.

Арендодатель выступает посредником между арендатором и коммунальщиками

Как арендатору на упрощенной системе списать затраты на «коммуналку»? Другая ситуация: арендодатель по договорам с поставщиками коммунальных услуг приобретает у них энергию, воду, газ, услуги по водоотведению для арендатора. А получив от последнего деньги за потребленные ресурсы, он перечисляет их поставщикам. Поначалу может показаться, что такая схема расчетов схожа с той, что мы рассмотрели выше. Но это не совсем так.

Смотрите, здесь вы по сути изначально поручаете владельцу арендуемых помещений заключить договор с коммунальщиками именно для вашей компании. И деньги за свет и воду вы передаете арендодателю прежде, чем он оплатит за вас коммунальные расходы. Как видите, арендодатель выступает посредником (комиссионером, агентом) в расчетах между коммунальными службами и арендатором.

Если ваша компания рассчитывается с арендодателем за «коммуналку» подобным образом, проверьте, чтобы условие о посредничестве было прописано в самом договоре аренды. Либо у вас на руках должен быть отдельный договор (агентский или комиссии). Плюс ко всему не забудьте, что любые посреднические отношения – возмездные (ст. 991, 1006 Гражданского кодекса РФ). Поэтому в том или другом договоре лучше предусмотреть сумму вознаграждения, хотя бы минимальную. Если этого не сделать, то по идее арендодатель вправе потребовать с вас оплату по цене, которая взимается за аналогичную услугу. Как вариант в договоре можно указать, что сумма вознаграждения включена в арендную плату.

Как учесть затраты при расчете «упрощенного» налога
Сумму, перечисленную арендодателю-посреднику для оплаты затрат на «коммуналку», вы признаете опять же в составе материальных расходов. Плюс ко всему в расходы вы вправе включить и посредническое вознаграждение (если в договоре выделена его сумма). Такой вид учитываемых затрат прямо назван в подпункте 24 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Не забудьте отдельно отразить в расходах и сумму НДС, если поставщики коммунальных услуг предъявили ее арендодателю. Основание – подпункт 8 пункта 1 статьи 346.16 кодекса.

Какими документами подтвердить расход
От арендодателя вы получите счет на оплату коммунальных услуг и счет на посредническое вознаграждение. Плюс ко всему попросите от собственника помещений как от посредника отчет. По закону он обязан вам предоставить такую бумагу (ст. 999, 1008 Гражданского кодекса РФ).

Осторожно! Собственник помещения не вправе выставлять вам счет на оплату коммунальных услуг от своего имени, если не является посредником между вами и коммунальщиками на договорной основе.

В отчете пусть арендодатель отразит ту сумму, что вы перечислили ему для выполнения поручения, то есть для оплаты коммунальных услуг. А далее он распишет подробно, сколько и каких ресурсов ваша компания реально потребила за месяц. Стоит сказать в отчете и о размере причитающегося вознаграждения, если в договоре оно выделено. Не лишним приложением к документу станут копии счетов, полученных от поставщиков.

Компания оплачивает «коммуналку» в составе арендной платы

Как арендатору на упрощенной системе списать затраты на «коммуналку»? Стоимость коммунальных услуг арендодатель может сразу включить в состав арендной платы. То есть изначально зафиксировать в договоре конкретную стоимость аренды с учетом коммунальных расходов и сумму последних не выделять. Но такой вариант встречается реже. Ведь каждый месяц ваша компания как арендатор может потреблять ресурсы в разных объемах. Да и тарифы на «коммуналку» могут колебаться. А менять при этом размер арендной платы закон разрешает не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 Гражданского кодекса РФ). Обычно делают по-другому. В договоре аренды пишут, что арендная плата будет складываться из двух частей. Первая часть – это собственно плата за пользование арендованным помещением. А вторая – переменный платеж, который представляет собой как раз стоимость коммунальных услуг, потребленных арендатором в конкретном периоде.

Как учесть затраты при расчете «упрощенного» налога
Независимо от того, выделена стоимость «коммуналки» в общей сумме арендной платы или нет, вы отнесете ее на расходы в составе арендных платежей. Основание – подпункт 4 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Если собственник помещений применяет общую систему налогообложения, то в арендной плате он выделит сумму НДС и укажет ее в счете-фактуре. Тогда учтите этот налог в расходах отдельно. На дату оплаты аренды две суммы – арендный платеж с учетом коммунальных услуг и НДС – занесите в книгу учета доходов и расходов.

Важная деталь Оплачивая «коммуналку» в составе арендной платы, особо выделять ее сумму в расходах не придется.

Какими документами подтвердить расход
Если стоимость аренды с учетом коммунальных расходов твердо зафиксирована в договоре, понятно, что свои затраты вы будете подтверждать привычными документами по аренде. Это счет или акт от арендодателя, а также поручения или квитанции, по которым вы платили за аренду. А вот если стоимость коммунальных услуг является переменной составляющей, по итогам каждого месяца требуйте от арендодателя акт с обоснованием предъявляемых вам сумм. Как мы уже говорили, его форма может быть произвольной (он может выглядеть примерно так, как показано выше).

Арендатор платит «коммуналку» напрямую поставщикам

И наконец, последний вариант, по которому арендатор рассчитывается за «коммуналку». Собственник может изначально прописать в договоре, что вы будете самостоятельно платить за свет и воду напрямую коммунальным службам. Сам он, арендодатель, в этом не участвует. А это значит, что ваша компания обязана заключить договоры на поставку коммунальных услуг непосредственно с каждой ресурсоснабжающей организацией. Во всяком случае, только так вы сможете безопасно учитывать расходы на «коммуналку» при расчете «упрощенного» налога.

Заметим, что на практике заполучить прямой договор с коммунальщиками, минуя собственника здания, не так-то просто. Особенно если речь идет о водоснабжении. Дело в том, что по общим правилам абонентами таких услуг могут быть только законные владельцы помещений (а точнее, систем водоснабжения и канализации). Об этом сказано в пункте 1 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1999 г. № 167. На это и ссылаются многие представители коммунальных служб.

Как учесть затраты при расчете «упрощенного» налога
Если все-таки заключить прямой договор с ресурсоснабженцами вам удалось, затраты на оплату «коммуналки», не раздумывая, списывайте в составе материальных расходов. Как вы помните, суммы НДС, выделенные поставщиками в стоимости коммунальных услуг, надо учитывать в расходах отдельно. Без договора с коммунальщиками суммы, уплаченные за потребленную электроэнергию, воду и отопление, признавать в расходах опасно. Такие затраты налоговики снимут в ходе проверки, не увидев подтверждающих бумаг, выставленных на имя вашей организации.

Какими документами подтвердить расход
Затраты на оплату коммунальных услуг подтвердят счета, которые вы будете ежемесячно получать от соответствующих поставщиков. И конечно же, сохраняйте все платежные поручения или кассовые чеки по «коммуналке».

Главное, о чем важно помнить

1. Безопаснее, если вы оплачиваете собственнику помещений стоимость потребленных услуг в сумме арендной платы как переменную составляющую.

2. Если вы возмещаете арендодателю «коммуналку» сверх арендной платы, каждый раз требуйте с него документы, подтверждающие стоимость потребленных вашей компанией ресурсов.

3. Арендатор может платить за «коммуналку» самостоятельно, только если у него есть прямые договоры со снабжающими организациями. Без таких документов учитывать перечисленные суммы в расходах опасно.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме

Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка