Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в кадровых вопросах

Подписка
6 номеров в подарок!
№2

Как заставить работников вовремя сдавать «первичку»

25 марта 2009 17 просмотров

Во многих компаниях существуют установленные и письменно зафиксированные правила документооборота, в которых расписано, кому и в какие сроки работник должен представить необходимые документы. Однако они не гарантируют бухгалтеру, что «первичка» будет поступать вовремя.

Чтобы сотрудники действительно начали соблюдать предписанные правила, должна быть соответствующая мотивация. Вот что можно предложить руководству.

В должностных инструкциях должно быть прямо сказано, что при работе с документами соблюдение правил документооборота обязательно. Также можно прописать, что сделка считается закрытой только после того, как представлены все оригиналы документов по заранее определенному списку, иначе задание работником не выполнено.

Далее надо установить ответственность за нарушение. Напомним, что сотрудника можно привлечь к нескольким видам ответственности. Во-первых, к дисциплинарному наказанию. В должностной инструкции можно предусмотреть, что за малозначительные нарушения работнику делается замечание, за серьезные – выговор (ст. 192 Трудового кодекса РФ). Если в течение года таких взысканий накопится много, работника можно уволить. Это предусмотрено пунктом 5 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

А во-вторых, сотрудника можно привлечь к материальной ответственности. Допустим, менеджер по закупкам принес в бухгалтерию неправильно оформленные первичные и фискальные документы. Впоследствии налоговики могут не включить затраты, подтвержденные такой «первичкой», в базу по налогу на прибыль. Кроме того, под угрозой окажется вычет НДС. Если работник получает фиксированный оклад, то организация может потребовать с него возместить причиненный ущерб (ст. 238 Трудового кодекса РФ). Если же сотрудник работает «за проценты», работодатель имеет право не начислять ему оплату по неправильно оформленной сделке. Все это следует указать и в должностной инструкции работника, и в положениях об оплате труда или премировании (если есть).

Изменяя систему оплаты труда, компания должна соблюсти все формальности

На практике руководство часто бросается в крайности. Например, грозит штрафами, несмотря на то, что Трудовой кодекс не предусматривает такого наказания. И если организацию обвинят в нарушении прав работников, то административные санкции будут наложены и на нее, и на директора (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Обратите внимание, что привлечь работника к ответственности можно только в случае, если он не выполняет закрепленные за ним обязанности. Поэтому надо подробно описать порядок работы с документами в локальных нормативных актах.

И еще. Сумма возмещаемого ущерба не может превышать среднемесячный заработок работника (ст. 241 Трудового кодекса РФ). Ведь речь о полной материальной ответственности здесь не идет.

Самое сложное для бухгалтера – убедить руководство компании в необходимости нововведений

Без серьезных аргументов менять систему оплаты труда директор может не согласиться. В этой ситуации могу посоветовать следующее.

Приведите директору примеры финансовой выгоды. Соберите информацию за определенный период (допустим, за последний год) о том, сколько денег компания потеряла из-за нерадивых работников. Например, какие суммы НДС не смогли возместить из-за потерянных счетов-фактур, какие расходы не смогли списать из-за неправильно составленной «первички». Возможность предотвратить потерю денег будет хорошим доводом для любого руководителя.

Объясните руководителю, что работа бухгалтерии станет более эффективной. Ведь не придется тратить время на решение проблем, возникающих из-за невнимательного отношения сотрудников к документам. А значит, бухгалтер не будет отвлекаться от работы и возможность совершения им ошибок значительно уменьшится.

Постарайтесь изложить ваши доводы спокойно и уверенно. Деловой тон разговора поможет вам убедить директора принять решение.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка