Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Проблемы с расходами на гостиницу в командировке можно предупредить

22 апреля 2009 101 просмотр

Как известно, расходы на гостиницу в командировке можно учесть при расчете налога на прибыль на основании оправдательных документов (п. 1 ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст.264 Налогового кодекса РФ). Кроме того, документы необходимы для того, чтобы компенсация сотруднику расходов на гостиницу не облагалась НДФЛ (п. 3 ст. 217 кодекса).

Но если бумаги гостиницы вызовут сомнения у проверяющих, то расходы будут расценены как документально не подтвержденные. В таком случае грозят следующие неприятные последствия:
– на сумму расходов ИФНС доначислит налог на прибыль;
– с расходов по найму помещения, превышающих 700 руб. в сутки (а при загранкомандировках – 2500 руб. в сутки), инспекция доначислит НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ;
– на сумму начисленной недоимки по налогу на прибыль инспекция насчитает пени по статье 75 Налогового кодекса РФ и штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ, а на сумму доначислений по НДФЛ – штраф по статье 123 Налогового кодекса РФ.

Так, инспекторы могут предъявить претензии, если у компании есть счет гостиницы по форме № 3-Г (утверждена в 1993 году), но нет кассового чека. Дело в том, что с 1 декабря 2008 года начали действовать новые БСО. Поэтому чиновники считают, что гостиницы, которые продолжают выписывать счет по форме № 3-Г, обязаны пробивать кассовый чек (письмо Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-01-15/1-11).

А вот другая небезопасная ситуация. Гостиница выписала бланк строгой отчетности, разработанный ею самостоятельно, но не выполнила требования Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Этот документ в числе прочего предусматривает перечень всех обязательных реквизитов бланков строгой отчетности.

Кроме того, инспекторы доначисляют налоги с расходов на проживание командированных работников, если гостиница указала в документах недостоверные сведения о себе.

ИФНС доначислила компании налог на прибыль и НДФЛ по расходам на проживание сотрудников в командировках.

Проверяющие расценили затраты как документально не подтвержденные. Аргументы у налоговиков были следующие: гостиницы указали в документах недостоверные данные – ИНН, адреса и наименования. То есть, по мнению ИФНС, гостиницы, якобы выписавшие документы, на самом деле не существуют.

Поскольку сумма доначислений была существенная, наша компания обратилась с иском в арбитражный суд. Мы представили документы, оформленные в соответствии с законодательством России, – гостиничные счета по форме № 3-Г, документы об оплате, а также приказы о командировках, командировочные удостоверения работников с отметками принимающей стороны, авансовые отчеты. В суде мы, в частности, привели следующий довод. Обязанность по обеспечению достоверности данных в первичке возложена на лиц, составивших документы. Судьи полностью поддержали нашу организацию.

Конечно, все перечисленные выше придирки налоговиков к документам неправомерны. Компания может признать расходы при расчете налога на прибыль на основании любого документа, прямо или косвенно подтверждающего затраты сотрудника на проживание во время командировки (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Даже если этим документом является устаревшая форма БСО. Ведь организация не должна отвечать за ошибки контрагента (гостиницы) и не обязана проверять достоверность указанных в документах данных.

Но понятно, что доказывать свою правоту инспекторам в суде ни у кого желания нет, поэтому претензии лучше предотвратить. Благо способы есть.

У этой проблемы есть два варианта решения. Первый подойдет тем компаниям, чьи работники ездят в командировки регулярно. Второй вариант – для тех организаций, у которых служебные поездки сотрудников не настолько частые.

Вместо командировки оформить компенсацию за разъездной характер работы

Если в компании есть должности, предполагающие постоянные служебные поездки, в трудовых договорах с такими работниками целесообразно прописать положение о том, что обязанности носят разъездной характер (ст. 57 Трудового кодекса РФ). Тогда оформлять командировку на каждую служебную проездку не придется.

Преимущество разъездной работы по сравнению с командировкой состоит еще и в том, что компенсация не только полностью учитывается при расчете прибыли, но и не облагается зарплатными налогами независимо от суммы (п. 3 ст. 217 и ст. 238 Налогового кодекса РФ).

Сотрудник, чьи обязанности носят разъездной характер, имеет право, как и командированный работник, на компенсацию расходов на проезд, проживание и суточные. Это сказано в статье 168.1 Трудового кодекса РФ.

Причем организация самостоятельно устанавливает правила компенсации. Работодатель может, например, по аналогии с командировками выплачивать суточные и компенсировать расходы на проживание и проезд на основании подтверждающих документов. Тогда имеет значение, как, в частности, оформлены документы гостиницы.

Но также компания вправе установить фиксированную сумму компенсации за каждые сутки, которая не будет зависеть от потраченных работником сумм на проезд и проживание. Тогда работодателю достаточно оформить документ, подтверждающий производственный характер служебных поездок. Таким документом может быть журнал учета поездок, маршрутный лист, отчет сотрудника. Главное, чтобы в подтверждающем документе были все реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Это наименование и дата документа, название организации, содержание и измеритель хозяйственной операции, должности и подписи ответственных лиц. Что подтверждает и письмо Минфина России от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344.

Таким образом, если решили воспользоваться этим способом оптимизации учета расходов на служебные поездки, приказом руководителя нужно определить:
– размер компенсации за разъездной характер;
– перечень разъездных работ;
– порядок подтверждения производственного характера поездок.

Выдавать работникам подробную памятку об оформлении документов на проживание

Для тех сотрудников, которые редко бывают в служебных поездках, лучше оплачивать услуги гостиницы по безналу от имени компании. Тогда проблем с документами на проживание можно избежать.

Но если по каким-либо причинам дистанционный заказ и оплата гостиницы невозможны, надо четко объяснить работнику, какие бумаги он должен привезти, чтобы вернуть истраченные деньги. Для этого подойдет памятка, в которой указано, как должны быть в идеале оформлены гостиничные документы.

Инструкция по проверке документов на проживание в гостинице во время командировок по России. Образец

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

УНП 7 декабря 2016 09:00 График отпусков на 2017 год
Кдело 6 декабря 2016 12:00 Приказ о приеме на работу

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка